Другое · 11 мин
Каким документом оформляется начисление зарплаты в 1С
Разбираем, каким документом оформляется начисление зарплаты в 1С:ЗУП и Бухгалтерии, как его создать, заполнить, проверить и исправить ошибки.
Начисление заработной платы в программах 1С оформляется документом «Начисление зарплаты и взносов» — именно он рассчитывает оклад, надбавки, премии, удержания (НДФЛ, алименты) и страховые взносы по каждому сотруднику за месяц. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) документ находится в разделе «Зарплата», а в «1С:Бухгалтерии» — в разделе «Зарплата и кадры». Это итоговый документ месяца: до его проведения должны быть введены все кадровые приказы, отпуска, больничные и разовые начисления.
Документ работает по принципу автоматического заполнения: программа подбирает всех сотрудников, принятых на дату расчёта, считывает их плановые начисления из кадровых документов, учитывает отработанное время по табелю и рассчитывает суммы по заданным формулам. Ошибки на этом этапе почти всегда означают, что проблема не в самом документе, а в исходных данных — в кадровом приказе, графике работы или неучтённом отсутствии.
Ниже разобрано, где находится документ в разных конфигурациях, как его создать и заполнить, как проверить расчёт до выплаты и что делать, если суммы не сходятся.
Какой документ используется в разных конфигурациях 1С
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» основной расчётный документ называется «Начисление зарплаты и взносов». Он находится в разделе «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» либо в разделе «Зарплата» → «Все начисления». Документ объединяет сразу несколько задач: расчёт плановых начислений, удержаний, НДФЛ и страховых взносов, поэтому отдельных документов для налога и взносов в ЗУП не требуется.
В «1С:Бухгалтерии 8» документ называется «Начисление зарплаты» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Здесь расчёт проще: документ формирует проводки по начислению, НДФЛ и взносам, но полноценного кадрового учёта, как в ЗУП, в бухгалтерской конфигурации нет. Если в учётной политике включён расчёт зарплаты во внешней программе, то в бухгалтерию данные попадают только сводными проводками через синхронизацию.
В старых конфигурациях на платформе 8.2 и в отраслевых решениях название может отличаться — «Начисление зарплаты работникам организаций», но логика та же: один итоговый документ на месяц, который закрывает расчётный период.
Что должно быть введено до документа начисления
Документ «Начисление зарплаты и взносов» — последний в цепочке расчёта. До его создания в программе должны быть оформлены: приёмы на работу и кадровые переводы (они задают плановые начисления и оклад), графики работы сотрудников, все отсутствия — отпуска, больничные, командировки, прогулы, а также разовые начисления (премии, материальная помощь) и разовые удержания (исполнительные листы, займы).
Если какой-то из этих документов введён после проведения начисления, программа при повторном открытии документа покажет сообщение о необходимости перерасчёта — появится соответствующая пиктограмма и предупреждение. Игнорировать его нельзя: суммы в документе останутся устаревшими, и сотрудник получит неверную сумму.
Отдельно проверьте учётную политику и настройки зарплатного проекта: дата выплаты зарплаты влияет на расчёт НДФЛ к удержанию, а способ учёта взносов — на их начисление. Эти параметры задаются один раз, но при смене настроек в середине года возможны расхождения в отчётности.
Как создать и заполнить документ
Откройте раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите месяц начисления, дату документа (обычно последний день месяца) и, если учёт ведётся по подразделениям, подразделение. Поле «Подразделение» можно оставить пустым — тогда документ соберёт сотрудников всей организации.
Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберёт сотрудников, рассчитает начисления по плановым видам расчёта с учётом отработанного времени, удержит НДФЛ и исчислит взносы. Результат выводится в табличных частях на вкладках «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», а в ЗУП также «Займы» и «Удержания в пользу третьих лиц».
Если нужно рассчитать не всех, а отдельных сотрудников, используйте кнопку «Добавить» или «Подбор» вместо полного заполнения. Это удобно для доначислений уволенным или для проверочного расчёта по одному человеку, не затрагивая остальных.
- 1Убедитесь, что введены все кадровые приказы, отсутствия и разовые начисления за месяц
- 2Откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» и нажмите «Создать»
- 3Укажите месяц начисления и дату документа — последний день месяца
- 4Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта всех сотрудников
- 5Проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ» и «Взносы» по контрольным сотрудникам
- 6Проведите документ и сформируйте расчётные листки для сверки
- 7Создайте ведомости на выплату только после окончательной проверки сумм
Как проверить правильность расчёта
Базовый способ проверки — расчётный листок. В ЗУП он формируется из раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок» и показывает по каждому сотруднику полную цепочку: начислено, удержано, долг за организацией на начало и конец месяца. Сверьте листки нескольких сотрудников с разными условиями: с полным месяцем работы, с отпуском, с больничным, с увольнением в середине месяца.
Второй контрольный инструмент — отчёт «Расчётная ведомость Т-51» или «Свод начисленной зарплаты». Он показывает итоги по организации и позволяет быстро заметить аномалии: сотрудника без начислений, нулевой НДФЛ при большом доходе, отрицательные суммы. Отрицательное начисление почти всегда означает сторнирование отсутствия или ошибку в кадровых данных.
