Как сделать в 1С внутреннее совместительство сотруднику

Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой сотрудник заводится как отдельный объект: у одного физического лица появляется второй сотрудник со своим договором, графиком и начислениями. Именно из-за этой двойственности у бухгалтеров и кадровиков возникает больше всего вопросов.

Ключевой принцип: в программе не создаётся новое физическое лицо. Сначала проверяется, есть ли человек в справочнике «Физические лица», а затем на него оформляется второй приём на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство». Если ошибочно создать дубликат физлица, отчёты по НДФЛ и страховым взносам разойдутся, а исправлять это придётся объединением карточек.

Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до начисления зарплаты и контроля результата. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.1), но логика применима и к другим конфигурациям на базе БСП с кадровым учётом.

Что такое внутреннее совместительство и когда оно применяется

По Трудовому кодексу совместительство — это работа по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. Внутреннее означает, что оба договора заключены с одним работодателем. Типичные ситуации: бухгалтер дополнительно ведёт кадры, уборщица совмещает две должности в разное время, инженер по вечерам работает диспетчером.

Важно не путать совместительство с совмещением должностей (расширением зон обслуживания). Совмещение выполняется в течение основного рабочего дня и оформляется допсоглашением с доплатой — в 1С для этого есть документ «Совмещение должностей». Совместительство требует отдельного договора, отдельного табеля и отдельного графика.

Если сотрудник выполняет дополнительную работу в своё основное рабочее время — это не совместительство, и оформлять его вторым приёмом на работу нельзя. Неправильный выбор формы приведёт к ошибкам в табеле и спорам при проверках.

Подготовка: проверка физического лица и настроек

Перед оформлением убедитесь, что человек уже есть в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры» → «Физические лица» или «Настройка» → «Физические лица» в зависимости от версии). Откройте карточку и проверьте ФИО, ИНН, СНИЛС и дату рождения — именно по этим данным программа объединяет налоговый учёт.

Также проверьте, что в настройках учётной политики организации разрешён приём совместителей: в типовой ЗУП это не требует отдельного включения, но в некоторых доработанных конфигурациях функциональность может быть ограничена. Если документ «Приём на работу» не даёт выбрать вид занятости, проверьте права пользователя и настройки функциональности (раздел «Настройка» → «Функциональность»).

Заранее подготовьте график работы совместителя, если подходящего нет в справочнике «Графики работы сотрудников». Для совместителей обычно создают график с неполным рабочим временем — например, 4 часа в день или по вечерам. График создаётся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников».

Оформление приёма на работу по совместительству

Основной документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» или «Все кадровые документы»). Порядок заполнения следующий.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» в разделе «Кадры»
2. 2
   В поле «Сотрудник» начните вводить ФИО — программа предложит выбрать существующее физлицо, согласитесь с выбором
3. 3
   Укажите организацию, подразделение и должность совместителя
4. 4
   В поле «Вид занятости» выберите «Внутреннее совместительство»
5. 5
   Назначьте график работы с неполным рабочим временем
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» задайте начисление (оклад по часам или по дням) и размер ставки
7. 7
   Укажите количество ставок (например, 0,5) и проверьте ФОТ
8. 8
   Проведите документ и распечатайте приказ и трудовой договор при необходимости

При выборе существующего физлица программа автоматически создаёт нового сотрудника с тем же человеком в основании. В списке сотрудников появится вторая строка с тем же ФИО — отличить её можно по должности и виду занятости. Это нормальное поведение, а не дубль.

На вкладке «Оплата труда» начисление обычно задаётся как «Оплата по окладу (по часам)» или «по дням» с указанием доли ставки. Если совместитель работает на 0,5 ставки, укажите количество ставок 0,5 — программа пересчитает ФОТ автоматически. Для почасовой оплаты выбирайте начисление с расчётом по часам, чтобы оплата зависела от фактически отработанного времени по графику.

Трудовой договор и приказ

Из документа приёма доступны печатные формы: приказ о приёме (Т-1) и трудовой договор. В договоре обязательно укажите, что работа является совместительством — это требование Трудового кодекса. Печатные формы в типовой ЗУП подставляют вид занятости автоматически, но шаблон договора стоит проверить и при необходимости доработать в настройках шаблонов.

Настройка графика и табельный учёт

Совместитель работает по отдельному графику, и табель по нему ведётся отдельно от основной должности. В документе «Табель» (если вы ведёте табель документом) сотрудник-совместитель выводится отдельной строкой. При расчёте зарплаты отработанное время определяется по его собственному графику.

Если график совместителя совпадает по структуре с уже существующим (например, «4 часа ежедневно»), создавать новый не нужно — достаточно назначить имеющийся. Но не назначайте совместителю полный график основной должности: это приведёт к завышенной норме времени и переплате.

