Другое · 10 мин
Как завести позицию в 1С: штатное расписание и номенклатура
Как завести штатную позицию в 1С:ЗУП и позицию номенклатуры в 1С:Управление торговлей: пошаговые инструкции, проверка результата, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Под фразой «завести позицию в 1С» обычно скрываются две разные задачи. Первая — создать позицию штатного расписания в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), чтобы затем принять на неё сотрудника и начислять зарплату. Вторая — завести позицию номенклатуры (товар, услугу, материал) в торговых и учётных конфигурациях: «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP». Порядок действий в этих сценариях принципиально разный, поэтому сначала определите, какая именно позиция вам нужна.
Штатная позиция — это элемент справочника «Позиции штатного расписания», который связывает подразделение, должность, количество ставок и условия оплаты. Без неё невозможно оформить приём на работу, если в компании ведётся штатное расписание. Позиция номенклатуры — это карточка товара или услуги, которая используется в документах закупки, продажи и складского учёта. Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами и контрольными точками.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на редактирование соответствующих справочников. Если кнопки «Создать» нет или поля недоступны, обратитесь к администратору 1С — работать под чужой учётной записью или просить коллегу вносить данные «за вас» не стоит: это нарушает разграничение ответственности и затрудняет аудит изменений.
Определите, какая позиция вам нужна
Ошибка на этом этапе — самая частая причина путаницы. Если вы оформляете сотрудника, работаете с кадровыми приказами и расчётом зарплаты — вам нужна позиция штатного расписания в 1С:ЗУП. Если вы вводите товар для продажи, закупки или складского учёта — речь идёт о номенклатуре в торговой конфигурации.
Быстрый ориентир: посмотрите на название программы в заголовке окна или в меню «Справка» → «О программе». Если там «Зарплата и управление персоналом» — работайте по первому сценарию. Если «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» или «ERP» — по второму. В «1С:Бухгалтерии» тоже есть номенклатура, и логика её создания близка к торговым конфигурациям.
Как выбрать сценарий
Как завести позицию штатного расписания в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Штатное расписание» (в некоторых настройках интерфейса — «Кадры» → «Позиции штатного расписания»). Если штатное расписание в программе ещё не ведётся, система предложит включить эту настройку: перейдите в «Настройка» → «Кадровый учёт» и установите флажок ведения штатного расписания. Учтите, что после включения приём сотрудников без указания позиции станет невозможен.
Нажмите «Создать». В открывшейся форме заполните обязательные поля: подразделение (выбирается из справочника «Подразделения»), должность (из справочника «Должности» — если нужной нет, создайте её прямо из поля выбора), дату утверждения позиции и количество ставок. Количество ставок может быть дробным — например, 0,5 для полставки.
На вкладке «Оплата труда» укажите начисления, назначаемые по этой позиции: оклад, надбавки, премии. Для каждого начисления задайте размер или способ расчёта. Эти данные подтянутся в приказ о приёме на работу автоматически, поэтому заполняйте их внимательно: ошибка в размере оклада на позиции приведёт к неверному расчёту зарплаты всех сотрудников, принятых на эту позицию.
Сохраните позицию кнопкой «Записать и закрыть». Если в вашей настройке используется утверждение штатного расписания приказом, позиция вступит в силу после проведения документа «Утверждение штатного расписания». Проверьте результат: откройте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») и убедитесь, что новая строка там отображается с верными ставками и окладом.
- 1Проверьте, что в настройках кадрового учёта включено ведение штатного расписания
- 2Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать»
- 3Укажите подразделение, должность, дату и количество ставок
- 4Заполните вкладку «Оплата труда»: оклад, надбавки, премии
- 5Запишите позицию и при необходимости утвердите изменения приказом
- 6Проверьте отображение позиции в отчёте «Штатное расписание»
Если должность или подразделение ещё не созданы
Позиция всегда привязана к существующему подразделению и должности. Если нужного подразделения нет, создайте его заранее в справочнике «Подразделения» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от настройки интерфейса), указав наименование и, при необходимости, родительское подразделение. Должность создаётся в справочнике «Должности» — достаточно наименования, остальные реквизиты (категория, условия труда) заполняйте по мере необходимости для отчётности.
Как завести позицию номенклатуры в торговых конфигурациях
В «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ также доступен путь «CRM и маркетинг» или «Закупки» → «Номенклатура» в зависимости от настроек). В «1С:Бухгалтерии» путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». Нажмите «Создать».
Заполните ключевые реквизиты карточки. Наименование — рабочее название для внутреннего учёта, полное наименование используется в печатных формах документов. Вид номенклатуры определяет тип (товар, услуга, работа, набор) и настройки учёта по умолчанию — выбирайте его в первую очередь, потому что от вида зависят остальные поля. Единица измерения подставляется из классификатора (штуки, килограммы, услуга и т.д.). Ставка НДС влияет на цены и налоговые документы — установите актуальную для вашего случая.
