Отпуск с последующим увольнением в 1С:ЗУП 8.3: пошаговое оформление

Отпуск с последующим увольнением — ситуация, при которой сотрудник сначала уходит в отпуск, а днём увольнения считается последний день этого отпуска. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 такая операция оформляется одним документом «Увольнение» с включённым признаком предоставления отпуска, и программа автоматически рассчитывает отпускные, зарплату за отработанные дни и при необходимости компенсацию за неиспользованные дни.

Главная сложность для расчётчика — правильно указать даты и количество дней отпуска, чтобы программа корректно определила дату увольнения и не «потеряла» остаток отпуска. Ошибка в датах приводит к неверной компенсации, неправильной дате в трудовой книжке и проблемам с отчётностью в СЗВ-ТД и ЕФС-1.

Ниже разобран полный порядок действий: от проверки остатка отпуска до печати записки-расчёта Т-61 и контроля начислений. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1.

Что проверить до оформления документа

Перед созданием документа убедитесь, что в программе корректно отражён остаток отпуска сотрудника. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков). Если остаток в программе не совпадает с фактическим, сначала введите начальные остатки через документ «Начальная штатная расстановка» или «Ввод начальных остатков отпусков».

Также проверьте, что все предыдущие отсутствия сотрудника (отпуска, больничные, командировки) введены в базу. Незакрытые документы отсутствий искажают расчёт среднего заработка для отпускных. Если сотрудник болел в расчётном периоде, больничный должен быть проведён до расчёта отпускных.

Уточните у сотрудника и руководителя согласованные даты: с какого числа начинается отпуск и сколько календарных дней он длится. По ТК РФ днём увольнения будет последний день отпуска, но все расчёты и выдача документов производятся в последний рабочий день перед отпуском.

Создание документа «Увольнение» с отпуском

Перейдите в раздел «Кадры» → «Увольнения» и создайте новый документ. Если увольняется несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком», но для отпуска с последующим увольнением удобнее работать с индивидуальным документом — в нём нагляднее видны все параметры расчёта.

Заполните шапку документа: организацию, сотрудника и дату документа. Затем установите флажок «Предоставить отпуск с последующим увольнением» (в некоторых релизах — вкладка или группа «Отпуск с последующим увольнением»). После установки флажка появятся поля для периода отпуска.

Укажите дату начала отпуска и количество календарных дней. Программа автоматически определит дату окончания отпуска и проставит её как дату увольнения. Если у сотрудника остаются неиспользованные дни сверх предоставляемого отпуска, в поле компенсации отразится их количество — программа рассчитает компенсацию автоматически на основании остатков.

1. 1
   Откройте Кадры → Увольнения и создайте документ
2. 2
   Выберите сотрудника и установите флажок отпуска с последующим увольнением
3. 3
   Укажите дату начала отпуска и количество календарных дней
4. 4
   Проверьте автоматически определённую дату увольнения — это последний день отпуска
5. 5
   Перейдите на вкладку начислений и проверьте отпускные, зарплату и компенсацию
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ и записку-расчёт Т-61

Как программа рассчитывает начисления

После заполнения дат документ автоматически рассчитывает несколько видов начислений. Во-первых, отпускные за дни отпуска — по среднему заработку за расчётный период, как при обычном ежегодном отпуске. Во-вторых, зарплату за отработанные дни текущего месяца до начала отпуска. В-третьих, компенсацию за неиспользованные дни отпуска, если остаток превышает предоставляемые дни.

Детализацию расчёта смотрите на вкладках документа: «Начисления и удержания», «Компенсации отпуска». По кнопке с вопросительным знаком или через печатную форму «Расчёт среднего заработка» можно проверить, какие суммы и периоды вошли в расчёт среднего. Это важно, если сотрудник недавно был принят или в расчётном периоде были исключаемые периоды.

НДФЛ и взносы рассчитываются в этом же документе на вкладке «НДФЛ» и «Взносы». Обратите внимание: отпускные облагаются НДФЛ, и по правилам НДФЛ с отпускных перечисляется в общем порядке — не позднее последнего числа месяца выплаты.

Печать приказа и записки-расчёта Т-61

Из документа «Увольнение» доступны печатные формы: приказ об увольнении по форме Т-8, приказ о предоставлении отпуска Т-6 и записка-расчёт при прекращении трудового договора Т-61. Если организация использует унифицированные формы, распечатайте все три документа; если применяются самостоятельно разработанные формы, настройте их в шаблонах печатных форм.

Записка-расчёт Т-61 формируется на основании данных документа: на лицевой стороне кадровик заполняет информацию об отпуске и увольнении, на оборотной — бухгалтерский расчёт выплат. Проверьте, чтобы количество дней отпуска и компенсации в Т-61 совпадало с расчётом в документе.

Запись в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности формируются с датой увольнения — последним днём отпуска. Для электронного кадрового документооборота сведения передаются через отчёт ЕФС-1 (подраздел кадровых событий) в установленный срок.

