Как завести договор подряда в 1С:ЗУП

Договор подряда в 1С:ЗУП оформляется не как трудовой договор, а как договор гражданско-правового характера (ГПХ). Программа ведёт для таких договоров отдельный учёт: подрядчик не попадает в штатное расписание, его доходы облагаются по особым правилам, а выплаты проходят через специальные документы. Ошибка на этапе заведения договора приводит к неверным взносам, искажённой отчётности в ИФНС и СФР и проблемам при проверках.

Типовая последовательность выглядит так: создаётся карточка физического лица, затем документ «Договор (работы, услуги)», по нему вводится акт выполненных работ, начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами, а выплата проводится через ведомость. Ниже разобран каждый шаг с указанием меню, реквизитов и контрольных точек.

Проверка настроек программы перед заведением договора

Прежде чем заводить первый договор подряда, убедитесь, что в настройках учётной политики включён учёт договоров ГПХ. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» и проверьте, что установлен флаг использования договоров ГПХ (в разных релизах пункт называется «Договоры ГПХ» или «Договоры на выполнение работ, оказание услуг»).

Также проверьте настройки начислений: в разделе «Настройка» → «Начисления» должны присутствовать предопределённые виды расчёта для оплаты по договорам ГПХ. В типовой поставке они уже созданы, но если они удалены или изменены, программа не сможет корректно выполнить начисление.

Ещё одна точка контроля — налоги и взносы. В настройках учётной политики должен быть указан правильный тариф страховых взносов организации, поскольку выплаты подрядчикам облагаются взносами на ОПС и ОМС по общему тарифу организации, но не облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Создание карточки физического лица и подрядчика

Договор подряда заводится на физическое лицо. Откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» и создайте новую карточку: укажите ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Эти данные обязательны — без ИНН и СНИЛС лицо не попадёт корректно в отчётность по НДФЛ и персонифицированные сведения.

Далее в разделе «Кадры» → «Сотрудники» создайте сотрудника, связанного с этим физлицом. Важный нюанс: подрядчику не нужен приказ о приёме на работу. Достаточно карточки сотрудника с указанием организации и подразделения, в котором будут учитываться затраты по договору. Вид занятости для такого сотрудника не заполняется как для штатного работника — он определяется самим договором ГПХ.

Если подрядчик уже работает в организации по трудовому договору, договор подряда оформляется на то же физическое лицо и того же сотрудника — дублировать карточки не нужно. Программа корректно разнесёт доходы по кодам: зарплата пойдёт по одним кодам дохода, вознаграждение по договору — по другим.

Заведение документа «Договор (работы, услуги)»

Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Договоры (работы, услуги)» (в некоторых релизах — в разделе «Кадры»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: организацию, сотрудника-подрядчика, дату и номер договора, период действия договора (даты начала и окончания работ).

Ключевые реквизиты документа:

• Сумма договора — полная стоимость работ по договору. От неё рассчитываются начисления при вводе актов.
• Вид договора — выберите «Договор подряда» или «Оказание услуг», от этого зависят коды дохода в отчётности.
• Подразделение и способ отражения в учёте — определяют, на какие счета затрат попадут начисления при синхронизации с бухгалтерией.
• Код дохода НДФЛ — для подряда обычно используется код 2010 (выплаты по договорам ГПХ, кроме авторских). Проверьте, что программа подставила его автоматически.

Сроки договора имеют значение для расчёта взносов и для отчётности: доход по ГПХ признаётся на дату фактической выплаты для НДФЛ, но начисление взносов происходит на дату акта. Убедитесь, что даты начала и окончания соответствуют бумажному договору.

1. 1
   Включите учёт договоров ГПХ в настройках учётной политики организации
2. 2
   Создайте физическое лицо с ИНН и СНИЛС в разделе «Кадры» → «Физические лица»
3. 3
   Создайте сотрудника, связанного с этим физлицом
4. 4
   Введите документ «Договор (работы, услуги)»: сумма, сроки, вид договора, подразделение
5. 5
   После выполнения работ введите «Акт приемки выполненных работ»
6. 6
   Проверьте начисление, НДФЛ и взносы, затем выплатите через ведомость

Начисление по договору: акт выполненных работ

Начисление вознаграждения подрядчику выполняется документом «Акт приемки выполненных работ» (раздел «Зарплата» → «Акты приемки выполненных работ»). В документе выберите ранее заведённый договор — программа подтянет сотрудника и сумму. Если оплата производится частями, в акте укажите сумму этапа, а не полную сумму договора.

После проведения акта откройте его и проверьте закладки «НДФЛ» и «Взносы». Для НДФЛ должен быть рассчитан налог по ставке, действующей для данного дохода, с кодом дохода 2010. Для взносов начисляются только взносы на ОПС и ОМС — строки по ВНиМ быть не должно. Если она появилась, значит, где-то сбита настройка вида расчёта или договор заведён некорректно.

Если подрядчику положены вычеты (стандартные или профессиональные), они предоставляются документом «Операция учета НДФЛ» или заявлением на вычеты, введённым в карточке физлица. Профессиональный вычет по договору подряда (в размере подтверждённых расходов или норматива) — отдельная история: он вводится через документ «Уведомление о вычетах» или отражается в акте, в зависимости от релиза.

