Другое · 11 мин
Как посмотреть дату рождения в 1С
Где в 1С хранится дата рождения сотрудника или контрагента: карточка физлица, справочники, отчеты и запросы. Инструкции для ЗУП, Бухгалтерии и ERP.
Дата рождения в программах 1С хранится не в одном месте, а в нескольких связанных объектах: в карточке физического лица, в карточке сотрудника, в справочнике контрагентов (если речь о физлице-покупателе или ИП) и в регистрах сведений. Где именно искать информацию, зависит от конфигурации — ЗУП, Бухгалтерия, ERP, Управление торговлей — и от того, кто вас интересует: штатный сотрудник, контрагент или пользователь базы.
Чаще всего вопрос возникает у кадровиков и бухгалтеров, которым нужно быстро проверить данные для отчетности в СФР, ПФР-форм, расчета стажа или заполнения личной карточки Т-2. Второй типовой сценарий — поиск даты рождения клиента в торговой базе для программы лояльности или поздравлений. Ниже разобраны оба случая с конкретными путями по меню.
Важно понимать: дата рождения относится к персональным данным. Доступ к ней в 1С обычно ограничен правами, и если вы не видите нужное поле — скорее всего, дело не в программе, а в настройках профиля доступа. Этому тоже посвящен отдельный раздел.
Где в 1С хранится дата рождения: логика размещения данных
В типовых конфигурациях 1С персональные данные человека отделены от его «ролей». Есть справочник «Физические лица», где хранятся ФИО, пол, дата рождения, ИНН, СНИЛС и документы удостоверения личности. Отдельно существуют справочники «Сотрудники», «Контрагенты», «Пользователи» — они ссылаются на физлицо, но сами дату рождения не дублируют.
Из этого следует практическое правило: если в карточке сотрудника поле «Дата рождения» пустое или недоступно для редактирования, идите в карточку связанного физического лица. Обычно в форме сотрудника есть гиперссылка с ФИО — щелчок по ней открывает карточку физлица, где и находится нужное поле.
Технически дата рождения может храниться как реквизит справочника «Физические лица» либо в регистре сведений «Данные физических лиц» / «Личные данные» — зависит от конфигурации и ее версии. Для пользователя разница незаметна, но при построении отчетов и запросов это имеет значение.
Как посмотреть дату рождения сотрудника в 1С:ЗУП
В «1С:Зарплата и управление персоналом» самый быстрый путь — открыть раздел «Кадры» и выбрать пункт «Сотрудники». В списке найдите нужного человека через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком. В шапке карточки, рядом с ФИО, отображаются основные данные физического лица, включая дату рождения.
Если дата не видна в шапке, перейдите по гиперссылке на физическое лицо (обычно это ФИО синим цветом в верхней части формы). В открывшейся карточке физлица поле «Дата рождения» находится в основном блоке данных. Здесь же можно увидеть возраст, который программа вычисляет автоматически.
Альтернативный путь — раздел «Кадры» → «Физические лица». Этот справочник удобен, когда нужно проверить данные человека, который еще не оформлен как сотрудник (кандидат, совместитель из другой организации в той же базе) или уже уволен и карточка сотрудника неактивна.
- 1Откройте раздел «Кадры» и выберите «Сотрудники»
- 2Найдите человека через строку поиска по фамилии
- 3Откройте карточку сотрудника двойным щелчком
- 4Если даты нет в шапке — перейдите по ссылке на физическое лицо
- 5Проверьте поле «Дата рождения» в карточке физлица
Как найти дату рождения в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый блок урезан, но дата рождения по-прежнему доступна. Откройте меню «Справочники» → «Сотрудники», найдите человека и откройте карточку. Поле с датой рождения расположено в основной части формы либо за гиперссылкой «Личные данные» — точное расположение зависит от версии релиза.
Для контрагентов-физлиц (ИП, самозанятые, покупатели) путь другой: «Справочники» → «Контрагенты». В карточке контрагента с видом «Физическое лицо» дата рождения может находиться в полях основной формы или в дополнительных сведениях, если ее вносили нестандартно. Учтите, что в бухгалтерской конфигурации дату рождения контрагента заполняют далеко не всегда — поле может оказаться пустым просто потому, что никто его не вводил.
Если в базе ведется несколько организаций, помните: физические лица общие для всей базы, а сотрудники привязаны к конкретной организации. Один и тот же человек может числиться сотрудником в двух компаниях, но дата рождения у него одна — в карточке физлица.
Просмотр даты рождения контрагента в УТ, ERP и Комплексной автоматизации
В торговых конфигурациях дата рождения клиента чаще всего нужна для маркетинговых целей. В «1С:Управление торговлей» и ERP откройте справочник «Контрагенты» (или «Партнеры» с переходом к связанному контрагенту), найдите физическое лицо и откройте карточку. Поле «Дата рождения» доступно в основной форме для контрагентов с типом «Физическое лицо».
В ERP и КА действует двухуровневая модель «Партнер — Контрагент». Дата рождения обычно привязана к контрагенту-физлицу, а не к партнеру. Если вы открыли карточку партнера и не видите поля — проверьте связанных контрагентов через соответствующую закладку или команду перехода.
Дополнительно дату рождения могут хранить в дополнительных реквизитах и сведениях, если компания добавила их самостоятельно. Признак такой ситуации: стандартного поля нет, но в карточке есть раздел «Дополнительно» с пользовательскими полями. Проверяйте оба места.
