Другое · 9 мин
Личная карточка сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти
Где найти личную карточку сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия: путь через справочник сотрудников, печать формы Т-2, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Личная карточка работника в 1С 8.3 Бухгалтерия — это не отдельный документ в меню, а данные элемента справочника «Сотрудники» плюс печатная форма Т-2, которая формируется на их основе. Поэтому искать её нужно в разделе кадрового учёта, а не в журналах документов. Путь зависит от того, что именно требуется: посмотреть данные на экране или распечатать унифицированную форму.
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) основной вход — раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Оттуда открывается карточка конкретного работника, а из неё через кнопку «Печать» выводится форма Т-2. В конфигурациях с расширенным кадровым учётом (например, «1С:Зарплата и управление персоналом») путь аналогичен, но печатных форм больше.
Важно понимать: качество печатной формы Т-2 напрямую зависит от полноты заполнения данных в карточке сотрудника и в кадровых документах (приёмы, переводы, увольнения, отпуска). Если какие-то сведения не внесены, в распечатке останутся пустые строки.
Где находится карточка сотрудника на экране
Откройте раздел «Зарплата и кадры» в верхней или левой панели навигации (в зависимости от настроек интерфейса). В списке команд выберите «Сотрудники» — откроется справочник со списком всех работников организации. Если в базе несколько организаций, проверьте отбор по организации в шапке списка: сотрудник может быть «спрятан» фильтром.
Найдите нужного человека поиском по фамилии (поле поиска вверху списка, клавиши Ctrl+F или просто начните вводить фамилию). Двойной щелчок по строке открывает карточку сотрудника — это и есть экранная форма с личными данными: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес, образование, семейное положение.
Часть данных в карточке открывается по ссылкам-гиперссылкам: «Личные данные», «Трудовая деятельность», «Семья», «Образование». Если какого-то блока не видно, нажмите «Ещё» в командной панели формы — туда могут быть свёрнуты редко используемые команды.
- 1Откройте раздел «Зарплата и кадры»
- 2Выберите команду «Сотрудники»
- 3Найдите работника поиском по фамилии
- 4Откройте карточку двойным щелчком
- 5Проверьте данные по ссылкам «Личные данные», «Трудовая деятельность»
Как распечатать личную карточку Т-2
Форма Т-2 — унифицированная форма личной карточки работника, утверждённая для кадрового учёта. Находясь в открытой карточке сотрудника, нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы и выберите пункт «Личная карточка (Т-2)». Программа сформирует табличный документ, который можно просмотреть, сохранить в PDF или отправить на принтер.
Если в списке печатных форм нет Т-2, проверьте две вещи. Первая — релиз конфигурации: в старых версиях состав печатных форм меньше, обновление может добавить нужную форму. Вторая — права пользователя: при ограниченных правах часть команд печати скрывается административно.
Перед печатью убедитесь, что в базе оформлены кадровые документы: приём на работу, переводы, отпуска, увольнение. Форма Т-2 заполняется из этих документов, а не только из карточки справочника. Сотрудник, принятый «вручную» без документа приёма, даст пустые разделы о приёме и переводах.
Что делать, если сотрудника нет в списке
Самая частая причина — активный отбор. В шапке списка справочника проверьте поля отбора по организации и по подразделению, а также переключатель «Показывать уволенных»: уволенные сотрудники по умолчанию могут скрываться. Сбросьте отборы и повторите поиск.
Вторая причина — сотрудник заведён в другой организации базы или в другой информационной базе (например, учёт ведётся в двух базах: бухгалтерская и зарплатная). Проверьте список организаций в разделе «Главное» → «Организации» и уточните, в какой базе ведётся кадровый учёт.
Третья причина — недостаток прав. Если список сотрудников пуст или недоступен сам раздел «Зарплата и кадры», обратитесь к администратору 1С: у пользователя может не быть роли на чтение кадровых данных. Самостоятельно менять права без понимания модели ролей не стоит — можно случайно открыть доступ к персональным данным лишним пользователям.
Как выбрать действие
Отличия в других конфигурациях 1С
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) карточка сотрудника находится в разделе «Кадры» → «Сотрудники», а набор печатных форм шире: Т-2, дополнение к Т-2, согласия на обработку персональных данных и другие. Если кадровый учёт ведётся в ЗУП, а бухгалтерия — в «1С:Бухгалтерии», личную карточку корректно печатать именно из ЗУП.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» сотрудники находятся в разделе «Зарплата и кадры» или «НСИ и администрирование» в зависимости от настроек интерфейса. Логика та же: справочник сотрудников → карточка → кнопка «Печать».
