Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8: где находится и как с ним работать

Вопрос «где в 1С:Бухгалтерия 8 находится штатное расписание» возникает почти у каждого бухгалтера, который впервые переходит от простого учёта зарплаты к полноценному кадровому учёту. Ответ зависит от редакции программы: в базовой и ПРОФ штатное расписание доступно, но по умолчанию может быть скрыто настройками, а в версии КОРП есть расширенные возможности — история изменений штатного расписания и индексация заработка.

Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия хранится как самостоятельный документ в разделе учёта кадров. Через него фиксируются должности, подразделения, количество ставок и оклады, от которых затем рассчитывается зарплата. Если штатное расписание не заполнено, приём на работу оформить всё равно можно, но оклад придётся указывать вручную в каждом документе.

Ниже разобрано, где именно искать штатное расписание в интерфейсе «Такси», как включить его ведение, как создать и изменить документ, какие ограничения есть у разных редакций и как проверить, что данные корректно отражаются в расчётах.

Где находится штатное расписание в интерфейсе программы

В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 с интерфейсом «Такси» путь к штатному расписанию стандартный. Откройте раздел «Зарплата и кадры» в левой панели разделов, затем перейдите в подраздел «Кадровые документы» или сразу в пункт «Штатное расписание» — он присутствует в списке документов по зарплате и кадрам, если функциональность включена.

Альтернативный путь — через настройки: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Штатное расписание». Оттуда открывается тот же журнал документов. Также журнал можно найти через общий поиск: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или используйте команду «Найти» в меню «Ещё» главной панели и введите «штатное расписание».

Если ни в одном из перечисленных мест пункта нет, причина почти всегда одна — ведение штатного расписания отключено в настройках учёта. Это типовая ситуация для баз, где зарплату начали считать «упрощённо», без кадрового блока.

Как включить ведение штатного расписания

Чтобы журнал «Штатное расписание» появился и стал полноценно работать, выполните настройку. Перейдите: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты» (в некоторых релизах — «Настройки учёта зарплаты»). Установите флажок «Ведётся штатное расписание». После этого в разделе появятся связанные документы и справочники.

Дополнительно в настройках можно включить опции: история изменений штатного расписания (доступна не во всех редакциях), «вилка» окладов (минимум–максимум), использование надбавок и коэффициентов в штатном расписании. Каждая опция добавляет соответствующие поля в документ.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты»
2. 2
   Перейдите в «Порядок учёта зарплаты»
3. 3
   Установите флажок «Ведётся штатное расписание»
4. 4
   При необходимости включите историю изменений и надбавки
5. 5
   Сохраните настройки и проверьте появление пункта «Штатное расписание» в разделе кадров

Как создать штатное расписание

Откройте журнал «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В документе укажите организацию (если их несколько) и дату, с которой расписание действует. Затем заполните табличную часть: подразделение, должность, количество ставок, оклад (тарифная ставка). Должности и подразделения выбираются из соответствующих справочников — при необходимости их можно создать прямо из документа.

После заполнения нажмите «Провести». С этого момента при оформлении документа «Приём на работу» программа будет подставлять оклад из штатного расписания по выбранной позиции. Если позиция в штатном расписании отсутствует, программа предложит добавить её или укажет на расхождение — поведение зависит от настроек.

Проверить результат проще всего так: создайте тестовый приём на работу, выберите подразделение и должность из расписания и убедитесь, что оклад и количество ставок подтянулись автоматически. Если поля остались пустыми — проверьте дату документа: расписание действует с указанной даты, и приём более ранней датой данных не увидит.

Как изменить штатное расписание и где хранится история

Штатное расписание не является статичным справочником: оклады меняются, ставки добавляются и сокращаются. В программе изменения оформляются двумя способами. Первый — создание нового документа «Штатное расписание» более поздней датой, который актуализирует данные. Второй — документ «Изменение штатного расписания», доступный при включённой истории изменений; он фиксирует, что именно поменялось и когда.

История изменений позволяет ответить на вопрос «какой оклад был по позиции на конкретную дату» — это важно при проверках и при расчёте среднего заработка за прошлые периоды. Без истории программа опирается на последний актуальный документ, и восстановить прошлое состояние придётся вручную по архивным документам.

Способы изменения расписания

Новый документ «Штатное расписание»

Подходит для разовой актуализации. Просто, но история изменений не сохраняется в структурированном виде.

«Изменение штатного расписания»

Требует включённой истории изменений. Фиксирует каждое изменение с датой, удобно для проверок и индексации.

