Как завести дополнительный отпуск в 1С:ЗУП

Дополнительный отпуск в 1С:ЗУП 3.1 заводится в два этапа: сначала создаётся вид отпуска в справочнике «Виды отпусков», затем для него настраивается начисление и правила предоставления — через штатное расписание, позицию сотрудника или документ ввода остатков. Без корректной связки этих элементов программа не сможет ни рассчитать остаток дней, ни оплатить отпуск в расчёте.

Типичные ситуации, когда требуется новый вид отпуска: отпуск за ненормированный рабочий день, дополнительный отпуск за вредные условия труда по результатам спецоценки, «северный» дополнительный отпуск, дополнительные дни по коллективному договору. Для каждого случая настройки отличаются: где-то нужен подсчёт стажа, где-то — фиксированное количество дней в год.

Ниже разобран полный порядок действий: от создания вида отпуска до проверки остатков и расчёта оплаты, а также типичные ошибки, из-за которых дни не начисляются или отпуск не попадает в документ «Отпуск».

Как устроен механизм отпусков в 1С:ЗУП

Программа хранит информацию об отпусках в трёх связанных объектах. Первый — справочник «Виды отпусков», где фиксируется сам факт существования отпуска и его характеристики: ежегодный он или нет, как считается стаж. Второй — начисление, которое отвечает за оплату дней отпуска при расчёте. Третий — настройка количества дней: сколько дней положено сотруднику на конкретной должности или лично ему.

Остатки отпусков ЗУП считает автоматически: при приёме на работу сотруднику назначается право на определённое количество дней в год, и программа накапливает их пропорционально отработанному времени, а при оформлении отпуска — списывает. Если какой-то из трёх элементов не настроен, цепочка разрывается: чаще всего пользователи создают вид отпуска, но забывают указать количество дней, и остаток остаётся нулевым.

Создание вида отпуска в справочнике

Откройте раздел «Настройка» и перейдите по ссылке «Виды отпусков». Если ссылка не видна, проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний («Настройка → Расчёт зарплаты») включён учёт отпусков. Нажмите «Создать» и заполните карточку нового вида отпуска.

Основные поля карточки: наименование (например, «Дополнительный отпуск за вредные условия труда»), признак «Отпуск является ежегодным» — для дополнительных ежегодных отпусков его нужно установить, и настройка стажа. От корректности признака ежегодности зависит, будет ли программа накапливать дни пропорционально рабочему году сотрудника.

Обратите внимание на флажок «Предоставлять отпуск всем сотрудникам» и настройку стажа. Если отпуск положен только части работников (например, за вредность), признак общего предоставления не устанавливают, а количество дней задают точечно — на уровне позиции штатного расписания или конкретного сотрудника.

1. 1
   Откройте «Настройка → Виды отпусков» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите наименование, например «Доп. отпуск за ненормированный день»
3. 3
   Установите признак «Отпуск является ежегодным»
4. 4
   Настройте состав стажа, если дни должны накапливаться только за фактически отработанное время
5. 5
   Запишите элемент и проверьте, что он появился в списке

Настройка начисления для оплаты отпуска

Вид отпуска сам по себе не оплачивает дни — для расчёта нужно начисление. Во многих случаях оно создаётся автоматически при записи вида отпуска, но стоит проверить: откройте «Настройка → Начисления» и найдите начисление с именем вашего отпуска (обычно «Отпуск дополнительный (….)»).

В карточке начисления проверьте вкладку «Основное»: назначение должно быть «Оплата отпуска», способ расчёта — по среднему заработку. На вкладке «Зависимости» и в настройках приоритета обычно ничего менять не требуется — типовой шаблон корректен для большинства случаев.

Если отпуск должен оплачиваться по особым правилам (например, не входить в базу районного коэффициента или облагаться взносами иначе), настройки на вкладках «Налоги, взносы, бухучёт» корректируют отдельно. Перед изменением типовых параметров налогообложения сверьтесь с действующими нормами или привлеките специалиста — ошибка здесь влияет на отчётность.

Назначение количества дней сотрудникам

После создания вида отпуска и начисления нужно указать, сколько дней положено и кому. Есть три рабочих способа, выбор зависит от того, на каком уровне закреплено право на отпуск.

Через штатное расписание

Если отпуск положен всем, кто занимает определённую должность (классический случай — вредные условия по спецоценке), откройте позицию штатного расписания и на вкладке с отпусками добавьте строку: вид отпуска и количество дней в год. Все сотрудники, принятые на эту позицию, получат право на дни автоматически.

Через карточку сотрудника или кадровый документ

Когда отпуск индивидуален (например, предоставлен по трудовому договору конкретному работнику), количество дней задаётся в документе «Приём на работу», «Кадровый перевод» или в карточке сотрудника по ссылке «Отпуска». Там же можно скорректировать право при изменении условий труда.

Ввод остатков на начало учёта

Если учёт в ЗУП начат не с нуля, накопленные ранее дни вводят документом «Начальная штатная расстановка» или специальным вводом остатков отпусков (доступен из карточки сотрудника, ссылка «Отсутствия и остатки отпусков»). Укажите остаток дней по каждому виду отпуска на дату начала учёта, иначе программа начнёт накопление с нуля и задолженность перед сотрудником «потеряется».

