Остатки отпусков по всем сотрудникам в 1С:ЗУП 3.1: где посмотреть и как проверить

Контроль остатков отпусков — обязательная задача кадровика и расчётчика: по ним готовят график отпусков, рассчитывают компенсацию при увольнении и проверяют задолженность перед персоналом. В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 есть штатные инструменты, которые показывают остатки как по конкретному сотруднику, так и сводно по всей организации.

Основной инструмент — отчёт «Остатки отпусков», который строится по данным накопленных отпускных прав и использованных дней. Дополнительно есть «Справка об остатках отпусков» из карточки сотрудника и сведения в документах кадрового учёта. Ниже разобраны все варианты, настройки и типичные проблемы, когда цифры в отчёте не сходятся с ожиданиями.

Где находится отчёт по остаткам отпусков в ЗУП 3.1

Основной отчёт расположен в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Остатки отпусков». Если подраздела «Кадровые отчёты» не видно, откройте меню раздела «Кадры» через кнопку навигации и проверьте настройки видимости команд — иногда нужные отчёты скрыты администратором.

Тот же отчёт доступен из раздела «Отчётность, справки» → «Отчёты по кадрам», а также через глобальный поиск: нажмите кнопку поиска в правом верхнем углу или сочетание Ctrl+F в поле поиска по меню и введите «Остатки отпусков».

Отчёт формируется на выбранную дату и показывает, сколько дней отпуска заработано и сколько использовано по каждому сотруднику в разрезе видов отпусков: ежегодный основной, дополнительный, за ненормированный рабочий день и другие, если они заведены в программе.

Как сформировать отчёт по всем сотрудникам

Откройте отчёт «Остатки отпусков», укажите дату, на которую нужны данные (по умолчанию подставляется текущая), и нажмите «Сформировать». Без дополнительных отборов отчёт покажет всех сотрудников всех организаций, к которым у пользователя есть доступ.

1. 1
   Откройте «Кадры — Кадровые отчёты — Остатки отпусков»
2. 2
   Установите дату, на которую нужен остаток
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации или подразделению через «Настройки»
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую колонку с остатком дней
5. 5
   Сохраните вариант отчёта, если настройка нужна регулярно

Для отбора по конкретной организации или подразделению нажмите «Настройки» (или «Расширенные настройки»), на закладке «Отбор» добавьте условие «Организация равно …» и сформируйте отчёт заново. В типовой поставке вариант «Остатки отпусков по организации» уже может присутствовать в списке вариантов.

Если нужно выгрузить данные для анализа, сохраните сформированный отчёт в Excel или MXL через «Файл — Сохранить как». Для регулярной сверки удобно сохранить настроенный вариант отчёта под понятным именем, чтобы не настраивать отборы каждый раз.

Как посмотреть остаток отпуска по конкретному сотруднику

Когда нужен остаток по одному человеку, быстрее использовать «Справку об остатках отпусков». Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного, в карточке перейдите по ссылке «Отсутствия» — там отображается текущий остаток и кнопка формирования справки. Также справка доступна через меню «Печать» или «Ещё» в карточке сотрудника в зависимости от версии релиза.

Справка показывает детализацию по рабочим годам: за какой период сколько дней положено, сколько использовано и какой остаток накоплен. Именно эту форму обычно прикладывают к расчёту компенсации при увольнении.

Ещё один способ — документ «Отпуск» или «Увольнение»: при заполнении программа автоматически подтягивает остаток дней, и его можно посмотреть прямо в форме документа по ссылке расчёта компенсации.

Откуда программа берёт данные и как это влияет на результат

Остатки отпусков в ЗУП 3.1 рассчитываются из двух источников: заработанных прав (начисление дней отпуска за отработанное время по рабочим годам) и фактически использованных дней, зарегистрированных документами «Отпуск», «Увольнение» и другими кадровыми документами отсутствий.

Если учёт в программе начат не с начала работы организации, начальные остатки должны быть введены специально — документом «Начальные остатки отпусков» (или через помощник начала учёта, в зависимости от релиза). Без этого ввода отчёт покажет только то, что накоплено с момента старта учёта в базе, и остатки будут занижены.

