Как завести договор ГПХ в 1С:ЗУП

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 оформляется отдельным документом и не создаёт трудовых отношений: подрядчик не получает оклад, отпускные и больничные, а вознаграждение начисляется по факту выполнения работ. Программа автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы (пенсионные и медицинские, без взносов на случай временной нетрудоспособности), включит подрядчика в регламентированную отчётность.

Ошибки при заведении договора ГПХ — одна из самых частых причин расхождений в расчёте взносов и персонифицированной отчётности. Подрядчика нельзя «оформить как сотрудника» через документ «Приём на работу»: для него предусмотрен отдельный механизм. Ниже разобран полный цикл работы с договором ГПХ — от создания физического лица до выплаты вознаграждения и проверки отчётов.

Подготовка: что проверить перед заведением договора

Перед началом работы убедитесь, что в настройках учётной политики организации корректно указаны параметры налогообложения и страховых взносов. Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» и проверьте систему налогообложения и применяемый тариф взносов. Если организация применяет пониженный тариф (например, для субъектов МСП), это должно быть отражено в настройках — иначе взносы по договору ГПХ посчитаются по стандартной ставке.

Также проверьте, что у вас есть права на разделы «Кадры» и «Зарплата», а в базе заведены актуальные данные о подрядчике: ФИО, ИНН (при наличии), СНИЛС, паспортные данные. СНИЛС обязателен для включения подрядчика в персонифицированные сведения о физлицах, поэтому запросите его до начала работы.

Создание физического лица и подрядчика

Подрядчик по договору ГПХ хранится в справочнике «Сотрудники», но приём на работу для него не оформляется. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте новый элемент. Если физическое лицо уже есть в базе (например, человек ранее работал по трудовому договору), программа предложит выбрать существующего — не создавайте дубликат, это сломает отчётность по НДФЛ и взносам.

Заполните ФИО, дату рождения, пол, гражданство. Затем по гиперссылкам в карточке введите СНИЛС, ИНН и документ, удостоверяющий личность. Эти данные критичны: без СНИЛС подрядчик не попадёт корректно в персонифицированные сведения, а без ИНН возможны проблемы при сдаче справок о доходах.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать»
2. 2
   Проверьте, нет ли физлица в базе — выберите существующего при совпадении
3. 3
   Заполните ФИО, дату рождения, пол, гражданство
4. 4
   Введите СНИЛС, ИНН и паспортные данные по ссылкам в карточке
5. 5
   Запишите карточку — приём на работу не оформляйте

Заведение документа «Договор ГПХ»

Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» либо в разделе «Кадры» → «Договоры подряда» (точное расположение зависит от настроек интерфейса и релиза). Создайте новый документ и заполните ключевые поля: организацию, подрядчика (сотрудника), дату договора и период действия — с даты начала по дату окончания работ.

В поле вида договора выберите подходящий вариант: «Договор подряда», «Договор оказания услуг» или авторский договор. От вида зависит состав начисленных взносов: по авторским договорам база для взносов уменьшается на норматив расходов, по подряду и услугам — нет. Укажите сумму договора и способ отражения в учёте (статью затрат), чтобы вознаграждение корректно попало в бухгалтерский учёт при синхронизации.

Обратите внимание на поле «Подразделение» — от него зависит, в какое подразделение попадут начисления и взносы в отчётах. Если подрядчик работает на конкретный объект, укажите соответствующее подразделение сразу, чтобы не править документы задним числом.

Начисление вознаграждения и расчёт налогов

Вознаграждение по договору ГПХ начисляется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторские)» из раздела «Зарплата». Создайте документ, укажите месяц начисления и подберите подрядчика — программа подставит действующий договор и сумму. Если оплата происходит частями по актам, заводите документ на сумму каждого акта в соответствующем месяце.

При расчёте программа автоматически исчислит НДФЛ по ставке, соответствующей статусу подрядчика (для резидентов — стандартная шкала), и страховые взносы: на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности и взносы на травматизм по договорам ГПХ по умолчанию не начисляются (травматизм — только если это прямо предусмотрено договором, тогда включите соответствующий флаг в договоре).