Выплата вознаграждения и удержание НДФЛ

Выплата подрядчику оформляется стандартной ведомостью: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «через зарплатный проект»). При заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» программа подбирает долги перед сотрудниками, включая подрядчиков, за вычетом удержанного НДФЛ.

НДФЛ удерживается в момент выплаты и отражается в ведомости автоматически. Проверьте, что в ведомости сумма к выплате равна начислению минус налог. Срок перечисления налога в бюджет — по общим правилам для НДФЛ, удержанного налоговым агентом.

Если выплата производится в межрасчётный период (не в день зарплаты), используйте ведомость с характером выплаты, соответствующим ситуации, либо просто создайте ведомость на нужную дату — для договоров ГПХ привязка к расчётному месяцу менее жёсткая, чем для зарплаты.

Проверка результатов и отчётность

После завершения всей цепочки убедитесь, что данные попали в регламентированную отчётность. Подрядчик должен появиться в расчёте по страховым взносам (раздел 3 с суммами по ОПС и ОМС), в отчёте 6-НДФЛ с кодом дохода 2010 и в персонифицированных сведениях о физлицах.

Для быстрой проверки используйте отчёты: «Анализ НДФЛ по кодам доходов», «Анализ взносов в фонды» (раздел «Отчетность, справки»). Сверьте суммы по подрядчику с суммой акта: начисление должно совпадать, НДФЛ — равняться расчётной величине, взносы — считаться только по пенсионной и медицинской частям.

Контрольные точки

Как проверить результат

Виды взносов в акте

Норма

Начислены только взносы на ОПС и ОМС

Тревожный признак

Есть взносы на ВНиМ — настройки неверны

Код дохода НДФЛ

Норма

Код 2010 для подряда

Тревожный признак

Код 2000 (зарплата) — договор заведён не как ГПХ

Подрядчик в штатном расписании

Норма

Отсутствует, позиции нет

Тревожный признак

Появилась позиция — оформлен приём на работу вместо договора ГПХ

Ведомость на выплату

Норма

К выплате = начисление минус НДФЛ

Тревожный признак

Сумма не сходится, есть неудержанный налог

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — оформление подрядчика через приём на работу. Это приводит к начислению всех взносов, включению человека в списочную численность и лишним записям в трудовой деятельности. Если договор уже завели неправильно, документы придётся сторнировать и вводить заново.

Вторая группа ошибок — неверные даты. Договор подряда не должен «зависать» без акта дольше разумного срока: начисление взносов привязано к акту, и если акт вводится задним числом в прошлом квартале, потребуется уточнённый расчёт по взносам.

Учтите ограничение: 1С:ЗУП предназначена для учёта договоров с физическими лицами. Если подрядчик — самозанятый, ИП или организация, договор в ЗУП не заводится: такие выплаты не облагаются НДФЛ и взносами у заказчика и учитываются только в бухгалтерской программе.

Частые вопросы

Можно ли оформить договор подряда на штатного сотрудника организации?

Да, программа позволяет завести договор ГПХ на сотрудника, у которого уже есть трудовой договор. Используется та же карточка физлица и сотрудника. Однако с точки зрения контролирующих органов договор подряда с собственным работником — зона повышенного внимания: работы не должны дублировать трудовую функцию, иначе договор могут переквалифицировать в трудовой.

Нужно ли заводить договор подряда в ЗУП, если подрядчик — самозанятый?

Нет. Выплаты самозанятым не облагаются НДФЛ и взносами у заказчика, поэтому в ЗУП такой договор не учитывается. Расчёты отражаются только в бухгалтерской программе на основании акта и чека самозанятого.

Как выплатить вознаграждение по договору частями?

Введите несколько документов «Акт приемки выполненных работ» по одному договору, в каждом указывая сумму этапа. Каждый акт сформирует своё начисление, НДФЛ и взносы. Сумма всех актов не должна превышать сумму договора — программа контролирует это при проведении.

Почему подрядчик не попал в ведомость на выплату?

Чаще всего причина в том, что акт проведён в другом месяце начисления, чем период, указанный в ведомости, либо акт вообще не проведён. Проверьте также, что у сотрудника нет ручных корректировок долга (документов «Операция учета»), которые могли обнулить задолженность.

Предоставляются ли подрядчику стандартные вычеты на детей?

Да, если подрядчик подал заявление и документы, стандартные вычеты применяются к доходам по договору ГПХ. Заявление вводится через карточку физлица (сведения о вычетах НДФЛ) или документом «Заявление на вычеты НДФЛ». Вычет предоставляется за те месяцы, когда действует договор и есть доход.

Что делать, если договор завели с ошибкой и акт уже проведён?

Отмените проведение акта, исправьте договор, затем перепроведите акт. Если период уже закрыт отчётностью, исправления делаются текущим периодом через сторнирующие документы («Сторнирование начислений»), а в ИФНС и СФР подаются уточнённые расчёты. Перед исправлениями сделайте резервную копию базы.