Особые ситуации и варианты оформления

Отпуск авансом с последующим увольнением

Если сотрудник берёт отпуск авансом (за ещё не отработанный рабочий год) и сразу увольняется, программа рассчитает отпускные полностью, но при увольнении возникнет вопрос об удержании за неотработанные дни. В 1С:ЗУП удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении настраивается отдельным видом расчёта; по действующим правилам такие суммы в ряде случаев не удерживаются, а оформляются как сторнирование начислений — уточните порядок в учётной политике и настройках программы.

Отпуск по нескольким видам

Если сотруднику положены дополнительные отпуска (за вредные условия, ненормированный день), в документе «Увольнение» можно указать несколько строк отпусков: основной и дополнительные. Программа рассчитает отпускные по каждому виду отдельно, а дата увольнения определится по самой поздней дате окончания.

Альтернатива: отдельные документы

Некоторые расчётчики оформляют операцию двумя документами: сначала «Отпуск», затем «Увольнение» датой последнего дня отпуска. Такой способ работает, но требует ручного контроля остатков: документ «Отпуск» спишет дни, а при увольнении компенсация рассчитается уже по оставшимся дням. Единый документ «Увольнение» с флажком отпуска надёжнее — он не допускает двойного учёта дней.

Сравнение вариантов

Один документ «Увольнение» с флажком отпуска

Рекомендуемый способ: автоматический расчёт всех сумм, единая записка-расчёт, нет риска двойного учёта дней отпуска

Отдельно «Отпуск» + «Увольнение»

Подходит, если отпуск нужно согласовать и провести заранее, а увольнение оформить позже; требует ручной сверки остатков и дат

Увольнение списком

Удобно при массовом увольнении, но для отпуска с последующим увольнением параметры каждого сотрудника всё равно заполняются индивидуально

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника (Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок) и сверьте: отпускные начислены за все дни отпуска, зарплата — за отработанные дни, компенсация — за остаток неиспользованных дней. Проверьте также, что сотрудник исключён из штатного расписания с даты увольнения и в отчёте «Остатки отпусков» его остаток обнулился.

Типичная ошибка — неверная дата начала отпуска: если указать её раньше фактической, программа рассчитает зарплату за меньшее количество дней и отпускные за лишние дни. Другая частая ошибка — неактуальные остатки отпусков: компенсация рассчитывается по данным программы, и если остатки не введены, сотрудник недополучит деньги.

Отдельно проверьте отражение в учёте: после проведения документа сформируйте «Отражение зарплаты в учёте» за месяц и убедитесь, что отпускные и компенсация попали на правильные счета и статьи затрат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата увольнения в документе

Норма

Совпадает с последним днём отпуска

Тревожный признак

Дата увольнения раньше или позже окончания отпуска

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть отпускные, зарплата за отработанные дни, при необходимости компенсация

Тревожный признак

Отсутствует один из видов начислений или суммы нулевые

Отчёт «Остатки отпусков» после проведения

Норма

Остаток сотрудника равен нулю

Тревожный признак

Остались дни, за которые не начислена компенсация

Штатное расписание

Норма

Позиция сотрудника закрыта датой увольнения

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим после даты увольнения

Частые вопросы

Какая дата указывается в трудовой книжке при отпуске с последующим увольнением?

Днём увольнения считается последний день отпуска, именно эта дата указывается в трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности. Однако все расчёты, выдача документов и трудовой книжки производятся в последний рабочий день перед началом отпуска.

Можно ли отменить документ «Увольнение», если сотрудник передумал?

Да, если сотрудник отозвал заявление до начала отпуска, документ в программе можно отменить (пометить на удаление или отменить проведение). Если приглашён другой сотрудник на это место, отказать в отзыве заявления нельзя. После начала отпуска отозвать заявление об увольнении уже нельзя.

Почему в документе не рассчитывается компенсация за отпуск?

Чаще всего причина в том, что не введены остатки отпусков или весь остаток полностью используется предоставляемым отпуском. Проверьте отчёт «Остатки отпусков»: если сотрудник берёт ровно столько дней, сколько накопил, компенсации не будет — это корректно.

Нужно ли отдельно создавать документ «Отпуск» для отражения отсутствия в табеле?

Нет. Документ «Увольнение» с установленным флажком отпуска сам регистрирует отсутствие сотрудника на весь период отпуска, и в табеле учёта рабочего времени дни отпуска отразятся автоматически. Дополнительный документ «Отпуск» создавать не нужно — это приведёт к задвоению.

Как оформить, если отпуск переходит на следующий месяц?

Документ оформляется в обычном порядке: программа рассчитает отпускные за весь период сразу, а при формировании отражения в учёте и отчётности суммы распределятся по месяцам согласно настройкам. Дата увольнения попадёт в месяц окончания отпуска — учтите это при формировании кадровой отчётности.

Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ и взносами?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме. Программа рассчитывает налоги автоматически в документе «Увольнение» на соответствующих вкладках.