Другое · 10 мин
Как зарегистрировать болезнь сотрудника в 1С:Бухгалтерии, если больничный ещё не принесён
Как в 1С:Бухгалтерии зарегистрировать отсутствие сотрудника по болезни до получения больничного листа: документ «Отсутствие по болезни», табель, расчёт зарплаты и типичные ошибки.
Сотрудник позвонил и сообщил, что заболел, а листок нетрудоспособности предоставит после выздоровления — типичная ситуация для расчётчика. Если просто оставить дни отсутствия без отражения, при расчёте зарплаты программа начислит оплату за полный месяц, и переплату придётся исправлять. Поэтому отсутствие нужно зарегистрировать сразу, а начисление пособия выполнить позже, когда появятся реквизиты больничного.
В 1С:Бухгалтерии (редакция 3.0) для этого предусмотрен документ «Отсутствие по болезни» из раздела зарплаты и кадров. Он фиксирует дни отсутствия в табеле с кодом «Б» или «Т», но не начисляет пособие — расчёт делается после ввода документа «Больничный лист» по настоящему листку нетрудоспособности или номеру электронного больничного (ЭЛН).
Важно понимать разделение ролей: «Отсутствие по болезни» — кадрово-табельный документ, влияющий на отработанное время и уменьшающий начисление за месяц. «Больничный лист» — расчётный документ, который начисляет пособие за счёт работодателя и СФР. Используя их последовательно, вы получаете корректную зарплату и правильный табель без ручных правок.
Что нужно проверить до регистрации отсутствия
Перед вводом документа убедитесь, что в программе включён учёт больничных и отсутствий. Откройте «Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты» и проверьте, что ведётся учёт больничных, отпусков и исполнительных документов. Без этого флага документ «Отсутствие по болезни» может быть недоступен в списке начислений.
Также проверьте, что сотрудник принят на работу кадровым документом и у него заполнен график работы. Если график не назначен, программа не сможет корректно определить рабочие дни периода болезни, и табель сформируется с ошибками. График задаётся в карточке сотрудника или в документе «Приём на работу».
Наконец, уточните у сотрудника или руководителя ориентировочный период болезни. Если даты неизвестны, лучше зарегистрировать отсутствие на фактически прошедшие дни, а при необходимости скорректировать документ позже — до расчёта зарплаты за месяц.
Регистрируйте «Отсутствие по болезни» без начисления пособия
Можно сразу загрузить «Больничный лист» из ФСС/СФР
Достаточно ввести документ отсутствия до расчёта
Введите документ и пересчитайте начисления за месяц
Как создать документ «Отсутствие по болезни»
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры → Все начисления», нажмите «Создать» и выберите «Отсутствие по болезни». В документе укажите организацию, сотрудника, месяц начисления и период отсутствия — даты с и по. Если болезнь захватывает два месяца, корректнее создать по одному документу на каждый месяц, чтобы табель каждого периода закрылся правильно.
Поле «Причина отсутствия» определяет код в табеле: обычно это «Болезнь» (код «Б») или «Травма» (код «Т»). Пособие документ не начисляет — в табличной части начислений будет пусто, и это нормально. Проведите документ и сохраните.
После проведения отсутствие попадает в рабочее время сотрудника. При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты» программа уменьшит оплату по окладу пропорционально пропущенным дням — переплаты не возникнет.
- 1Откройте Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отсутствие по болезни
- 2Укажите сотрудника, месяц и период отсутствия, выберите причину «Болезнь»
- 3Проведите документ и проверьте, что начисления по нему отсутствуют
- 4Сформируйте табель (Зарплата и кадры → Отчёты → Табель Т-13) и убедитесь, что дни отмечены кодом «Б»
- 5При расчёте зарплаты проверьте, что оплата за месяц уменьшена на дни болезни
- 6После получения листка введите «Больничный лист» и пересчитайте месяц при необходимости
Что делать, когда сотрудник принёс больничный
Получив бумажный листок нетрудоспособности или номер ЭЛН, создайте документ «Больничный лист» в том же разделе «Зарплата и кадры → Все начисления». Введите номер листка, период и причину нетрудоспособности; для электронного больничного данные можно загрузить напрямую из СФР, если в программе настроен обмен с фондом.
Программа рассчитает пособие: первые три дня — за счёт работодателя, остальные дни — за счёт СФР. Средний заработок определяется автоматически по данным расчётной базы; проверьте стаж в карточке сотрудника, так как от него зависит процент оплаты.
Если ранее введённое «Отсутствие по болезни» и «Больничный лист» пересекаются по датам, конфликта не возникает: отсутствие уже сместило оплату по окладу, а больничный начислит пособие. Но если вы вместо отсутствия использовали другой документ (например, «Отсутствие с сохранением оплаты»), пересчёт придётся делать вручную — следите за этим.
Как проверить табель и расчёт зарплаты
Сформируйте табель учёта рабочего времени: «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Табель (Т-13)». Дни болезни должны быть отмечены кодом «Б», а количество отработанных дней — уменьшено на период отсутствия. Если вместо «Б» стоят явки, документ отсутствия либо не проведён, либо введён на другой месяц.
