Другое · 10 мин
Командировка в выходные дни: как оплатить в 1С ЗУП
Как оформить и оплатить командировку в выходные дни в 1С ЗУП: двойная оплата или отгул, настройка видов начислений, документы и типичные ошибки расчётчиков.
Командировка, захватывающая субботу или воскресенье, — частая ситуация, и именно она вызывает больше всего вопросов у расчётчиков зарплаты. По Трудовому кодексу дни отъезда, приезда и нахождения в пути, пришедшиеся на выходные, оплачиваются не менее чем в двойном размере, либо сотруднику предоставляется другой день отдыха. При этом средний заработок за эти дни не сохраняется — применяется особый порядок оплаты по статье 153 ТК РФ.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) стандартный документ «Командировка» начисляет оплату по среднему заработку только за рабочие дни по графику сотрудника. Выходные дни внутри командировки программа автоматически не оплачивает в двойном размере — это нужно отразить отдельными документами. Ниже разберём, какие документы использовать, как настроить начисления и как проверить результат.
Какие дни командировки оплачиваются особо
По общему правилу за время командировки сотруднику сохраняется средний заработок за рабочие дни по его графику. Выходные дни, которые сотрудник фактически отдыхал в месте командирования, оплачивать не нужно — за них выплачиваются только суточные.
Особая оплата требуется в трёх случаях: сотрудник работал в выходной по распоряжению руководителя, выехал в командировку в выходной день или вернулся из неё в выходной. День отъезда и день приезда считаются днями привлечения к работе, даже если сотрудник только находился в пути. Это позиция, закреплённая в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки.
За такие дни положена оплата не менее чем в двойном размере от дневной или часовой ставки (оклада), либо одинарная оплата плюс дополнительный день отдыха. Выбор делает сотрудник, и его желание лучше зафиксировать письменно — заявлением или отметкой в приказе.
Что начисляет документ «Командировка» в ЗУП
Документ «Командировка» (раздел «Кадры» или «Зарплата» — «Командировки») рассчитывает оплату по среднему заработку и суточные. Важно понимать: средний заработок начисляется только за дни, которые являются рабочими по графику сотрудника. Суббота и воскресенье в период командировки при стандартной пятидневке в расчёт среднего не попадут.
При этом табель по документу заполняется кодом «К» (командировка) на все календарные дни периода, включая выходные. Это нормально: код «К» означает нахождение в командировке, а не оплачиваемое время. Оплата выходных дней оформляется отдельно.
Проверьте, что в настройках вида начисления «Оплата командировки» на закладке «Учёт времени» указан вид времени «Командировка», а не «Рабочее время». Ошибка в этой настройке приводит к неверному заполнению табеля и искажению отчётности.
Оформление оплаты выходных дней в командировке
Для начисления оплаты за работу в выходной день в командировке в ЗУП используется документ «Работа в выходные и праздничные дни» (раздел «Зарплата» — «Работа сверхурочно» в некоторых версиях интерфейса). Чтобы документ был доступен, в настройках расчёта зарплаты должна быть включена соответствующая функциональность.
- 1Проверьте настройку: «Настройка» — «Расчёт зарплаты» — включён флаг работы в выходные и праздничные дни
- 2Создайте документ «Командировка» на весь период поездки и проведите его
- 3Создайте документ «Работа в выходные и праздничные дни» на даты выезда, возвращения или работы в выходной
- 4Укажите способ компенсации: повышенная оплата или отгул — по заявлению сотрудника
- 5Проверьте расчёт в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
- 6Сверьте табель: выходные дни должны быть отмечены кодом «РВ» поверх или вместо «К»
В документе «Работа в выходные и праздничные дни» укажите сотрудника, даты и выберите вариант компенсации. Если выбрана повышенная оплата, программа при расчёте зарплаты начислит доплату в двойном размере от дневной ставки. Если выбран отгул — начисление будет в одинарном размере, а день отдыха регистрируется документом «Отгул» при его фактическом использовании.
Обратите внимание: за один и тот же день нельзя одновременно начислить средний заработок за командировку и двойную оплату за работу в выходной. Если день оформлен как работа в выходной, средний заработок за него не начисляется — программа при корректном заполнении документов учитывает это автоматически.
Если сотрудник выбрал отгул
При выборе отгула в документе «Работа в выходные и праздничные дни» установите переключатель компенсации в положение «Отгул». Оплата за день работы будет произведена в одинарном размере, а право на день отдыха сохранится. Когда сотрудник решит использовать отгул, оформите документ «Отгул» (раздел «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» или аналогичный журнал), указав основание.
Если выходной пришёлся на день в пути
Дни отъезда и возвращения, пришедшиеся на выходные, оформляются тем же документом «Работа в выходные и праздничные дни». Основание — приказ руководителя о направлении в командировку с указанием дат выезда и возвращения. Заранее получите письменное согласие сотрудника на привлечение к работе в выходной день, если оно требуется по характеру поездки.