Если вы работаете в облачной «1С:Бухгалтерии» через браузер, путь идентичен: панель разделов слева, «Зарплата и кадры», «Сотрудники». Различие только в печати: документ сначала открывается как PDF в отдельной вкладке, и печатать его нужно средствами браузера.
Где искать карточку в разных конфигурациях
«Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Базовый набор печатных форм, форма Т-2 доступна из карточки
«Кадры» → «Сотрудники». Расширенный кадровый учёт, больше печатных форм и отчётов по сотруднику
Раздел «Зарплата и кадры» или «НСИ и администрирование», логика работы с карточкой аналогична
Типичные ошибки при работе с личной карточкой
Первая ошибка — редактирование данных напрямую в карточке вместо кадровых документов. Смену фамилии, должности или подразделения нужно оформлять документами (кадровый перевод, изменение личных данных), иначе форма Т-2 и отчёты покажут противоречивые сведения, а история изменений потеряется.
Вторая ошибка — дубли сотрудников. Если человек не найден поиском и его заводят заново, в базе появляются два элемента справочника с одним человеком. Это ломает расчёты, отчёты по НДФЛ и страховым взносам. Перед созданием нового сотрудника всегда ищите по ИНН или СНИЛС, а не только по фамилии.
Третья ошибка — печать Т-2 без проверки данных. Перед выводом на бумагу сверьте паспортные данные, дату приёма и подразделение с первичными документами. Исправлять уже подписанную и подшитую карточку сложнее, чем данные в базе.
Как проверить, что всё заполнено правильно
Сформируйте форму Т-2 и пройдитесь по её разделам: общие сведения, сведения о приёме и переводах, отпуска, увольнение. Пустые разделы — признак отсутствующих кадровых документов или незаполненных полей карточки. Для действующих сотрудников раздел «Увольнение» пустым быть должен — это норма.
Дополнительно проверьте отчёт «Штатные сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»): сотрудник должен присутствовать там с актуальной должностью и подразделением. Расхождение между отчётом и карточкой указывает на непроведённый или отменённый кадровый документ.
Как проверить результат
Разделы о приёме, переводах и отпусках заполнены по документам
Пустые разделы при наличии фактических переводов и отпусков
Сотрудник есть в списке с актуальной должностью
Сотрудника нет или указана старая должность
Один элемент справочника на одного человека
Два и более элемента с одинаковым ИНН или СНИЛС
Частые вопросы
Можно ли распечатать Т-2 сразу по нескольким сотрудникам?
В типовой «1С:Бухгалтерии» печать Т-2 выполняется из карточки конкретного сотрудника, групповой печати из списка нет. Обходной путь — открывать карточки по очереди и сохранять формы в PDF, либо использовать внешнюю печатную форму, которую подключает специалист по 1С.
Почему в Т-2 не выводятся сведения об отпусках?
Раздел об отпусках заполняется из документов «Отпуск», проведённых по сотруднику. Если отпуска оформлялись только приказами на бумаге, а в программе документы не создавались, раздел останется пустым. Введите документы отпусков за нужные периоды и сформируйте форму заново.
Где найти карточку уволенного сотрудника?
В том же справочнике «Сотрудники»: уволенные скрываются настройкой показа. Нажмите «Ещё» в списке и включите отображение уволенных либо снимите отбор по состоянию. Удалять уволенных из справочника нельзя — на них ссылаются документы прошлых периодов.
Можно ли изменить данные в уже распечатанной Т-2?
Исправлять нужно данные в программе (карточку и кадровые документы), а затем перепечатать форму. Ручные правки на бумаге в кадровых документах оформляются по правилам делопроизводства — с зачёркиванием, подписью и датой, но правильнее вывести корректную форму из базы.
Что делать, если кнопки «Печать» нет в карточке?
Проверьте права пользователя и релиз конфигурации. Если права полные, а кнопки нет — вероятно, форма карточки была изменена доработкой или интерфейс настроен иначе. Команды печати также могут находиться под кнопкой «Ещё» в командной панели формы.
Что важно запомнить
Личная карточка находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», форма Т-2 печатается из карточки кнопкой «Печать». Заполненность формы зависит от проведённых кадровых документов, а не только от данных справочника. Не создавайте дублей сотрудников и не правьте кадровые сведения в обход документов.