Проверить введённые начальные остатки можно в разделе «Кадры» или «Настройка» — поиском по словам «Начальные остатки отпусков». В карточке сотрудника эти сведения также видны в истории отпускных прав.

Частые причины расхождений и как их исправить

Наиболее частая причина неверных остатков — не введены начальные остатки при переходе на ЗУП 3.1 с другой программы. Вторая типичная ситуация — отпуска оформлены не документами, а «в бумажном виде», и программа не знает об использованных днях.

Третья причина — документы «Отпуск» созданы, но не проведены или проведены с ошибкой в датах. Также на расчёт влияют периоды, исключаемые из отпускного стажа: отпуска без сохранения зарплаты свыше установленной нормы, отпуска по уходу за ребёнком, прогулы. Они сдвигают рабочий год, и остаток пересчитывается.

Для исправления сначала выявите источник расхождения по конкретному сотруднику через «Справку об остатках отпусков» — она показывает, какие периоды и документы учтены. Затем либо введите/скорректируйте начальные остатки, либо зарегистрируйте недостающие документы отпусков задним числом с учётом закрытых периодов.

Проверка результата перед использованием данных

Перед тем как использовать остатки для графика отпусков или расчёта компенсации, выборочно сверьте 2–3 сотрудников с первичными документами: приказами на отпуск и личными карточками. Совпадение по выборке — хороший признак корректности всего массива.

Обратите внимание на отрицательные остатки: они допустимы (отпуск можно предоставить авансом), но массовые отрицательные значения обычно сигнализируют о неучтённых начальных данных. Также проверьте сотрудников, принятых недавно: у них остаток должен быть небольшим и положительным.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток у давно работающего сотрудника

Норма

Положительный, соответствует накопленным дням с учётом отгулянных отпусков

Тревожный признак

Ноль или сильно занижен — вероятно, не введены начальные остатки

Отрицательные остатки

Норма

Единичные случаи у сотрудников, бравших отпуск авансом

Тревожный признак

Массовые минусы по организации — ошибка в данных

Сравнение отчёта и справки по сотруднику

Норма

Остатки совпадают при одинаковой дате формирования

Тревожный признак

Расходятся — проверить даты и настройки отбора

Часто задаваемые вопросы

Почему в отчёте «Остатки отпусков» нет части сотрудников?

Проверьте дату формирования: в отчёт попадают только те, кто числится в организации на эту дату. Уволенные до указанной даты не отображаются. Также проверьте отборы в настройках отчёта — возможно, установлен фильтр по подразделению или организации.

Как посмотреть остаток отпуска уволенного сотрудника?

Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» на дату увольнения сотрудника или откройте его карточку и постройте «Справку об остатках отпусков» на дату увольнения. Остаток на эту дату должен был быть учтён при расчёте компенсации.

Откуда берутся дни дополнительного отпуска в отчёте?

Право на дополнительный отпуск задаётся в штатном расписании для позиции или в кадровых документах сотрудника (приёме, переводе). Если дополнительный отпуск не отображается, проверьте, указан ли он в позиции штатного расписания и введены ли соответствующие права.

Можно ли исправить остаток отпуска вручную?

Да, через документ корректировки начальных остатков отпусков, но делать это нужно только после анализа причины расхождения. Ручная правка без устранения источника ошибки приведёт к повторному расхождению при следующем пересчёте.

Почему рабочий год сотрудника сдвинут и остаток меньше ожидаемого?

Из отпускного стажа исключаются периоды отпусков без сохранения зарплаты свыше нормы, отпуска по уходу за ребёнком и прогулы. Программа автоматически сдвигает окончание рабочего года, из-за чего дни за период начисляются позже. Проверьте наличие таких документов отсутствий у сотрудника.

Чем отличается «Остатки отпусков» от «Справки об остатках отпусков»?

Отчёт «Остатки отпусков» — сводная форма по всем сотрудникам для массового контроля. Справка — детальная форма по одному сотруднику с разбивкой по рабочим годам и видам отпусков, её используют для расчёта компенсаций и передачи сотруднику.