Настройка видов начислений для оплаты выходных
За расчёт отвечает начисление «Оплата работы в выходные и праздничные дни» (и аналогичное для отгулов). Откройте его через «Настройка» — «Начисления» и проверьте ключевые параметры: способ расчёта должен использовать дневную или часовую ставку с повышающим коэффициентом, а вид времени — «Работа в выходные и праздничные дни».
Если в организации принято оплачивать работу в выходные в большем размере, чем минимум по ТК РФ, коэффициент можно скорректировать в формуле начисления. Изменение формулы — вмешательство в типовую конфигурацию: делайте копию начисления и тестируйте расчёт на копии базы или тестовом сотруднике.
Проверка результата и табель
После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок»). В нём должны быть видны отдельными строками: оплата командировки по среднему заработку за рабочие дни, оплата работы в выходные дни (в двойном или одинарном размере) и суточные, если они начисляются через ЗУП.
Затем сформируйте табель учёта рабочего времени (форма Т-13). Дни командировки отображаются кодом «К», а выходные дни, оформленные как работа, — с отражением времени по документу «Работа в выходные и праздничные дни». Убедитесь, что ни один день не оплачен дважды.
Как проверить результат
Средний заработок только за рабочие дни, выходные — отдельной строкой с двойной оплатой или отгулом
Средний заработок начислен за выходные или день оплачен дважды
Код «К» на все дни командировки, отработанные выходные отражены по документу работы в выходные
Выходные в командировке пустые или стоит явка без документа-основания
Указан способ компенсации, совпадающий с заявлением сотрудника
Компенсация выбрана произвольно, без письменного подтверждения выбора сотрудника
Типичные ошибки расчётчиков
Отдельная ошибка — попытка «заставить» документ «Командировка» оплатить выходные, меняя график сотрудника на период поездки. Это искажает учёт рабочего времени и среднего заработка. Правильный путь — отдельный документ на работу в выходные дни.
Налоги и взносы с оплаты выходных дней
Оплата работы в выходные дни в командировке облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это часть фонда оплаты труда. Суточные в пределах норм (700 рублей по России и 2500 рублей за границей за каждый день) НДФЛ и взносами не облагаются; сверхнормативные суммы включаются в облагаемую базу.
В ЗУП налогообложение суточных настраивается в виде начисления «Суточные»: проверьте, что в настройках НДФЛ указано необлагаемое в пределах норм поступление. Если суточные выплачиваются через бухгалтерскую программу, а не через ЗУП, в расчётной базе ЗУП их быть не должно — иначе возможно двойное отражение в отчётности.
Что важно запомнить
Документ «Командировка» оплачивает по среднему заработку только рабочие дни. Выходные дни работы, отъезда или возвращения оформляются документом «Работа в выходные и праздничные дни» с двойной оплатой или отгулом по письменному выбору сотрудника. Суточные платятся за все календарные дни. Результат проверяйте расчётным листком и табелем.
Частые вопросы
Нужно ли оплачивать выходной день, если сотрудник в командировке просто отдыхал?
Нет. Если сотрудник не работал и не находился в пути, выходной день оплате по ст. 153 ТК РФ не подлежит. За этот день выплачиваются только суточные. Средний заработок за выходные дни также не сохраняется.
Как оплатить день выезда в командировку, если поезд отправляется в 23:00 воскресенья?
День отъезда определяется по дате отправления транспортного средства. Если выезд в воскресенье, этот день считается привлечением к работе в выходной и оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни» с двойной оплатой или отгулом — по выбору сотрудника.
Можно ли в ЗУП оформить двойную оплату без документа «Работа в выходные и праздничные дни»?
Технически можно внести разовое начисление вручную, но это неверно: не будет отражения в табеле, нарушится связь с кадровым учётом и при проверке не будет документального основания. Всегда используйте профильный документ.
Что делать, если сотрудник выбрал отгул, но уволился, не использовав его?
Накопленные отгулы за работу в выходные дни при увольнении следует компенсировать доплатой до двойного размера за соответствующие дни, поскольку право на повышенную оплату уже возникло. Оформите доначисление в документе окончательного расчёта при увольнении.
Облагаются ли взносами суточные за выходные дни командировки?
Суточные в пределах установленных норм (700 руб. в сутки по России, 2500 руб. при загранкомандировках) не облагаются НДФЛ и взносами независимо от дня недели. Суммы сверх норм включаются в базу по НДФЛ и взносам.
Почему в табеле на выходной день командировки стоит «К», а не «РВ»?
Это корректно, если сотрудник в этот день отдыхал: «К» отражает факт нахождения в командировке. Код «РВ» (работа в выходной) появляется только при оформленном документе «Работа в выходные и праздничные дни» на эту дату.