Другое · 10 мин
Как завести больничный в 1С: инструкция для расчётчика
Как оформить больничный лист в 1С:ЗУП: ввод электронного больничного, расчёт пособия, проверка начислений, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Больничный лист в 1С влияет сразу на три участка учёта: кадровый учёт отсутствия сотрудника, расчёт пособия по временной нетрудоспособности и отражение сумм в отчётности по взносам и НДФЛ. Ошибка при вводе документа приводит к неверной зарплате, расхождениям в отчётах и претензиям со стороны ФСС (СФР), поэтому документ нужно оформлять аккуратно и проверять результат.
Инструкция ниже написана на примере конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) — именно там больничные оформляются штатно. В «1С:Бухгалтерии» документ тоже есть, но с урезанными возможностями расчёта. Порядок действий в обеих программах схож, отличия указаны отдельно.
Сначала убедитесь, что у вас есть основание: данные электронного больничного (ЭЛН) из СФР или бумажный листок нетрудоспособности с номером, датами и кодом причины нетрудоспособности. Без этих данных документ в программе вводить преждевременно.
Что подготовить перед вводом больничного
Перед тем как заводить документ, соберите исходные данные. Для электронного больничного нужен номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника — по ним программа загрузит все сведения из СФР автоматически. Для бумажного листка потребуются: номер, период нетрудоспособности, код причины (заболевание, травма, уход за ребёнком и т.д.), дата выдачи и данные о продолжении, если больничный является продолжением предыдущего.
Проверьте настройки учёта. В карточке сотрудника должен быть указан страховой стаж — от него зависит процент оплаты (60, 80 или 100 % среднего заработка). Если стаж не введён, программа посчитает пособие по минимальному проценту, и сотрудник потеряет деньги. Также убедитесь, что в программу загружены данные о заработке за два предшествующих календарных года: если сотрудник работает у вас недавно, понадобится справка о заработке с предыдущего места работы.
Как загрузить электронный больничный (ЭЛН)
Большинство больничных сейчас оформляются в электронном виде. В ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Больничные листы») и нажмите «Создать». В открывшемся документе выберите сотрудника, затем в поле «Номер листка нетрудоспособности» введите номер ЭЛН и нажмите кнопку загрузки данных из ФСС/СФР (в разных релизах она называется «Загрузить из ФСС» или доступна через «Ещё» → «Получить из ФСС»).
Для загрузки в программе должен быть настроен обмен с СФР: подключён сертификат уполномоченного лица и действующие настройки обмена электронными документами (раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» или «1С-Отчётность»). Если обмен не настроен, данные ЭЛН можно ввести вручную по информации из личного кабинета страхователя на портале СФР.
После загрузки программа сама заполнит период нетрудоспособности, причину, дату выдачи и признак продолжения. Проверьте, что загруженный период совпадает с фактическим отсутствием сотрудника, и что статус ЭЛН позволяет начислить пособие — реестр должен быть закрыт медицинской организацией.
- 1Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
- 2Выберите организацию и сотрудника
- 3Введите номер ЭЛН и загрузите данные из СФР
- 4Проверьте период, причину нетрудоспособности и стаж
- 5Проверьте средний заработок на закладке «Оплата»
- 6Проведите документ и сверьте сумму в расчётном листке
Как ввести больничный вручную
Если обмен с СФР недоступен или листок бумажный, заполните документ вручную. В поле «Период нетрудоспособности» укажите даты «с» и «по» с листка. Поле «Причина нетрудоспособности» выбирается из списка: заболевание или травма, уход за больным ребёнком или членом семьи, карантин, протезирование, долечивание в санатории. От причины зависят ограничения по оплачиваемым дням и источник финансирования.
Установите признак «Является продолжением листка нетрудоспособности», если это продолжение, и укажите первичный документ — тогда программа корректно посчитает дни, оплачиваемые за счёт работодателя (первые три дня оплачивает работодатель только по первичному листку). Дата выплаты пособия в документе определяет период отражения НДФЛ, поэтому заполняйте её по планируемой дате выплаты.
При уходе за больным ребёнком дополнительно укажите, за кем осуществляется уход, и возраст ребёнка — от этого зависит количество оплачиваемых дней в году. Программа контролирует лимит автоматически, если предыдущие больничные по уходу были введены в базу.
Проверка расчёта пособия
На закладке «Оплата» (или «Начислено») документа программа показывает расчёт: среднедневной заработок, процент оплаты по стажу и итоговую сумму с разбивкой «за счёт работодателя» и «за счёт СФР». По кнопке со знаком вопроса или «Подробнее» можно раскрыть расшифровку среднего заработка — какие суммы и за какие годы вошли в расчёт.
