Как в 1С настроить рассылку расчетных листков на электронную почту

Рассылка расчетных листков по электронной почте избавляет бухгалтерию от печати и раздачи бумажных копий, а сотрудники получают документ в день выплаты зарплаты. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8 для этого используются механизмы «Отчеты и обработки» и «Рассылки отчетов», которые работают без доработок.

Ниже разобран полный цикл настройки: от учетной записи почты до проверки доставки и защиты файла паролем. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — там расчетные листки формируются по каждому сотруднику автоматически. В 1С:Бухгалтерии 8 логика аналогична, отличаются только названия разделов.

Что понадобится перед началом настройки

Для работы рассылки нужны три вещи: права администратора или расчетчика зарплаты, корпоративный почтовый ящик для отправки (обычно заводят отдельный, например зарплатный) и заполненные адреса электронной почты у сотрудников. Если адреса не заполнены, программа просто не найдет получателей.

Почтовый ящик лучше создать отдельный, а не использовать личную почту расчетчика. Это упрощает смену сотрудника, отвечающего за рассылку, и позволяет задать для ящика отдельный пароль приложения. У большинства почтовых сервисов для внешних программ требуется именно пароль приложения, а не основной пароль от ящика.

Адреса сотрудников проверяются в справочнике «Физические лица» (или в карточке сотрудника) — вид контактной информации «Адрес электронной почты». Удобно выгрузить список сотрудников без email и запросить адреса заранее, иначе часть листков уйдет «в никуда» без явной ошибки.

Настройка учетной записи электронной почты

Откройте «Администрирование» → «Органайзер» → «Учетные записи электронной почты» (в некоторых версиях путь: «Администрирование» → «Обмен электронными письмами»). Создайте новую учетную запись и укажите адрес отправителя, сервер исходящей почты (SMTP), порт и тип шифрования.

Для большинства корпоративных и публичных почтовых служб подходит порт 465 с SSL или 587 с STARTTLS. Если почта корпоративная на собственном домене, параметры SMTP уточните у системного администратора. После заполнения нажмите «Проверить настройки» — программа отправит тестовое письмо и сообщит об успехе или ошибке подключения.

Типичная проблема на этом шаге — блокировка со стороны почтового сервиса. Многие сервисы по умолчанию запрещают доступ «небезопасным приложениям» и требуют создать отдельный пароль приложения в настройках безопасности ящика. Используйте именно его, а не основной пароль.

Создание рассылки отчетов с расчетными листками

Перейдите в «Отчеты, обработки» → «Рассылки отчетов» (в ЗУП 3.1: «Настройка» → «Рассылки отчетов»). Создайте новую рассылку, задайте понятное название, например «Расчетные листки за месяц», и укажите учетную запись отправителя, созданную на предыдущем шаге.

На вкладке «Отчеты» добавьте отчет «Расчетный листок». Ключевой момент — настройка варианта отчета: установите группировку или отбор «по сотрудникам», чтобы программа сформировала отдельный файл для каждого работника. В настройках формата выберите PDF — его удобно открывать на любом устройстве и он не редактируется.

На вкладке «Получатели» укажите способ определения адресов: «Получатели определяются по данным отчета» — адрес подставится из контактной информации физического лица, по которому сформирован листок. Это самый надежный вариант: каждый сотрудник получит только свой документ.

1. 1
   Создайте учетную запись почты: Администрирование → Учетные записи электронной почты, проверьте соединение
2. 2
   Заполните email сотрудников в справочнике «Физические лица»
3. 3
   Создайте рассылку: Настройка → Рассылки отчетов → Создать
4. 4
   Добавьте отчет «Расчетный листок» с группировкой по сотрудникам, формат PDF
5. 5
   Укажите получателей «по данным отчета», задайте расписание
6. 6
   Выполните тестовую рассылку на свой адрес и проверьте результат

Расписание и автоматический запуск

На вкладке «Расписание» задайте периодичность — обычно ежемесячно, в день выплаты зарплаты или на следующий рабочий день после окончательного расчета. Важно, чтобы к моменту рассылки документы «Начисление зарплаты и взносов» были проведены, иначе листки сформируются с неполными данными.

Автоматическое выполнение рассылок работает только при включенных регламентных заданиях. В файловой базе проверьте «Администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные операции». В клиент-серверном варианте задания выполняются сервером 1С и не зависят от того, открыта ли программа у расчетчика.

