Другое · 9 мин
Как завести сотрудника в 1С: пошаговая инструкция
Как завести нового сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: карточка физлица, приём на работу, график, начисления, права доступа и проверка результата.
Заведение сотрудника в 1С — это не одно действие, а связанная цепочка: создание карточки физического лица, оформление кадрового документа «Приём на работу», назначение плановых начислений и, при необходимости, выдача доступа к программе. Если пропустить один из шагов, сотрудник появится в справочнике, но не попадёт в расчёт зарплаты, отчёты или табель.
Точный порядок зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) кадровый и расчётный контур полноценные, в 1С:Бухгалтерии — упрощённые, а в 1С:Управление торговлей или ERP сотрудник может заводиться только как ответственное лицо без расчёта зарплаты. Ниже разобран основной сценарий для 1С:ЗУП и отличия для других конфигураций.
Перед началом работы подготовьте данные сотрудника: ФИО полностью, дату рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес регистрации, дату приёма, должность, подразделение, график работы и размер оплаты. Отсутствие СНИЛС или ошибка в ФИО позже приведёт к отказу при сдаче отчётности в ПФР и ФНС.
Что подготовить перед заведением сотрудника
Главная предварительная проверка — не заведено ли это физическое лицо в базе раньше. Если сотрудник уже работал в организации и был уволен, создавать новую карточку нельзя: в базе возникнет дубль, и персонифицированная отчётность «раздвоится». Найдите существующую карточку поиском по ФИО или СНИЛС и оформите повторный приём на неё.
Также убедитесь, что в справочниках есть нужные позиции: подразделение, должность из штатного расписания и график работы сотрудника. Если график (например, сменный или «сутки через трое») ещё не создан, создайте его заранее — при приёме на работу программа потребует указать график, иначе табель и расчёт нормы времени будут неверными.
Создание физического лица и карточки сотрудника
В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Введите ФИО, дату рождения, пол. Программа автоматически создаст связанный элемент справочника «Физические лица» — именно он хранит персональные данные, а «Сотрудник» является рабочим местом физлица в конкретной организации.
Перейдите по ссылке в карточку физического лица и заполните персональные данные: СНИЛС, ИНН, документ удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан), адрес по прописке и адрес фактического проживания, контактный телефон. Статус налогового резидента и гражданство также указываются здесь — от них зависит ставка НДФЛ.
Если у сотрудника есть право на стандартные вычеты по НДФЛ (на детей), инвалидность или иные льготы, эти сведения вводятся отдельно: в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» или документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы». Без заявления вычеты применяться не будут.
- 1Проверьте поиском, нет ли физлица в базе, чтобы не создать дубль
- 2Создайте сотрудника и заполните карточку физлица: СНИЛС, документ, адреса
- 3Оформите документ «Приём на работу» с датой, должностью и подразделением
- 4Назначьте график работы и плановые начисления (оклад, надбавки)
- 5Проверьте, что сотрудник появился в штатном расписании и попадает в начисление зарплаты
Оформление документа «Приём на работу»
Ключевой документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы» или кнопка «Оформить приём» из списка сотрудников). В нём указываются организация, дата приёма, подразделение, должность, количество ставок (полная или доля ставки), вид занятости — основное место работы или совместительство.
На вкладке «Оплата труда» назначаются плановые начисления: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, надбавки, премии. Важно указать способ отражения в бухучёте, если он отличается от настроек по умолчанию, — от этого зависит, на какой счёт лягут расходы при синхронизации с бухгалтерией.
На вкладке «Трудовой договор» фиксируются номер и дата договора, условия испытательного срока, характер работы. Эти данные используются в печатной форме приказа по форме Т-1 и в отчёте «Сведения о трудовой деятельности» (ЭТК). После заполнения проведите документ и распечатайте приказ при необходимости.
Особенности для разных конфигураций 1С
В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) сотрудник создаётся в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Кадровые документы здесь упрощены: приём оформляется прямо из карточки сотрудника по кнопке «Приём на работу», без полноценного штатного расписания. Начисление зарплаты выполняется документом «Начисление зарплаты», который подтянет сотрудника только после оформленного приёма.