В расчётном листке сотрудника за месяц болезни проверьте две строки: уменьшенную оплату по окладу и — после ввода больничного — начисление пособия. Сумма пособия не должна облагаться страховыми взносами, но облагается НДФЛ; программа делает это автоматически, однако контрольная сверка расчётного листка с данными листка нетрудоспособности никогда не лишняя.
Как проверить результат
Дни отсутствия отмечены кодом «Б», отработанные дни уменьшены
Стоят явки или код «НН» без документа-основания
Оплата по окладу уменьшена пропорционально пропускам
Оклад начислен за полный месяц
Есть строка пособия за счёт работодателя и СФР, удержан НДФЛ
Пособие отсутствует или задвоилось с оплатой оклада
Даты совпадают или отсутствие шире периода больничного
Дни болезни не закрыты ни одним документом
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — вообще не вводить документ до получения больничного. В результате зарплата за месяц начисляется полностью, образуется переплата, а после ввода больничного приходится делать перерасчёт и удержания, что болезненно для расчётов с сотрудником и отражения в отчётности.
Вторая ошибка — вводить «Больничный лист» сразу, по телефонному сообщению, до получения реквизитов. Если сотрудник потом не предоставит листок или период изменится, начисленное пособие придётся сторнировать. Правильная последовательность: сначала «Отсутствие по болезни», потом «Больничный лист» по фактическим данным.
Третья группа ошибок связана с датами: документ отсутствия введён не тем месяцем начисления или период указан с выходными днями там, где это влияет на табель. Всегда сверяйте месяц начисления в шапке документа — от него зависит, в каком периоде отразится неявка.
Особые сценарии
Болезнь на стыке двух месяцев
Если сотрудник заболел в конце одного месяца, а выздоровел в следующем, создайте два документа «Отсутствие по болезни» — по одному на каждый месяц начисления. Это обеспечит корректный табель обоих периодов. Больничный лист затем вводится одним документом на весь период нетрудоспособности в месяце его предоставления.
Сотрудник так и не предоставил больничный
Если листок не предоставлен, пособие не начисляется — дни остаются неоплаченным отсутствием по болезни. При длительном отсутствии без подтверждения работодатель вправе запросить объяснения и применить кадровые процедуры вплоть до фиксации прогула, но это уже вопрос кадрового делопроизводства, а не настройки программы. В 1С документ отсутствия при этом корректируется: причину можно сменить на прогул с соответствующим кодом табеля.
Электронный больничный доступен сразу
Если известен номер ЭЛН и в программе настроен обмен с СФР, можно пропустить этап «Отсутствия по болезни» и сразу загрузить «Больничный лист». Этот вариант удобен, когда месяц ещё не закрыт и нет риска переплаты по окладу.
Как выбрать действие
FAQ
Обязательно ли вводить «Отсутствие по болезни», если больничный будет принесён в том же месяце?
Нет, не обязательно. Если листок нетрудоспособности поступит до расчёта зарплаты за этот месяц, достаточно сразу ввести «Больничный лист» — он сам отметит дни в табеле и скорректирует оплату по окладу. Документ отсутствия нужен в первую очередь тогда, когда расчёт месяца происходит раньше, чем появляется больничный.
Почему в документе «Отсутствие по болезни» нет суммы начисления?
Так задумано: документ только фиксирует неявку в табеле и вытесняет оплату по окладу за дни болезни. Пособие начисляется отдельным документом «Больничный лист» после предоставления листка нетрудоспособности, потому что для расчёта нужны его реквизиты и период.
Что делать, если зарплата уже выплачена без учёта болезни?
Введите «Отсутствие по болезни» и «Больничный лист» фактическими датами, затем пересчитайте начисления за тот месяц. Возникшая разница будет учтена при следующей выплате. Если переплата значительна, порядок удержания согласуйте с сотрудником — есть ограничения на размер удержаний из зарплаты.
Как загрузить электронный больничный в 1С:Бухгалтерию?
В документе «Больничный лист» укажите номер ЭЛН — при настроенном обмене с СФР программа подтянет данные автоматически. Обмен настраивается через обмен электронными документами с фондом; также можно ввести данные вручную с бумажной распечатки листка.
Можно ли изменить период отсутствия, если сотрудник проболел дольше?
Да. Откройте документ «Отсутствие по болезни» и скорректируйте дату окончания, либо создайте второй документ на дополнительные дни. Если месяц уже рассчитан, после изменения периода пересчитайте начисления зарплаты, чтобы табель и оплата сошлись.
Чем отсутствие по болезни отличается от прогула в программе?
Отсутствие по болезни подразумевает, что нетрудоспособность будет подтверждена листком, и дни отмечаются кодом «Б». Прогул — это отсутствие без уважительной причины с другим кодом табеля. Если больничный не предоставлен и причина не подтверждена, документ можно скорректировать, сменив причину отсутствия.
Что важно запомнить
До получения больничного регистрируйте «Отсутствие по болезни»: это закроет табель кодом «Б» и не даст начислить оклад за дни болезни. После предоставления листка введите «Больничный лист» — пособие рассчитается автоматически. Проверяйте табель Т-13 и расчётный листок, а при пересечении с уже рассчитанным месяцем делайте перерасчёт.