Где задавать количество дней

Штатное расписание

Подходит, когда отпуск привязан к должности. Ограничение: нельзя назначить индивидуально одному сотруднику на позиции.

Карточка сотрудника / кадровый документ

Подходит для индивидуальных прав по трудовому договору. Ограничение: при переводе настройку нужно пересматривать.

Ввод остатков

Только для переноса накопленных дней при старте учёта. Не создаёт право на новые дни — его задают отдельно.

Настройка стажа для накопления дней

Для дополнительных отпусков «за фактически отработанное время» (типичный пример — вредные условия) важно, чтобы стаж считался только за периоды работы в соответствующих условиях, без учёта отпусков, больничных и прочих отсутствий. В карточке вида отпуска перейдите к настройке стажа и укажите, какие периоды в него включаются.

В типовой конфигурации состав стажа настраивается через виды стажа и исключаемые периоды. Если настройка оставлена по умолчанию, программа может посчитать стаж по календарю, и сотрудник получит больше дней, чем положено. Для отпуска за ненормированный рабочий день, наоборот, стаж обычно не ограничивают — дни предоставляются за рабочий год целиком.

Проверка результата: остатки и расчёт

Первый контроль — остаток отпуска. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке об остатках отпусков либо сформируйте отчёт «Остатки отпусков» из раздела «Кадры → Отчёты». По новому виду отпуска должно отображаться накопленное количество дней. Если остаток нулевой, а рабочий период уже идёт — право на дни не назначено.

Второй контроль — расчёт оплаты. Создайте документ «Отпуск» (раздел «Зарплата»), выберите сотрудника и на вкладке дополнительных отпусков укажите новый вид отпуска и период. Программа должна рассчитать средний заработок и сумму отпускных. Если вид отпуска не выбирается или сумма равна нулю — проверьте начисление и признак ежегодности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в отчёте «Остатки отпусков»

Норма

Дни накапливаются пропорционально отработанному времени

Тревожный признак

Остаток нулевой или не меняется месяцами

Документ «Отпуск»

Норма

Вид отпуска доступен для выбора, сумма рассчитана по среднему заработку

Тревожный признак

Вид отпуска отсутствует в списке выбора или сумма равна нулю

Справка об остатках из карточки сотрудника

Норма

Новый отпуск присутствует отдельной строкой с указанием рабочего года

Тревожный признак

Строки нет или рабочий год не определяется

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — создан вид отпуска, но не назначено количество дней ни в штатном расписании, ни в карточке сотрудника. Внешне всё выглядит настроенным, однако накопления не происходит. Вторая типичная ситуация — забыли установить признак ежегодного отпуска, из-за чего программа не ведёт по нему рабочие годы и остатки.

Ещё одна ошибка — назначение дней в штатном расписании после приёма сотрудника. Изменение позиции действует с даты изменения, и если оформить его «задним числом» некорректно, накопление за прошлые месяцы не пересчитается автоматически. В таком случае остатки корректируют вручную через карточку сотрудника.

Учтите ограничение: один документ «Отпуск» может включать основной и дополнительные отпуска одновременно, но если сотрудник берёт только дополнительные дни без основного, документ всё равно оформляется — просто основная часть не заполняется. Удалять или переименовывать типовые виды отпусков не рекомендуется: на них завязаны типовые настройки и отчёты.

Частые вопросы

Можно ли завести несколько дополнительных отпусков для одного сотрудника?

Да. Сотруднику может быть положено несколько видов дополнительных отпусков одновременно — например, за вредность и за ненормированный день. Каждый создаётся отдельным элементом справочника со своим начислением и количеством дней, остатки ведутся раздельно.

Почему новый отпуск не виден в документе «Отпуск»?

Проверьте три вещи: записан ли вид отпуска в справочнике, создано ли для него начисление с назначением «Оплата отпуска» и есть ли у сотрудника право на дни (в позиции штатного расписания или карточке). Чаще всего причина — отсутствие назначенных дней.

Как перенести остатки дополнительного отпуска из другой программы?

Остатки вводятся вручную через карточку сотрудника (ссылка об остатках отпусков) или документ начальной штатной расстановки: укажите рабочий год и количество неиспользованных дней на дату начала учёта. Автоматической загрузки остатков из внешних систем в типовой поставке нет.

Нужно ли создавать отдельное начисление для каждого вида отпуска?

Да, для оплаты каждого вида отпуска используется своё начисление — так программа корректно связывает дни с расчётом и формирует расчётные листки. Обычно начисление создаётся автоматически при записи вида отпуска, достаточно проверить его наличие.

Что делать, если дни начисляются, но неправильно считается стаж?

Откройте карточку вида отпуска и проверьте настройку состава стажа: какие периоды включаются и исключаются. Для отпуска за вредные условия из стажа должны исключаться отпуска, больничные и простои. После исправления настройки остатки за прошлые периоды пересчитывают вручную.

Можно ли изменить количество дней в середине года?

Да, изменение оформляется через изменение позиции штатного расписания или кадровый перевод с новой даты. Дни, накопленные по старому правилу, сохраняются; новые начисляются пропорционально с даты изменения. Задним числом такие изменения делать не следует.