Массовый просмотр: отчеты и списки с датами рождения
Когда нужно посмотреть даты рождения сразу нескольких сотрудников — например, для списка именинников месяца или сверки перед сдачей отчетности — открывать каждую карточку нерационально. В ЗУП используйте кадровые отчеты: раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Список сотрудников» или «Штатная расстановка». В настройках отчета (кнопка «Настройки») добавьте поле «Дата рождения», если оно не выведено по умолчанию.
В Бухгалтерии аналогичную задачу решает отчет «Список сотрудников» из раздела «Отчеты» либо универсальный отчет. В универсальном отчете выберите объект «Справочник — Физические лица» и выведите реквизит «Дата рождения» — получите таблицу по всем людям в базе с возможностью отбора и сортировки.
Для выгрузки в Excel откройте сформированный отчет и сохраните его через «Файл» → «Сохранить как». Помните, что выгрузка персональных данных должна быть обоснована рабочей задачей, а файл с датами рождения нельзя пересылать по открытым каналам без необходимости.
Что делать, если поле «Дата рождения» не видно или недоступно
Самая частая причина — ограничение прав. В типовых конфигурациях доступ к персональным данным выдается профилями «Кадровик», «Расчетчик зарплаты», «Бухгалтер» и т.п. Если у вас профиль без кадровых прав (например, только «Менеджер по продажам»), поля с датой рождения могут скрываться целиком. Решение — обратиться к администратору 1С за расширением профиля.
Вторая причина — форма открыта в упрощенном режиме или поле скрыто настройками формы. Попробуйте команду «Еще» → «Изменить форму» и проверьте, не снят ли флажок видимости у нужного поля. Возвращение настроек по умолчанию там же восстанавливает стандартный вид.
Третья ситуация — данные действительно не внесены. В ЗУП это легко проверить: при пустой дате рождения отчеты персонучета выдадут предупреждения, а в карточке физлица поле будет пустым. Заполнить его может пользователь с правами на редактирование физических лиц; для действующих сотрудников корректнее вносить данные через кадровые механизмы, чтобы они попали в учетную историю.
Как выбрать действие
Частые ошибки при поиске и проверке даты рождения
Типичная ошибка — путать карточку сотрудника и карточку физического лица. Пользователь открывает сотрудника, не находит дату и делает вывод, что ее нет в базе, хотя она заполнена в связанном физлице. Всегда проверяйте оба объекта, особенно если человек работает в нескольких организациях одной базы.
Вторая ошибка — задвоение физических лиц. Если при приеме на работу создали новое физлицо вместо выбора существующего, в базе появляются два человека с одинаковыми ФИО, но разными данными: у одного дата рождения заполнена, у другого нет. Такие дубли мешают отчетности, их нужно объединять штатной обработкой поиска и удаления дублей.
Третья ошибка — редактирование даты рождения напрямую у сотрудника, когда изменение должно идти через физлицо. В ряде конфигураций поле в карточке сотрудника доступно только для чтения именно для защиты от рассинхронизации. Если программа не дает изменить значение — это не сбой, а штатное поведение.
Что важно запомнить
Дата рождения хранится в карточке физического лица, а карточки сотрудника и контрагента лишь ссылаются на него. Для одиночного просмотра откройте физлицо через гиперссылку ФИО, для массового — отчет «Список сотрудников». Если поле не видно, проверьте настройки формы и права доступа.
FAQ: частые вопросы о дате рождения в 1С
Можно ли посмотреть дату рождения через поиск, не открывая справочники?
Да, во многих конфигурациях работает полнотекстовый поиск по данным (иконка лупы или поле поиска в шапке программы). Введите фамилию — в результатах будут и физлица, и сотрудники. Однако поиск по самой дате рождения обычно не настроен, поэтому искать человека по дате таким способом не получится.
Как узнать дату рождения уволенного сотрудника?
Карточка сотрудника после увольнения не удаляется — откройте список сотрудников и снимите отбор «показывать только действующих», если он установлен. Либо зайдите в справочник «Физические лица», где человек остается независимо от статуса трудовых отношений.
Почему в отчете дата рождения выводится не у всех сотрудников?
Отчет показывает то, что реально внесено в базу. Пустые ячейки означают, что в карточках соответствующих физлиц дата не заполнена. Сформируйте универсальный отчет по физлицам с фильтром «дата рождения не заполнена» — получите список для доработки данных.
Можно ли найти человека в базе по известной дате рождения?
Штатного поиска по дате рождения в списках обычно нет, но задачу решает универсальный отчет: выберите справочник «Физические лица», добавьте отбор по реквизиту «Дата рождения» с нужным значением — отчет покажет всех людей с этой датой.
Где смотреть дату рождения, если база самописная или сильно доработанная?
В нетиповых конфигурациях поле может называться иначе или храниться в дополнительных сведениях. Начните с карточки физлица или контрагента и проверьте раздел «Дополнительно». Если не нашли — уточните у администратора или разработчика, в каком объекте ведется учет личных данных.
Влияет ли дата рождения на отчетность в фонды?
Да, дата рождения входит в персонифицированные сведения и формы персучета. Пустое или ошибочное значение приводит к предупреждениям при проверке отчетов и может стать причиной отказа в приеме. Перед сдачей отчетности имеет смысл сверить даты рождения по всем сотрудникам через кадровый отчет.