Для проверки конкретной цифры откройте строку сотрудника в документе и нажмите на сумму начисления — программа покажет расшифровку: какой вид расчёта применён, какое время учтено, по какой формуле получен результат. Это самый быстрый способ понять, откуда взялась неожиданная сумма.
Как проверить результат
Совпадает со списочным составом на конец месяца за вычетом неработавших
Кого-то нет или есть лишние — проверьте приёмы и увольнения
Совпадает с табелем и графиком сотрудника
Время больше или меньше фактического — ищите неучтённое отсутствие
Около 13% (или действующей ставки) от облагаемой базы за вычетом вычетов
Налог заметно больше, меньше или отрицательный — проверьте вычеты и доходы с начала года
Совпадает с суммой ведомостей на выплату
Ведомость тянет другую сумму — есть долги прошлых периодов или непроведённые документы
Типичные ошибки при оформлении начисления
Самая частая проблема — сотрудник не попал в документ при заполнении. Причины: приём на работу оформлен более поздней датой, чем нужно; у сотрудника не задан график работы; сотрудник уволен в этом месяце до даты документа, а расчёт при увольнении уже выполнен отдельным документом «Увольнение». В последнем случае в общее начисление он попадать и не должен.
Вторая группа ошибок — неверные суммы из-за отсутствий, введённых «задним числом». Если больничный проведён после начисления зарплаты, программа сторнирует часть оклада при следующем перезаполнении, но только если документ перезаполнить. Ручное редактирование сумм в табличной части вместо перезаполнения — прямой путь к расхождениям в отчётности по НДФЛ и взносам.
Третья типичная ситуация — НДФЛ «не сходится» из-за вычетов. Если сотрудник принёс заявление на вычет в середине месяца, а документ уже рассчитан, налог пересчитается только после перезаполнения. Также проверяйте документ «Заявление на вычеты НДФЛ»: без него программа вычеты не применяет, даже если заявление лежит в кадровом деле.
Исправление и сторнирование начисления
Если ошибка обнаружена до выплаты, достаточно перезаполнить документ: откройте его, нажмите «Заполнить» повторно или выделите нужных сотрудников и используйте команду пересчёта. Программа заменит строки актуальными данными. Все изменения кадровых документов, сделанные после первого расчёта, будут учтены автоматически.
Если выплата уже прошла, а ошибка обнаружена позже, исправлять исходный документ «задним числом» опасно: это меняет данные закрытых периодов и отчётность. В ЗУП для таких случаев предусмотрен механизм доначислений и сторно — документы «Доначисление, перерасчёт» либо сторнирующие записи, которые оформляются текущим периодом и корректно отражаются в учёте.
При перерасчёте прошлых периодов обязательно проверьте влияние на НДФЛ: уточнённый доход может потребовать подачи корректирующего расчёта 6-НДФЛ. Программа формирует уточнённые данные автоматически, но решение о подаче корректировки принимает бухгалтер на основании налогового учёта.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать несколько документов «Начисление зарплаты и взносов» за один месяц?
Технически программа не запрещает, но делать этого не стоит: при заполнении каждый новый документ подтянет тех же сотрудников, и начисления задвоятся. Допустимый вариант — отдельные документы по разным подразделениям без пересечения сотрудников, если так удобнее распределять ответственность между расчётчиками.
Чем «Начисление зарплаты» отличается от «Премии» и «Разового начисления»?
«Премия» и «Разовое начисление» — промежуточные документы, которые вводят отдельные выплаты в течение месяца. Итоговое «Начисление зарплаты и взносов» рассчитывает плановые начисления по окладу и подхватывает все введённые разовые выплаты для расчёта НДФЛ и взносов. Они дополняют, а не заменяют друг друга.
Почему при заполнении документа сотрудник рассчитан не полностью, а за часть месяца?
Программа считает начисление пропорционально отработанному времени по графику. Если сотрудник принят или уволен в середине месяца либо у него зарегистрировано отсутствие (отпуск, больничный, отпуск за свой счёт), оклад делится на норму дней и умножается на фактически отработанные. Проверить периоды можно через расшифровку суммы в строке документа.
Нужно ли начислять зарплату, если все сотрудники были в отпуске или на больничном весь месяц?
Да, документ всё равно создаётся, если есть действующие трудовые договоры. Окладная часть будет нулевой или минимальной, но взносы и НДФЛ с отпускных и больничных, доначисления и удержания всё равно должны быть отражены в учёте итоговым документом периода.
Как исправить начисление, если месяц уже закрыт и отчётность сдана?
Исходный документ не редактируют — оформляют доначисление или сторно текущим периодом. В ЗУП для этого служат механизмы перерасчётов и сторнирования, которые корректно отражаются в учёте. Если изменилась база по НДФЛ или взносам за прошлый период, может потребоваться уточнённая отчётность — этот вопрос решает бухгалтер по данным налогового учёта.
Что важно запомнить
Начисление зарплаты в 1С оформляется одним документом — «Начисление зарплаты и взносов» (в 1С:Бухгалтерии — «Начисление зарплаты»). Создавайте его последним, после всех кадровых приказов и отсутствий, заполняйте автоматически, проверяйте по расчётным листкам и не редактируйте суммы вручную. Ошибки до выплаты исправляются перезаполнением, после выплаты — доначислением или сторно текущим периодом.