Как завести больничный лист в 1С

Оформление больничного листа в 1С — стандартная операция расчетчика, но ошибки в ней напрямую влияют на сумму пособия сотрудника и на отчетность перед СФР (бывшими ФСС и ПФР). В типовых конфигурациях 1С:ЗУП для этого предназначен документ «Больничный лист», который одновременно фиксирует отсутствие сотрудника и рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности.

Порядок работы зависит от формата больничного: сейчас основной формат — электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН), который загружается из СФР по номеру, а бумажный бюллетень встречается редко и вводится вручную. Ниже разобраны оба сценария, настройки расчета, проверка результата и типовые ошибки.

Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1). В 1С:Бухгалтерии 8 документ называется так же, но часть настроек и возможностей отличается — ключевые различия отмечены отдельно.

Подготовка: что проверить до ввода больничного

До создания документа убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные, от которых зависит расчет. Если их не хватает, программа либо не посчитает пособие, либо посчитает его неправильно, а ошибка обнаружится только при выплате или сдаче отчетности.

Проверьте следующее: сотрудник принят на работу кадровым приказом, в его карточке указаны СНИЛС и ИНН, заполнен страховой стаж для оплаты больничных (справочник «Физические лица» → ссылка «Трудовая деятельность» или поле в карточке сотрудника). Если сотрудник недавно трудоустроен и принес справку о заработке с прошлого места работы (форма 182н или сведения через СФР), внесите её документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» в разделе «Зарплата».

Для работы с электронными больничными в программе должен быть настроен обмен с СФР: подключен сервис «1С-Отчетность» или прямой обмен, установлены действующие сертификаты. Без этого ЭЛН придется вводить вручную по данным из личного кабинета страхователя на портале СФР.

Как завести электронный больничный (ЭЛН)

Электронный листок нетрудоспособности — основной сценарий. Сотрудник сообщает номер ЭЛН, а все медицинские данные (период, диагноз-код, причина, продления) подтягиваются из СФР автоматически, что исключает ошибки ручного ввода.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, дату документа и сотрудника
3. 3
   В поле «Номер листка нетрудоспособности» введите номер ЭЛН и нажмите «Получить из СФР» (или «Загрузить из файла», если выгрузили XML из личного кабинета СФР)
4. 4
   Проверьте, что подтянулись период нетрудоспособности, причина и медорганизация
5. 5
   На вкладке «Оплата» проверьте стаж, процент и средний заработок
6. 6
   Проведите документ и сверьте начисленную сумму на вкладке «Начислено (подробно)»

Если больничный продлен, в СФР создается следующий листок с признаком продолжения. Каждый продленный ЭЛН заводится в 1С отдельным документом, но программа связывает их по номеру первичного листка — тогда стаж и средний заработок подставляются из первого документа, и расчет не дробится.

Статус ЭЛН имеет значение: пособие можно рассчитывать, когда листок закрыт медорганизацией. Если статус «открыт» или «продлен», загружайте документ, но окончательный расчет делайте после закрытия либо оформляйте продление отдельным документом.

Как ввести бумажный больничный вручную

Бумажный бюллетень сейчас выдается в исключительных случаях (например, отдельным категориям граждан, сведения о которых составляют гостайну). В документе «Больничный лист» снимите признак электронного листка или просто не заполняйте номер ЭЛН — все поля заполняются вручную по бумажному бланку.

Заполните период нетрудоспособности, причину (заболевание, травма, уход за больным членом семьи, карантин и т.д.), дату начала нетрудоспособности. От причины зависят ограничения по количеству оплачиваемых дней и источник финансирования: при уходе за ребенком, например, действуют лимиты дней в году, которые программа контролирует автоматически, если видит всю историю больничных сотрудника.

Особое внимание уделите отметкам о нарушении режима и кодам дополнительных условий — они влияют на размер пособия (например, при нарушении режима пособие может ограничиваться МРОТ с даты нарушения). Эти сведения вносятся на вкладке «Оплата» или в специальных полях документа, в зависимости от релиза конфигурации.

Настройка расчета: стаж, средний заработок, ограничения

На вкладке «Оплата» документа сосредоточены параметры, определяющие сумму. Поле «Стаж» программа подставляет из карточки сотрудника — сверьте его с трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности, особенно у новых сотрудников. Если стаж в базе не заполнен, пособие посчитается по минимальному проценту, и сотрудник недополучит деньги.

Средний заработок рассчитывается за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Кнопка с суммой среднего заработка открывает детальный калькулятор: там видно, какие начисления попали в базу, и можно вручную добавить данные справки с предыдущего места работы. Пособие ограничено снизу МРОТ (если заработок мал или стаж менее 6 месяцев) и сверху предельной базой для взносов — эти лимиты программа применяет сама при актуальном релизе.

