Другое · 11 мин
Как в 1С сделать выплату по больничному листу
Как оформить и выплатить больничный в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: ввод листка нетрудоспособности, расчёт пособия, выплата с авансом или зарплатой, отчёты в СФР.
Оплата больничного в 1С состоит из трёх этапов: ввод данных листка нетрудоспособности, автоматический расчёт пособия и собственно выплата денег сотруднику. Дальше работодатель передаёт сведения в СФР (бывший ФСС), который выплачивает оставшуюся часть пособия напрямую работнику. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия весь этот цикл автоматизирован, но порядок действий и состав документов различаются.
Работодатель оплачивает только первые три дня болезни за счёт собственных средств, остальные дни финансирует СФР. Именно поэтому в программе важно правильно отразить и расчёт, и выплату, и отчётность: ошибка в одном документе тянет за собой расхождения в ведомостях, НДФЛ и реестрах для фонда.
Ниже разобран рабочий порядок для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — основной конфигурации для расчёта пособий, а также особенности для 1С:Бухгалтерии, где функционал проще.
Что подготовить перед расчётом больничного
До ввода документа убедитесь, что в программе заполнены базовые данные, от которых зависит расчёт. Без них пособие посчитается неверно или не посчитается вовсе.
Во-первых, у сотрудника должны быть корректные кадровые данные: приём на работу, график, должность. Во-вторых, нужны сведения о стаже для пособий — он влияет на процент оплаты (60, 80 или 100% среднего заработка). В ЗУП стаж указывается в карточке сотрудника на вкладке «Трудовая деятельность» или вводится отдельным документом. В-третьих, заработок за расчётные годы должен быть загружен: если сотрудник работает у вас давно, данные уже есть в базе; если пришёл недавно — потребуется справка о заработке с предыдущего места работы.
Также проверьте, что в настройках учётной политики организации корректно указаны параметры расчёта пособий и что программа обновлена до актуального релиза: предельные базы и МРОТ для расчёта пособий меняются, и устаревшая версия может считать по старым лимитам.
Карточка сотрудника, сведения о страховом стаже
Справка с прошлого места работы или данные базы
Статус листка в СФР — должен быть закрыт
Обновите конфигурацию при необходимости
Как ввести больничный лист в 1С:ЗУП
Основной документ — «Больничный лист». Он находится в разделе «Зарплата» → «Больничные листы» либо в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Создайте новый документ и выберите сотрудника и организацию.
Электронный больничный (ЭЛН)
Если оформлен электронный листок нетрудоспособности, достаточно указать его номер — программа загрузит данные из СФР автоматически через встроенный обмен (при настроенном 1С-Отчётности или сервисе 1С:ЭДО). В поле «Номер ЛН» введите номер и нажмите «Получить из ФСС» / «Загрузить из СФР». Период болезни, причина нетрудоспособности и даты заполнятся сами.
Бумажный больничный
Если листок бумажный (встречается всё реже, но допустим в отдельных случаях), снимите флажок электронного формата и введите данные вручную: номер, даты нетрудоспособности, причину (заболевание, травма, уход за ребёнком и т.д.), дату выдачи. Внимательно сверьте период — от него зависит количество оплачиваемых дней.
- 1Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
- 2Выберите организацию и сотрудника
- 3Введите номер ЭЛН и загрузите данные из СФР или заполните вручную
- 4Проверьте стаж и заработок на вкладке «Оплата»
- 5Проведите документ и сверьте начисленную сумму
- 6При необходимости создайте ведомость на выплату прямо из документа
Как программа рассчитывает пособие
Расчёт выполняется автоматически при заполнении документа. Средний дневной заработок определяется из дохода за два предшествующих календарных года, делённого на 730 дней. Полученное значение умножается на процент по стажу и на количество дней болезни. Если средний заработок ниже расчёта из МРОТ или стаж меньше шести месяцев, программа применяет расчёт из МРОТ.
На вкладке «Оплата» видна разбивка: сумма за счёт работодателя (первые три дня) и сумма за счёт СФР. По кнопке печати можно вывести «Расчёт пособия к больничному листу» — удобную форму для проверки и для приложения к документам.
Обратите внимание на поле «Дата выплаты» в документе: от неё зависит, в каком периоде пособие попадёт в расчёт НДФЛ и в отчётность. По умолчанию ставится ближайшая дата выплаты зарплаты, но её можно изменить, если планируете выплатить пособие раньше — межрасчётной ведомостью.
Как выплатить больничный сотруднику
Есть два основных сценария выплаты: вместе с ближайшей зарплатой или отдельной межрасчётной выплатой. Закон требует выплатить пособие в ближайший после назначения день выплаты зарплаты, но не запрещает выплатить раньше.
Выплата вместе с зарплатой
Если больничный проведён до расчёта зарплаты за месяц, сумма пособия автоматически попадёт в ведомость на выплату зарплаты. Дополнительных действий не требуется: создайте «Ведомость в банк» (или в кассу) за период, заполните её — вместе с зарплатой подтянется и пособие.
Межрасчётная выплата
Чтобы выплатить пособие сразу, не дожидаясь зарплаты, нажмите в документе «Больничный лист» кнопку «Выплатить» — программа создаст ведомость с видом выплаты «Больничный». Либо вручную создайте ведомость (Зарплата → Ведомости в банк / в кассу) и в поле «Выплачивать» выберите «Больничные листы», затем заполните по кнопке «Заполнить». Проверьте, что в ведомости указана та же дата выплаты, что и в больничном, — иначе возможны расхождения по НДФЛ.