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP сотрудник может заводиться без кадрового контура — например, как ответственное лицо для документов или как менеджер. В этом случае достаточно справочника «Сотрудники» (или «Пользователи» для доступа), а расчёт зарплаты ведётся в отдельной программе 1С:ЗУП с последующей синхронизацией.
Где заводить сотрудника
Полный кадровый учёт, приём, переводы, увольнения, расчёт зарплаты и отчётность. Подходит, если ведётся кадровый учёт
Упрощённый учёт: приём, начисление зарплаты, НДФЛ и взносы. Достаточно для небольшой компании без отдела кадров
Сотрудник как ответственный или пользователь, без расчёта зарплаты. Зарплата считается в ЗУП и передаётся синхронизацией
Выдача доступа в программу новому сотруднику
Если сотрудник должен работать в 1С сам (менеджер, кладовщик, кадровик), ему нужна учётная запись пользователя. В клиент-серверном режиме откройте «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи», создайте нового пользователя, свяжите его с физлицом и назначьте группу доступа или профиль ролей.
Не выдавайте полные права «на всякий случай»: используйте типовые профили — «Менеджер по продажам», «Кадровик», «Расчётчик зарплаты». Пароль задайте временный и включите требование смены при первом входе. В файловой базе пользователи заводятся аналогично, но учтите, что список пользователей общий для всей информационной базы.
Проверка результата и типовые проблемы
После завершения всех шагов проверьте результат по контрольным точкам: сотрудник отображается в списке сотрудников организации, приём проведён, плановые начисления видны в карточке, сотрудник попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц. Если приём был в середине месяца, программа рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику.
Дополнительно сформируйте табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13»): сотрудник должен появиться в нём с даты приёма. Если сотрудника нет в табеле — чаще всего не назначен график или неверно указано подразделение. Если нет в начислении зарплаты — проверьте, проведён ли приём и назначены ли плановые начисления.
Как проверить результат
Строка с сотрудником появляется при заполнении документа
Сотрудника нет в списке — приём не проведён или нет начислений
Сотрудник есть в табеле с даты приёма, норма дней соответствует графику
Пустой табель или неверная норма — проверьте график работы
Позиция закрыта принятым сотрудником
Позиция свободна — приём не оформлен на эту позицию
Частые вопросы о заведении сотрудников в 1С
Что важно запомнить
Сначала физлицо, затем проведённый «Приём на работу» с графиком и начислениями. Проверяйте результат через начисление зарплаты и табель. Не создавайте дубли физлиц и не выдавайте лишние права доступа.
Можно ли завести сотрудника без СНИЛС?
Технически программа позволит сохранить карточку, но при отправке отчётности в ПФР и ФНС такие сведения будут отклонены. Запросите СНИЛС у сотрудника до оформления приёма или внесите его сразу после получения.
Что делать, если сотрудник уже работал в компании раньше?
Найдите его карточку физлица поиском по ФИО или СНИЛС и оформите новый документ «Приём на работу» на существующее физлицо. Создавать новую карточку нельзя — это создаст дубль и исказит персонифицированную отчётность.
Сотрудник заведён, но не попадает в начисление зарплаты. Почему?
Наиболее частые причины: документ «Приём на работу» не проведён, не назначены плановые начисления, дата приёма позже расчётного месяца или сотрудник принят в другую организацию базы. Проверьте эти пункты по порядку.
Как оформить внешнего совместителя?
В документе «Приём на работу» в поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство» и укажите долю ставки. Физлицо при этом может быть уже заведено в базе как сотрудник другой организации — используйте существующую карточку.
Нужно ли заводить сотрудника и в ЗУП, и в Бухгалтерии отдельно?
Нет, если настроена синхронизация между программами: сотрудники и кадровые документы переносятся из 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерию автоматически. Ручное дублирование ввода приведёт к расхождениям и дублям при обмене.
Как исправить ошибку в ФИО или дате приёма?
ФИО исправляется в карточке физлица по ссылке «Изменить фамилию» (с указанием даты изменения, если это смена фамилии). Ошибочную дату приёма правят в самом документе «Приём на работу», если по нему ещё не рассчитана зарплата; иначе потребуется перерасчёт.