Сверьте три вещи: заработок за два расчётных года (при необходимости добавьте справку с прежнего места работы через кнопку «Добавить справку» в расшифровке), процент по стажу и ограничение по МРОТ — если средний заработок мал или стаж меньше шести месяцев, пособие считается из МРОТ с учётом районного коэффициента. Программа применяет эти ограничения автоматически, но при ручной корректировке документа их можно случайно нарушить.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом из справок о заработке за 2 года
Заработок нулевой или занижен — не загружены данные о доходах
Соответствует страховому стажу на дату начала болезни
60% при большом стаже — стаж не введён в карточку сотрудника
Первые 3 дня — за счёт работодателя, остальное — СФР
Вся сумма за счёт работодателя при обычном заболевании
Дни болезни отражены как «Б» в отчёте «Табель»
Дни стоят как явка или неявка по невыясненной причине
Особые сценарии и отличия в 1С:Бухгалтерии
Больничный попадает на два месяца
Если нетрудоспособность началась в одном месяце, а закончилась в другом, введите документ после закрытия больничного, указав полный период. ЗУП разнесёт начисление по месяцам автоматически — в расчётном листке каждого месяца отобразится своя часть. Не дробите один листок на два документа: это сломает контроль дней за счёт работодателя и лимиты по уходу.
Больничный в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии» документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист». Возможности расчёта проще: нет детального учёта лимитов по уходу за детьми и сложных стажей, поэтому при большом штате и частых больничных корректнее вести расчёт в ЗУП. Проводки по начислению и НДФЛ формируются при проведении документа или документом «Отражение зарплаты в учёте».
Отмена и исправление документа
Если больничный введён ошибочно, пометьте его на удаление до расчёта зарплаты за месяц. Если зарплата уже рассчитана и выплачена, используйте механизм сторнирования: в ЗУП создайте документ «Сторнирование начислений» на основании больничного либо отмените документ и пересчитайте зарплату заново. Ручное редактирование прошлого периода без сторнирования приводит к расхождениям в отчётности.
Типичные ошибки при заведении больничного
Самая частая проблема — незаполненный страховой стаж, из-за которого пособие считается по минимуму. Вторая по распространённости — отсутствие данных о заработке за расчётные годы у новых сотрудников: программа считает пособие из МРОТ, хотя по справке с прежней работы сумма была бы выше. Обе ошибки обнаруживаются простой сверкой расчётного листка до выплаты.
Также встречаются: неверная дата выплаты пособия (НДФЛ попадает не в тот период), дублирование документов при повторной загрузке ЭЛН и ввод больничного вместо отпуска по беременности и родам — для декрета в ЗУП используется тот же документ, но с причиной «Отпуск по беременности и родам», и расчёт отличается.
Что важно запомнить
Больничный заводится документом «Больничный лист» в разделе «Зарплата». Для ЭЛН данные загружаются из СФР по номеру, для бумажного — вводятся вручную. Перед проведением проверьте стаж, средний заработок и дату выплаты, после — сверьте сумму в расчётном листке и табеле.
Частые вопросы
Что делать, если ЭЛН не загружается из СФР?
Проверьте статус больничного в личном кабинете страхователя на портале СФР: начислить пособие можно только по закрытому листку. Затем убедитесь, что в 1С действует сертификат для обмена и настроен сервис обмена с ФСС. Если обмен не работает, введите данные ЭЛН в документ вручную — на расчёт это не влияет.
Как учесть справку о заработке с предыдущего места работы?
Откройте расшифровку среднего заработка в документе «Больничный лист» (кнопка с карандашом или «Подробнее» на закладке оплаты) и добавьте справку: укажите годы и суммы. Программа пересчитает среднедневной заработок и сумму пособия автоматически. Справку можно ввести и заранее — через карточку сотрудника или документ «Справка о заработке» в разделе кадровых документов.
Нужно ли заводить больничный, если сотрудник заболел в отпуске?
Да. Введите больничный лист обычным порядком — программа предложит продлить или перенести отпуск на дни болезни. В ЗУП при проведении больничного, пересекающегося с отпуском, появится соответствующий запрос, а отпускные за дни болезни будут сторнированы или зачтены при перерасчёте.
Кто оплачивает первые дни больничного и как это видно в 1С?
При заболевании или травме самого сотрудника первые три дня оплачивает работодатель, остальные — СФР. В документе «Больничный лист» сумма автоматически разбивается на две строки по источникам финансирования. При уходе за больным членом семьи и в ряде других случаев пособие с первого дня идёт за счёт СФР — программа применяет это по коду причины нетрудоспособности.
Можно ли исправить больничный после выплаты пособия?
Да, но не редактированием «задним числом», а через перерасчёт. В ЗУП отмените проведение документа, внесите исправления и проведите заново, затем пересчитайте зарплату месяца. Если период закрыт отчётностью, разница отразится в текущем периоде, а по взносам и НДФЛ может потребоваться уточнённый расчёт — согласуйте это с главным бухгалтером.