После проведения ведомости сформируйте платёжное поручение или реестр в банк стандартным образом. Если зарплата проектная — выгрузите реестр через обмен с банком.
Как выбрать способ выплаты
Особенности для 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 функционал по больничным проще, но для небольших организаций его достаточно. Документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Больничный лист». Данные ЭЛН можно загрузить из файла, выгруженного из личного кабинета СФР, либо ввести вручную.
Расчёт среднего заработка в Бухгалтерии выполняется по данным, введённым в программу; если зарплата в ней не велась ранее, заработок за расчётные годы придётся указать вручную в форме расчёта. Выплата оформляется ведомостью на выплату зарплаты с указанием соответствующего периода, а затем — списанием с расчётного счёта или выдачей из кассы.
Проводки формируются автоматически: начисление пособия за счёт работодателя относится на счёт затрат (20, 25, 26, 44 — по месту работы сотрудника), за счёт СФР — на счёт 69.01. Удержание НДФЛ — проводкой Дт 70 Кт 68.01. Сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 после выплаты: задолженность по сотруднику должна закрыться.
ЗУП или Бухгалтерия для больничных
Полный расчёт пособий, загрузка ЭЛН онлайн, стажи, реестры в СФР. Подходит при штате от нескольких десятков человек
Упрощённый расчёт, ручной ввод заработка, загрузка ЭЛН из файла. Достаточно для микробизнеса с редкими больничными
Сведения в СФР и отчётность
После расчёта пособия работодатель обязан передать в СФР сведения, необходимые для выплаты оставшейся части пособия. В ЗУП это делается через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо через документ «Исходящий документ СФР» / реестр сведений для назначения пособия. Программа формирует реестр автоматически на основании проведённого больничного.
Проверьте статус отправки: после приёма реестра фондом статус ЭЛН меняется, а после выплаты фондом своей части пособия листок получает итоговый статус. Если реестр отклонён, в протоколе будет указана причина — чаще всего это неверные персональные данные сотрудника (СНИЛС, ФИО, паспорт) или реквизиты банковского счёта.
Не забудьте, что суммы пособий отражаются в расчёте 6-НДФЛ (пособие — облагаемый доход) и в персонифицированных сведениях. В ЗУП эти формы заполняются автоматически при условии корректных дат выплаты в документах.
Проверка результата и типичные ошибки
После всех операций сверьте три точки контроля: сумму начисления (расчётный листок сотрудника), факт выплаты (ведомость и выписка банка) и отсутствие задолженности по счёту 70. В ЗУП удобно использовать отчёты «Расчётный листок» и «Анализ зарплаты по сотрудникам».
Как проверить результат
Пособие за счёт работодателя и СФР отражены отдельными строками
Пособие отсутствует или слилось с окладом — проверьте проведение документа
Сумма в ведомости равна начисленному пособию за вычетом НДФЛ
Сумма отличается — вероятно, неверная дата выплаты в больничном
Реестр принят, листок в итоговом статусе
Реестр отклонён — смотрите протокол ошибок
Задолженности по сотруднику нет
Остаток на счёте — выплата не проведена или проведена частично
Что важно запомнить
Весь цикл сводится к трём документам: «Больничный лист» для расчёта, ведомость для выплаты и реестр для СФР. Контролируйте стаж, заработок и дату выплаты — именно эти три параметра чаще всего становятся причиной ошибок в расчёте и отчётности.
Частые вопросы
Кто оплачивает больничный — работодатель или СФР?
Работодатель оплачивает первые три дня нетрудоспособности за свой счёт, начиная с четвёртого дня пособие выплачивает СФР напрямую сотруднику. Исключение — пособия по уходу за больным членом семьи и некоторые другие случаи: они с первого дня полностью оплачиваются фондом. В 1С это разделение видно на вкладке «Оплата» документа.
Что делать, если больничный пришёл после расчёта зарплаты?
Проведите документ «Больничный лист» текущей датой и выплатите пособие отдельной межрасчётной ведомостью кнопкой «Выплатить» из документа. Доначислять зарплату за прошлый период не требуется — пособие самостоятельная выплата, она попадёт в отчётность по фактической дате выплаты.
Нужно ли начислять страховые взносы на больничный?
Нет, пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами — ни часть работодателя, ни часть СФР. Облагается только НДФЛ, который удерживается при выплате. В 1С это настроено в виде расчёта по умолчанию, менять ничего не нужно.
Как оплатить больничный уволенному сотруднику?
Если бывший сотрудник заболел в течение 30 дней после увольнения, пособие ему положено в размере 60% среднего заработка независимо от стажа. В 1С создайте обычный документ «Больничный лист» на этого сотрудника — программа сама применит ограничение процента. Выплату оформите ведомостью на его лицевой счёт.
Программа загружает ЭЛН, но статус «не закрыт» — что делать?
Рассчитать пособие можно только по закрытому листку нетрудоспособности. Пока медицинская организация не закрыла ЭЛН, данные загружаются частично. Дождитесь закрытия листка, обновите данные из СФР в документе и только после этого проводите расчёт и выплату.
Как исправить ошибку в уже проведённом больничном?
Если выплата ещё не произведена, откройте документ, исправьте данные и перепроведите — суммы пересчитаются автоматически. Если пособие уже выплачено и отражено в отчётности, используйте механизм сторнирования и перерасчёта, а затем сдайте уточнённый 6-НДФЛ при изменении налога.