Без штатного расписания

Оклад вводится вручную в каждом кадровом документе. Допустимо для микрофирм, но повышает риск ошибок и расхождений.

Отличия редакций и ограничения

В базовой версии и версии ПРОФ штатное расписание работает в базовом объёме: позиции, ставки, оклады. Расширенные возможности — подробная история изменений, индексация заработка с помощью штатного расписания, утверждение расписания — доступны в версии КОРП. Если вы не находите документ «Изменение штатного расписания» или отчёт по истории, вероятно, у вас редакция ПРОФ.

Отдельное ограничение — количество организаций. В базовой версии учёт ведётся только по одной организации, поэтому и штатное расписание одно. В ПРОФ и КОРП для каждой организации ведётся своё расписание, и при создании документа нужно внимательно выбирать организацию, иначе позиции попадут не в ту базу учёта.

Печать и отчёты по штатному расписанию

Для унифицированной формы Т-3 и аналитики используйте отчёты. В разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» доступны «Штатное расписание» (печатная форма, близкая к Т-3), «Штатная расстановка» (показывает, кто занимает ставки, и вакансии) и «Остатки отпусков», «Справки» и другие кадровые отчёты. Печатную форму Т-3 можно вывести и из самого документа кнопкой «Печать».

Отчёт «Штатная расстановка» — главный инструмент сверки: он сопоставляет позиции расписания с фактически принятыми сотрудниками. Если расстановка показывает занятые ставки, которых нет в расписании, значит, приёмы оформлялись в обход расписания или расписание устарело.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка оклада в приёме на работу

Норма

Оклад и ставка заполняются автоматически из расписания

Тревожный признак

Поля пустые — проверьте дату расписания и настройку «Ведётся штатное расписание»

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Все действующие сотрудники распределены по позициям, вакансии соответствуют реальности

Тревожный признак

Есть сотрудники вне расписания или «лишние» ставки

Начисление зарплаты

Норма

Суммы соответствуют окладам из расписания с учётом отработанного времени

Тревожный признак

Суммы отличаются — возможно, оклад изменён вручную в кадровом документе

Частые вопросы и нюансы

Если штатное расписание вели в другой программе или в Excel, переносить его документами задним числом не обязательно: достаточно создать актуальное расписание текущей датой и убедиться, что оклады в действующих приёмах совпадают. Расхождения исправляют документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», а не правкой старых проведённых документов.

Для организаций с обособленными подразделениями помните: подразделения в штатном расписании — это элементы справочника «Подразделения» конкретной организации. Структуру удобнее сначала выстроить в справочнике, а потом формировать расписание, чтобы не переделывать позиции.

FAQ

Где в 1С:Бухгалтерия 8.3 находится штатное расписание?

В разделе «Зарплата и кадры» — пункт «Штатное расписание» в списке кадровых документов. Также туда можно попасть через «Настройки зарплаты» или через поиск по программе. Если пункта нет, включите флажок «Ведётся штатное расписание» в настройках учёта зарплаты.

Почему в меню нет пункта «Штатное расписание»?

Чаще всего отключена сама функциональность: откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты» и установите соответствующий флажок. Реже причина — ограниченные права пользователя или скрытые команды в настройках панели навигации раздела.

Можно ли работать в 1С:Бухгалтерии без штатного расписания?

Да. Приём на работу и расчёт зарплаты возможны и без него — оклад указывается вручную в кадровом документе. Но без расписания не будет контроля ставок, автоматической подстановки окладов и корректной печати формы Т-3.

Как распечатать штатное расписание по форме Т-3?

Откройте документ «Штатное расписание» и нажмите кнопку «Печать», выбрав нужную форму. Либо сформируйте отчёт «Штатное расписание» в разделе отчётов по зарплате, указав организацию и дату, на которую нужны данные.

Как изменить оклад сотруднику, если ведётся штатное расписание?

Сначала измените оклад в самом расписании (документом «Изменение штатного расписания» или новым расписанием), затем оформите кадровое изменение для сотрудника — например, «Кадровый перевод» или изменение условий оплаты. Ручная правка оклада только в документе сотрудника приведёт к расхождению с расписанием.

Чем 1С:Бухгалтерия отличается от 1С:ЗУП по штатному расписанию?

«1С:Зарплата и управление персоналом» — специализированное решение: там есть утверждение расписания, полная история позиций, индексация, штатные расстановки с совместительством в расширенном виде. В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок упрощён и рассчитан на небольшие организации, где зарплату считает бухгалтер.