Для ситуаций, когда совместитель отработал больше или меньше графика, используйте стандартные документы отклонений: «Отсутствие», «Отпуск», «Больничный лист» — они создаются для конкретного сотрудника, то есть для конкретной должности. Отпуск по совместительству оформляется отдельным документом и должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе.

Начисление зарплаты, НДФЛ и взносов

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов». При автоматическом заполнении программа подбирает оба места работы сотрудника: основную должность и совместительство выводятся отдельными строками с разными начислениями. Можно также создать отдельный документ только для совместителей, если по ним другая дата выплаты.

НДФЛ и страховые взносы рассчитываются в целом по физическому лицу — именно поэтому так важно, чтобы оба сотрудника ссылались на одно физлицо. Стандартные вычеты предоставляются один раз, обычно по основному месту работы. Проверьте в карточке сотрудника-совместителя, что заявление на вычеты не продублировано.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников

Норма

Два сотрудника с одним ФИО, у второго вид занятости «Внутреннее совместительство»

Тревожный признак

Два физических лица с одинаковым ФИО в справочнике

Расчётный листок

Норма

Отдельные строки по основной работе и совместительству, НДФЛ единый

Тревожный признак

По совместительству начисления отсутствуют или НДФЛ посчитан дважды с вычетами

Табель

Норма

Совместитель выведен отдельной строкой со своим графиком

Тревожный признак

Время совместителя суммируется с основной должностью

6-НДФЛ и персотчётность

Норма

Доход сведён по одному физлицу

Тревожный признак

Данные раздвоены, отчёт не проходит форматно-логический контроль

Увольнение и изменение условий совместительства

Увольнение совместителя оформляется документом «Увольнение» именно по тому сотруднику, который принят по совместительству. Основная должность при этом не затрагивается — человек продолжает работать. Обратная ситуация аналогична: увольнение с основной должности не отменяет договор совместительства автоматически.

Если совместительство становится основным местом работы, в типовой ЗУП используют кадровый перевод: сначала увольняют с совместительства или меняют вид занятости через «Кадровый перевод», в зависимости от выбранной кадровой схемы. Прямой смены вида занятости одним полем в программе нет — это частая причина ошибок.

Изменение оклада, графика или доли ставки по совместительству оформляется документами «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» — так же, как для основных сотрудников. Все документы выбираются по конкретному сотруднику-совместителю.

Отличия в других конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ограничен: совместитель оформляется как новый сотрудник с видом занятости «По совместительству», но полноценных графиков и табелей нет — начисления придётся контролировать вручную. Для регулярного учёта совместителей с неполным временем рекомендуется ЗУП.

В 1С:КАМИН и отраслевых решениях логика та же: одно физлицо — несколько сотрудников. Если в вашей конфигурации документ приёма не содержит поля «Вид занятости», проверьте, не доработана ли она, и сверьтесь с документацией поставщика.

Совместительство или совмещение

Внутреннее совместительство

Отдельный договор, отдельный график, работа в свободное от основной время. Оформляется вторым приёмом на работу

Совмещение должностей

Допработа в основное рабочее время за доплату. Оформляется документом «Совмещение должностей», второй сотрудник не создаётся

Временное исполнение обязанностей

Замещение отсутствующего сотрудника. Оформляется документом «Исполнение обязанностей» без нового договора

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заводить новое физическое лицо для внутреннего совместителя?

Нет. Совместитель оформляется как новый сотрудник на уже существующее физическое лицо. Только в этом случае НДФЛ, взносы и отчётность будут формироваться корректно в целом по человеку.

Как начислить зарплату совместителю отдельно от основной?

Создайте отдельный документ «Начисление зарплаты и взносов» и заполните его по подразделению или вручную добавьте только сотрудника-совместителя. Это удобно, если даты выплаты по совместительству отличаются от основных.

Почему программа не даёт вычет по НДФЛ совместителю?

Стандартные вычеты предоставляются один раз по одному месту работы. Если вычет уже применён на основной должности, на совместительстве он не должен действовать — это правильное поведение программы, а не ошибка.

Как оформить отпуск совместителю?

Документом «Отпуск» для сотрудника-совместителя. По закону отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе, поэтому удобно оформлять оба документа в один период и сверять даты.

Можно ли перевести совместителя в основные сотрудники?

Да, но не одним полем. Обычно оформляют увольнение с совместительства и изменение основного договора, либо используют кадровый перевод согласно принятой в организации схеме. Порядок зависит от того, как оформлены договоры.

Что делать, если физлицо случайно продублировано?

Используйте обработку поиска и объединения дублей (в типовых конфигурациях — «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей»). После объединения пересчитайте НДФЛ и проверьте отчёты за затронутые периоды.