Дата фактического получения дохода по договору ГПХ — день выплаты, а не начисления. Это влияет на отражение в отчёте 6-НДФЛ: доход и налог попадут в тот период, когда оформлена выплата. Поэтому порядок документов важен: сначала начисление, затем ведомость на выплату.

Выплата вознаграждения подрядчику

Для выплаты используйте стандартные ведомости: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» из раздела «Выплаты». При заполнении по кнопке «Заполнить» в ведомость попадут суммы к выплате по договорам ГПХ за вычетом удержанного НДФЛ. Если подрядчик не попал в ведомость — проверьте, проведён ли документ начисления и не выплачена ли сумма ранее.

После проведения ведомости НДФЛ считается удержанным. Сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и убедитесь, что доход подрядчика отражён с кодом, соответствующим договорам ГПХ, а налог — удержан в месяце выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ начисления

Норма

Проведён, сумма, НДФЛ и взносы рассчитаны

Тревожный признак

Документ в черновике или взносы равны нулю

Ведомость на выплату

Норма

Подрядчик в списке, сумма за вычетом НДФЛ

Тревожный признак

Подрядчика нет в ведомости

Отчёт по взносам

Норма

Подрядчик есть в расчёте базы по взносам

Тревожный признак

База по ГПХ пустая при проведённом начислении

Отражение в отчётности

Подрядчики по договорам ГПХ включаются в расчёт по страховым взносам (РСВ) — в раздел 3 с соответствующей категорией застрахованного лица, а также в персонифицированные сведения о физлицах. В отчёт 6-НДФЛ доходы и налог по ГПХ попадают в периоде выплаты. Сформируйте отчёты через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и проверьте, что подрядчик присутствует в разделах.

Если подрядчик не попал в РСВ или персонифицированные сведения, типовые причины — не заполнен СНИЛС, документ начисления не проведён в закрытом месяце или договор заведён на другое физическое лицо-дубликат. Исправляйте первичные документы, а не отчёт вручную: ручные правки отчётности приводят к расхождениям при следующем формировании.

Частые вопросы по договорам ГПХ в 1С:ЗУП

Нужно ли оформлять приём на работу для подрядчика по ГПХ?

Нет. Подрядчик создаётся в справочнике «Сотрудники» как физическое лицо, но кадровый документ «Приём на работу» не оформляется. Все отношения фиксируются документом «Договор (работы, услуги)». Приём на работу создаст трудовые отношения и исказит расчёт взносов и отчётность.

Почему по договору ГПХ не начисляются взносы на травматизм?

По умолчанию это соответствует законодательству: взносы на страхование от несчастных случаев начисляются, только если такая обязанность прямо прописана в договоре. Если в вашем договоре это предусмотрено, откройте документ договора и установите соответствующий признак обложения взносами от несчастных случаев.

Как выплатить вознаграждение частями по нескольким актам?

Заводите отдельный документ «Начисление по договорам» на сумму каждого акта в месяце его подписания, затем формируйте ведомость на выплату. Сумма в самом договоре при этом может указываться общая — программа контролирует начисления в рамках договора.

Что делать, если подрядчик не попал в расчёт по страховым взносам?

Проверьте по порядку: заполнен ли СНИЛС в карточке физлица, проведён ли документ начисления в отчётном периоде, нет ли дубликата физического лица. После исправления перезаполните отчёт. Не вносите подрядчика в РСВ вручную — это вызовет расхождения при следующем формировании.

Как отразить в учёте договор с самозанятым?

Договор с самозанятым заводится аналогично, но НДФЛ и страховые взносы не начисляются — налог самозанятый платит сам. В договоре выберите соответствующий вариант налогообложения выплаты (без обложения НДФЛ и взносами) и обязательно храните чек из приложения «Мой налог» как подтверждение статуса исполнителя.