Как завести справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы в 1С:ЗУП

Когда сотрудник устраивается в организацию в середине года и приносит справку о доходах с прежнего места работы, бухгалтер обязан учесть эти данные при расчёте НДФЛ. Без внесённой справки программа не видит уже выплаченный доход и предоставленные вычеты, из-за чего стандартные вычеты на детей могут быть предоставлены повторно или сверх положенного лимита. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен специальный документ, и заводится он за несколько минут, если знать, где искать и что проверять.

Тема актуальна в первую очередь для расчётчиков зарплаты и кадровиков, которые оформляют приём на работу. Ошибка на этом этапе обнаруживается обычно только при сдаче годовой отчётности или при проверке, а исправлять её приходится уточнёнными расчётами и перерасчётом налога. Поэтому важно сразу правильно ввести данные справки и убедиться, что программа учла их при расчёте.

Когда справку нужно заводить в программу

Справка о доходах с прежнего места работы нужна программе в двух ситуациях. Первая — расчёт стандартных вычетов на детей: право на вычет сохраняется, пока доход с начала года не превысит установленный лимит, и считается этот доход суммарно по всем местам работы. Вторая — расчёт пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам: для них нужны сведения о заработке за два предшествующих календарных года.

Если сотрудник устроился с начала января или у него вообще не было доходов в текущем году, справка о доходах текущего года может отсутствовать — тогда заводить её не нужно. Но если сотрудник претендует на детские вычеты и уже где-то работал в этом году, отсутствие данных в программе почти гарантированно приведёт к излишне предоставленному вычету и недоимке по НДФЛ.

Для пособий используется другая форма — справка о сумме заработка за два календарных года (ранее форма 182н). Её тоже нужно внести, но в другой документ, и путать эти две справки нельзя: они решают разные задачи и хранятся в разных местах программы.

Где в ЗУП 3.1 находится нужный документ

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» документ называется «Справка о доходах с другого места работы» (в разных релизах встречается название «Справка с предыдущего места работы»). Найти его можно двумя путями. Первый — через раздел «Налоги и взносы»: там есть ссылка на журнал справок о доходах с прежних мест работы. Второй — из карточки сотрудника: кнопка или ссылка «Налог на доходы» / «Справки с предыдущих мест работы» в зависимости от версии релиза.

Для пособий используется отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», который находится в разделе «Отчетность, справки» или «Зарплата» — журнал справок для расчёта пособий. Не ищите данные для пособий в документе по НДФЛ: программа их оттуда не подтянет.

Если нужного пункта меню не видно, проверьте права пользователя и включённость функциональных опций. У роли «Кадровик» документы по налогам могут быть недоступны — тогда ввод справки выполняет расчётчик или бухгалтер.

Пошаговое внесение справки по НДФЛ

Создайте новый документ «Справка о доходах с другого места работы». В шапке укажите сотрудника — программа подставит организацию и год, за который применяется справка. Проверьте год: он должен совпадать с годом, за который выдана справка, иначе данные попадут не в тот налоговый период.

Далее заполните табличную часть по данным бумажной справки. Обычно требуется указать помесячно или суммарно: сумму дохода, сумму исчисленного и удержанного НДФЛ, а также предоставленные стандартные, социальные и имущественные вычеты с их кодами. Переносите данные аккуратно, сверяясь с разделами бумажной справки — коды вычетов должны совпадать с кодами в программе.

Если справка содержит доход, облагаемый по разным ставкам (например, основная база и дивиденды), вносите каждую базу отдельно, если документ это предусматривает. После заполнения проведите документ. Признак успеха — документ проведён без ошибок, а в расчёте зарплаты сотрудника программа начала учитывать указанный доход при определении права на вычеты.

1. 1
   Получите от сотрудника справку о доходах с прежнего места работы и проверьте год выдачи
2. 2
   Откройте раздел «Налоги и взносы» и создайте документ «Справка о доходах с другого места работы»
3. 3
   Укажите сотрудника и год, к которому относятся данные
4. 4
   Перенесите помесячно доходы, НДФЛ и вычеты с кодами из бумажной справки
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт НДФЛ в ближайшем начислении зарплаты

Внесение справки о заработке для расчёта пособий

Для больничных и декретных пособий создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». В нём указывается сотрудник, страхователь (прежний работодатель) и суммы заработка по каждому из двух расчётных годов отдельно. Суммы берутся из справки, которую сотрудник принёс от прежнего работодателя.