Если ведётся учёт по характеристикам (размеры, цвета) или сериям, включите соответствующие флажки в настройках вида номенклатуры, а не в каждой карточке отдельно. После записи карточки можно задать цены документом «Установка цен номенклатуры», штрихкоды — в табличной части карточки, а для товаров — складские параметры.
Проверка результата после создания позиции
Создание записи — только половина задачи. Убедитесь, что позиция работает в документах. Для штатной позиции проверьте возможность приёма: создайте черновик документа «Приём на работу», выберите новую позицию и убедитесь, что подтянулись оклад и начисления. Проводить документ ради проверки не обязательно — закройте его без сохранения.
Для номенклатуры проверьте, что позиция доступна в документе продажи или закупки, корректно подставляется цена (если она установлена) и ставка НДС. Если товар складской — убедитесь, что по нему можно оформить оприходование и что он отображается в отчёте по остаткам после первого движения.
Как проверить результат
Строка отображается с верным подразделением, ставками и окладом
Позиции нет в отчёте или не утверждена дата вступления в силу
Начисления и оклад подставляются автоматически
Поля оплаты пустые — не заполнена вкладка «Оплата труда»
Подставляются единица измерения, ставка НДС и цена
Цена пустая — не проведён документ установки цен
Типичные ошибки и как их избежать
Наиболее болезненная ошибка в 1С:ЗУП — создание новой позиции вместо изменения существующей. Если у сотрудника изменился оклад или подразделение, не заводите дубль: используйте документы «Изменение штатного расписания» или «Кадровый перевод». Иначе в штатном расписании накопятся «мёртвые» позиции, а история изменений станет нечитаемой.
В номенклатуре типичны три проблемы: неверно выбранный вид номенклатуры (услуга заведена как товар — начинаются вопросы со складским учётом и остатками), неправильная ставка НДС (ошибка уйдёт в счета-фактуры и декларацию) и дубли карточек с похожими наименованиями. Перед массовым заведением позиций договоритесь внутри компании о едином формате наименований.
Ограничения и когда лучше привлечь специалиста
Самостоятельное создание отдельной позиции — безопасная операция, если вы проверяете результат. Но есть ситуации, где ошибка затронет данные всей компании: включение или отключение ведения штатного расписания «задним числом», изменение настроек учёта номенклатуры (характеристики, серии), массовая загрузка позиций из Excel или из внешних систем. Перед такими действиями сделайте резервную копию информационной базы или выполните их сначала на тестовой копии.
Если конфигурация доработана под вашу компанию, стандартные пути меню могут отличаться, а часть реквизитов — заполняться по особым правилам. В этом случае ориентируйтесь на внутренние инструкции организации или уточняйте порядок у специалиста, который сопровождает вашу 1С.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли завести позицию без даты утверждения?
В 1С:ЗУП дата вступления позиции в силу обязательна, если штатное расписание ведётся с историей изменений. Без корректной даты позиция не попадёт в отчёты и не будет доступна для приёма сотрудника на нужный период. Если требуется «черновик», сохраните позицию, но не утверждайте её приказом до готовности.
Почему созданная позиция не видна при приёме сотрудника?
Чаще всего причина в дате: позиция действует с более поздней даты, чем дата приёма, либо изменения штатного расписания не утверждены документом. Также проверьте, что позиция не закрыта и относится к нужной организации — в многофирменной базе выбор ограничен текущей организацией.
Как завести сразу много позиций номенклатуры?
Используйте штатную загрузку из табличного документа: в большинстве конфигураций она доступна в списке номенклатуры через «Ещё» или через обработку «Загрузка данных из файла». Подготовьте Excel с колонками наименования, вида, единицы измерения и ставки НДС и сначала проверьте загрузку на нескольких строках.
Что делать, если случайно создали дубликат позиции?
Если по дублю ещё нет документов, просто пометьте его на удаление. Если документы уже есть, в номенклатуре используйте обработку поиска и замены дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), а штатную позицию закройте документом изменения штатного расписания с корректной датой.
Можно ли изменить вид номенклатуры после создания карточки?
Да, пока по позиции нет движений, вид меняется свободно. После появления документов смена вида может быть ограничена программой, особенно при переходе между товаром и услугой. В этом случае корректнее создать новую карточку и перенести остатки документами.
Что важно запомнить
Сначала определите тип позиции: штатная (1С:ЗУП, раздел «Кадры») или номенклатура (торговые конфигурации и бухгалтерия). Заполняйте обязательные реквизиты полностью, проверяйте результат в документах и отчётах, избегайте дублей и не меняйте глобальные настройки учёта без резервной копии.