Где находятся личные карточки сотрудников в 1С

Личная карточка сотрудника в программах 1С — это не отдельный документ, а набор данных, который хранится в справочнике «Сотрудники» и в связанных регистрах сведений. Поэтому вопрос «где она находится» имеет два ответа: сама карточка открывается из справочника сотрудников, а унифицированная печатная форма Т-2 формируется как отчёт из карточки или из журнала сотрудников.

Ниже разобраны пути в двух самых распространённых конфигурациях — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия. Интерфейс описан для типовых релизов с интерфейсом «Такси»; в старых или сильно доработанных конфигурациях названия пунктов меню могут отличаться.

Где находится личная карточка в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной путь такой: откройте раздел «Кадры» в верхней или левой панели навигации, затем выберите пункт «Сотрудники». Откроется список всех сотрудников организации. Двойной щелчок по строке или кнопка «Изменить» открывает карточку конкретного человека.

Карточка сотрудника в ЗУП состоит из нескольких вкладок и гиперссылок: личные данные (ФИО, дата рождения, пол), документы удостоверяющие личность, адреса и контакты, образование, состав семьи, воинский учёт, трудовая деятельность. Часть сведений показывается сразу, часть — по ссылкам внутри формы, например «Личные данные» или «Трудовая деятельность».

Если раздела «Кадры» нет на панели, откройте меню со значком «три полоски» (главное меню) и найдите «Сотрудники» там — панель навигации могла быть перенастроена администратором.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» на панели навигации
2. 2
   Выберите пункт «Сотрудники»
3. 3
   Найдите нужного человека поиском по списку
4. 4
   Дважды щёлкните по строке — откроется карточка
5. 5
   Перейдите по ссылкам внутри карточки к нужному блоку данных

Где находится карточка в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый блок скромнее, но карточка сотрудника тоже есть. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». В некоторых релизах справочник доступен также через «Справочники» → «Сотрудники».

Карточка в Бухгалтерии содержит меньше данных, чем в ЗУП: основные личные сведения, документы, адрес, данные для НДФЛ и страховых взносов. Расширенные блоки вроде воинского учёта или состава семьи в типовой Бухгалтерии либо отсутствуют, либо сильно урезаны — для полноценного кадрового учёта предназначен именно ЗУП.

Учтите, что если в компании ведётся обмен между ЗУП и Бухгалтерией, редактировать личные данные лучше в ЗУП — иначе при следующей синхронизации изменения могут быть перезаписаны.

Как сформировать печатную форму Т-2

Унифицированная форма Т-2 — это печатный документ, который программа собирает автоматически из данных карточки. В ЗУП он формируется двумя способами: из открытой карточки сотрудника по кнопке «Печать» → «Личная карточка (Т-2)», либо из списка сотрудников — выделите строку и вызовите печать через кнопку «Печать» в командной панели списка.

В 1С:Бухгалтерии форма Т-2 может отсутствовать в зависимости от релиза и настроек. Если её нет, проверьте журнал «Кадровые документы» или раздел отчётов по кадрам. Как вариант, данные для Т-2 выгружаются из ЗУП, если учёт распределённый.

Перед печатью проверьте полноту данных: форма Т-2 подтягивает сведения об образовании, семье, воинском учёте и трудовой деятельности. Если эти блоки в карточке не заполнены, на печати останутся пустые разделы.

Почему карточка может не открываться или не находиться

Самая частая причина — ограничение прав. Если пользователь не видит раздел «Кадры» или справочник «Сотрудники», значит, у его роли нет доступа к кадровым данным. Это настраивается администратором через профили групп доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Вторая причина — отбор в списке. В журнале сотрудников мог быть установлен отбор по подразделению, организации или скрыты уволенные. Проверьте строку отбора над списком и кнопку «Ещё» → «Настроить список». Уволенные сотрудники по умолчанию часто скрыты — включите отображение через «Ещё» → «Показать уволенных» (название зависит от релиза).

Третья ситуация — в базе несколько организаций, и сотрудник заведён в другой. Переключите отбор по организации или снимите его совсем, чтобы увидеть полный список.

Какие данные хранятся в карточке и где их искать внутри

Карточка сотрудника — это «шапка», а основная часть сведений лежит в связанных объектах. ФИО, дата рождения, ИНН и СНИЛС хранятся прямо в элементе справочника. Паспортные данные, адреса, телефоны — в регистрах сведений, открываемых по ссылкам из карточки. История изменений ФИО и документов тоже хранится с периодичностью, поэтому программа «помнит» старую фамилию и прошлый паспорт.

Кадровые события — приёмы, переводы, увольнения, отпуска — это отдельные документы, а не записи в карточке. Увидеть их можно по ссылке «Трудовая деятельность» или «Документы сотрудника» внутри карточки, либо через журналы «Приёмы на работу», «Кадровые переводы» в разделе «Кадры».

Настройка доступа и безопасность персональных данных

Личная карточка содержит персональные данные, доступ к которым регулируется законодательно. В типовых конфигурациях права разграничиваются ролями: кадровик видит кадровые данные, расчётчик — данные для начислений, руководитель — только своих подчинённых. Назначение ролей выполняет администратор через «Администрирование» → «Пользователи» → профиль группы доступа.

Не выгружайте списки сотрудников с паспортными данными в Excel без необходимости и не пересылайте их по открытым каналам — это риск утечки персональных данных с юридическими последствиями для организации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли открыть личную карточку уволенного сотрудника?

Да. Карточка уволенного не удаляется из базы. В списке сотрудников включите отображение уволенных через кнопку «Ещё» или снимите отбор, после чего откройте карточку обычным двойным щелчком. Печать Т-2 для уволенного также доступна.

Почему в форме Т-2 пустые разделы?

Форма заполняется только из внесённых данных. Пустые разделы означают, что в карточке не заполнены соответствующие блоки — образование, состав семьи, воинский учёт или трудовая деятельность. Заполните их по ссылкам внутри карточки и сформируйте печать заново.

Где карточка сотрудника в 1С:Управление нашей фирмой?

В УНФ справочник открывается через раздел «Компания» или «Зарплата и персонал» → «Сотрудники» (название зависит от релиза). Карточка содержит основные личные и кадровые сведения; полноценной формы Т-2 в УНФ, как правило, нет.

Можно ли изменить данные в карточке задним числом?

Личные данные вроде фамилии или паспорта меняются через механизм истории изменений — программа сохраняет старое значение с датой. Кадровые события задним числом оформляются документами, а не правкой карточки напрямую: ручное исправление может нарушить учёт и отчётность.

Нет раздела «Кадры» в меню — что делать?

Сначала проверьте главное меню (значок «три полоски») — раздел мог быть убран с панели навигации. Если его нет и там, вероятнее всего, у вашей учётной записи нет прав на кадровые данные. Запросите доступ у администратора базы.

Чем карточка сотрудника отличается от карточки физического лица?

В ЗУП это разные объекты: физическое лицо — человек как таковой с личными данными, сотрудник — его связь с конкретной организацией и должностью. Одно физлицо может иметь несколько карточек сотрудника, например при работе по совместительству или в нескольких организациях.