На первое время разумно оставить запуск вручную: кнопка «Выполнить сейчас» в форме рассылки. После двух-трех успешных ручных отправок с проверкой результата можно включать автоматическое расписание.

Защита расчетных листков паролем

Расчетный листок — документ с персональными данными, и отправка его открытым файлом по почте создает риск утечки. В типовой рассылке отчетов есть настройка защиты: в параметрах формата файла можно указать архивацию в ZIP с паролем. Пароль может быть общим для всех или формироваться по шаблону, например из части СНИЛС или даты рождения сотрудника.

Если используется индивидуальный пароль, сотрудник должен знать правило его формирования. Обычно правило сообщают один раз через приказ или памятку: «пароль — последние четыре цифры СНИЛС». Не отправляйте пароль в том же письме, что и файл, — это обесценивает защиту.

Перед массовой рассылкой сделайте тест на двух-трех сотрудниках из отдела расчета: проверьте, что файл открывается, пароль подходит, а в листке корректные суммы. Ошибку в шаблоне пароля или группировке отчета гораздо дешевле поймать на тесте, чем после отправки всему штату.

Проверка результата и типичные ошибки

После выполнения рассылки откройте ее журнал: в форме рассылки есть ссылка на события выполнения, где видно, сколько писем сформировано, сколько отправлено и по каким адресам возникли ошибки. Ошибки доставки (неверный адрес, переполненный ящик) фиксируются отдельно от ошибок формирования отчета.

Контрольный признак корректной работы: количество отправленных писем совпадает с количеством сотрудников, получавших начисления за период, а у получателей файл открывается и содержит данные только конкретного человека. Если сотрудник получил чужой листок — ошибка в настройке группировки отчета или в привязке адресов к физическим лицам.

Ограничения типового механизма и альтернативы

Типовая рассылка отправляет листки только на адреса из справочника физических лиц и не умеет учитывать уволенных сотрудников гибко — отбор придется настраивать в отчете. Также механизм не подходит, если нужны разные шаблоны писем для разных подразделений: текст письма один на всю рассылку.

Альтернативы: личный кабинет сотрудника (сервис 1С:Кабинет сотрудника), где листки публикуются автоматически и доступны с телефона, либо сторонние сервисы рассылки, интегрируемые через обработки. Для небольших организаций до нескольких десятков человек иногда проще формировать листки в PDF пакетно и отправлять вручную, но это не масштабируется.

Сравнение вариантов

Рассылка отчетов в 1С:ЗУП

Подходит большинству организаций, не требует доработок; ограничение — один шаблон письма и зависимость от заполненности адресов

1С:Кабинет сотрудника

Листки доступны в личном кабинете и мобильном приложении; требует подключения сервиса и регистрации сотрудников

Ручная отправка PDF

Приемлемо при малом штате; трудоемко и велик риск перепутать получателей

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправлять листки уволенным сотрудникам?

Да, если в периоде расчета у них есть начисления. Настройте отбор в отчете так, чтобы включались сотрудники с начислениями за период независимо от статуса, и убедитесь, что в карточке физического лица сохранен актуальный личный email.

Почему письма не отправляются, хотя настройки проверены?

Чаще всего почтовый сервис блокирует вход: требуется пароль приложения или включение доступа для внешних программ в настройках ящика. Также проверьте, не блокирует ли SMTP-порт антивирус или корпоративный брандмауэр.

Как изменить текст письма, которое получают сотрудники?

В форме рассылки на вкладке с параметрами письма редактируются тема и текст сообщения. Текст общий для всех получателей; персональные данные в него лучше не включать — листок уже идет вложением.

Работает ли рассылка, если база файловая и 1С закрыта?

Нет. В файловом варианте регламентные задания выполняются только при запущенном сеансе пользователя с соответствующими настройками. Для полноценной автономной рассылки нужен клиент-серверный вариант либо ручной запуск по кнопке «Выполнить сейчас».

Что делать, если сотрудник получил чужой расчетный листок?

Немедленно проверьте настройку группировки отчета и привязку адресов к физическим лицам, остановите рассылку до исправления. Зафиксируйте инцидент по внутреннему регламенту защиты персональных данных — это утечка, требующая реакции ответственного за обработку ПДн.