Пособие по обычному заболеванию или бытовой травме первые дни оплачивает работодатель, остальные — СФР. В документе эти части показываются раздельно (и отражаются в учете по-разному). Для пособий, полностью финансируемых СФР (например, карантин, протезирование), вся сумма относится на фонд.

Проверка результата и отражение в учете

После проведения документа откройте вкладку «Начислено (подробно)» и сверьте: период отсутствия совпадает с листком, дни за счет работодателя и СФР разделены корректно, НДФЛ рассчитан (пособие по нетрудоспособности облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами).

Проверьте, что больничный попал в расчетный листок сотрудника и в ведомость на выплату. Отсутствие сотрудника должно отразиться в табеле (документ «Табель» или отчет «Табель учета рабочего времени»): дни болезни обозначаются кодом «Б». Если больничный введен задним числом после закрытия месяца, программа выполнит перерасчет — убедитесь, что ранее начисленная зарплата за дни болезни сторнирована, а не задвоена.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Строка «Оплата больничного листа» с корректной суммой и НДФЛ

Тревожный признак

Суммы нет, либо одновременно начислен оклад за те же дни

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни болезни отмечены кодом «Б»

Тревожный признак

Дни стоят как явка или незаполненное отсутствие

Отчет «Анализ ФСС» / сверка с СФР

Норма

Сумма за счет фонда совпадает с реестром ЭЛН

Тревожный признак

Расхождения между документом и данными СФР

Средний заработок в документе

Норма

В базе два полных года или есть входящая справка

Тревожный признак

Пустая база расчета при наличии прошлого заработка

Особенности в 1С:Бухгалтерии и типичные ошибки

В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Больничный лист» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Функционал проще: нет детального учета стажа по нескольким местам работы, ограничены сценарии продлений и сложных пособий. Для организаций с регулярными больничными, декретами и уходом за детьми корректнее вести расчет в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружать проводки.

Отдельная группа ошибок связана с обменом с СФР: просроченный сертификат, устаревший релиз конфигурации или незаполненный СНИЛС сотрудника делают загрузку ЭЛН невозможной. Регулярно обновляйте конфигурацию — лимиты, МРОТ и форматы обмена меняются, и старый релиз может считать пособие по устаревшим правилам.

Частые вопросы

Что делать, если ЭЛН не загружается из СФР?

Проверьте три вещи: действует ли сертификат для обмена с СФР, корректно ли указаны номер листка и СНИЛС сотрудника, в каком статусе находится листок. Если обмен не работает, выгрузите XML-файл ЭЛН из личного кабинета страхователя на сайте СФР и загрузите его в документ кнопкой «Загрузить из файла».

Как оформить больничный, если сотрудник заболел в отпуске?

Введите «Больничный лист» обычным порядком за период болезни. Затем отпуск нужно продлить или перенести: в ЗУП это делается корректировкой документа «Отпуск» или отдельным кадровым документом. Программа пересчитает отпускные и дни отпуска, дни болезни оплатятся как пособие, а не как отпуск.

Облагается ли больничный НДФЛ и взносами в 1С?

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, и программа удерживает налог автоматически при проведении документа. Страховыми взносами пособие не облагается. Исключения по НДФЛ есть у отдельных видов пособий (например, пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается) — вид пособия определяется причиной нетрудоспособности.

Как исправить ошибку в уже проведенном больничном?

Если выплата еще не произведена, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если пособие уже выплачено или реестр отправлен в СФР, не редактируйте документ напрямую — используйте механизм сторнирования (в ЗУП документ «Сторно начислений») и заведите новый корректный больничный, затем сформируйте корректирующий реестр в СФР.

Нужно ли заводить больничный внешнему совместителю?

Да, если сотрудник предоставил листок нетрудоспособности по вашему месту работы. ЭЛН формируется один, но сотрудник сообщает его номер каждому работодателю, у которого имеет право на пособие. Заведите документ «Больничный лист» по совместителю стандартно — средний заработок будет рассчитан только из начислений у вашей организации.

Почему программа посчитала пособие из МРОТ, хотя у сотрудника хорошая зарплата?

Наиболее частые причины: страховой стаж менее 6 месяцев, в базе расчета нет данных за два предшествующих года (сотрудник новый и справка о заработке не введена), либо в карточке сотрудника не заполнен стаж. Откройте калькулятор среднего заработка в документе — там видно, какие суммы попали в расчет и чего не хватает.