Обратите внимание на годы: заработок указывается за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, а не за текущий год. Частая ошибка — внести в справку для пособий доход текущего года, который там не нужен и на расчёт не влияет.

После проведения документа заработок автоматически подтянется в документы «Больничный лист» и «Отпуск по беременности и родам». Проверить это просто: откройте больничный сотрудника и посмотрите средний заработок — он должен увеличиться на сумму из справки.

Как проверить, что справка учлась в расчётах

Главная проверка — расчёт НДФЛ. Сформируйте для сотрудника отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Анализ НДФЛ» за текущий год: доход с прежнего места работы должен отображаться в составе дохода нарастающим итогом, а предоставленные ранее вычеты — в разделе вычетов. Если вычеты на детей у нового работодателя предоставляются, хотя суммарный доход уже превысил лимит, — справка не учтена или введена с ошибкой.

Для пособий проверка делается через документ «Больничный лист»: на вкладке расчёта среднего заработка должны быть видны суммы по прежнему страхователю. Если сумм нет — проверьте, проведена ли справка и правильно ли указаны годы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Регистр налогового учёта по НДФЛ

Норма

Доход с прежнего места работы виден нарастающим итогом, вычеты учтены

Тревожный признак

Дохода нет, вычеты предоставляются без учёта лимита

Больничный лист, средний заработок

Норма

Суммы по прежнему страхователю включены в расчёт

Тревожный признак

Учтён только заработок текущей организации

Расчётный листок сотрудника

Норма

НДФЛ рассчитан с учётом суммарного дохода за год

Тревожный признак

Вычеты на детей продолжают применяться после превышения лимита

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — неверный год в шапке документа. Справка, внесённая не за тот год, не участвует в расчёте, и бухгалтер узнаёт об этом только при сверке отчётности. Вторая ошибка — путаница между справкой для НДФЛ и справкой для пособий: данные вносятся в один документ, а ждут эффекта в другом.

Третья группа ошибок — арифметические: перенос сумм не из тех строк бумажной справки, пропуск кодов вычетов, ввод суммы удержанного налога вместо исчисленного. Перед проведением сверяйте итоговые суммы в документе с итогами бумажной справки — они должны совпадать до рубля.

Ограничения и риски самостоятельной работы

Документ влияет на налоговый учёт, поэтому работать с ним нужно аккуратно. Не редактируйте справку задним числом после сдачи отчётности по НДФЛ без анализа последствий: изменение прошлых данных может потребовать уточнённых расчётов. Перед исправлением за закрытые периоды сделайте резервную копию базы или зафиксируйте текущие значения регистров.

Если сотрудник не предоставил справку, но заявил вычеты на детей, безопаснее запросить справку письменно или взять у сотрудника заявление об отсутствии доходов. Предоставлять вычеты «на словах» рискованно: ответственность за правильность исчисления налога несёт налоговый агент, то есть работодатель.

Удобно завести правило: справка вносится в базу в день приёма сотрудника на работу, до первого расчёта зарплаты. Тогда первый же расчёт НДФЛ будет корректным и не потребует перерасчётов и ручных корректировок в середине года.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если сотрудник потерял справку с прежнего места работы?

Сотрудник может запросить справку у прежнего работодателя повторно — работодатель обязан выдать её по заявлению. Также сведения о доходах можно получить через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. До получения документа вычеты на детей лучше не предоставлять.

Нужно ли вносить справку, если сотрудник устроился в январе?

Если в текущем году у сотрудника не было доходов у других работодателей, справка не нужна. Но для расчёта пособий справка о заработке за два предыдущих года может понадобиться независимо от месяца приёма.

Почему после ввода справки вычеты на детей всё равно предоставляются?

Проверьте три момента: проведён ли документ, верно ли указан год в шапке и внесены ли суммы дохода полностью. Также убедитесь, что суммарный доход действительно превысил лимит — если нет, вычеты предоставляются правомерно.

Можно ли внести справку задним числом, если сотрудник принёс её поздно?

Да, документ можно создать датой, соответствующей периоду применения. После этого пересчитайте НДФЛ сотрудника за прошедшие месяцы текущего года — программа скорректирует налог и вычеты при следующем расчёте. Если отчётность за прошлые периоды уже сдана, оцените необходимость уточнения.

Чем отличается справка для НДФЛ от справки для пособий в ЗУП?

Это два разных документа с разным назначением. Справка о доходах с другого места работы влияет на расчёт НДФЛ и лимит вычетов в текущем году. Справка о заработке для расчёта пособий содержит заработок за два предыдущих года и используется только при расчёте больничных и декретных.