Как заполнить увольнение в 1С

Увольнение сотрудника в 1С оформляется одним документом, который одновременно решает три задачи: прекращает трудовой договор в кадровом учёте, рассчитывает зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск, а также формирует данные для печатных форм и отчётности. Ошибка в этом документе затрагивает расчёты с сотрудником, налоги и сведения, передаваемые в фонды, поэтому важно заполнить его правильно с первого раза.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) документ называется «Увольнение» или «Увольнение списком», в 1С:Бухгалтерии — «Увольнение» в разделе зарплаты и кадров. Логика везде одинаковая: создать документ, указать сотрудника и дату, проверить автоматически рассчитанные суммы, провести и распечатать приказ.

Подготовка перед оформлением увольнения

До создания документа убедитесь, что в программе проведены все начисления за период работы сотрудника: зарплата за последний месяц, премии, больничные, отпускные. Если документ «Увольнение» провести раньше, чем начисления, часть сумм не попадёт в окончательный расчёт, и придётся делать перерасчёт.

Проверьте остаток отпуска сотрудника. В ЗУП это видно в справке «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → отчёты по отпускам) или прямо в документе увольнения на вкладке расчёта. От количества дней неиспользованного отпуска зависит компенсация, а если сотрудник использовал отпуск авансом — удержание за неотработанные дни.

Также заранее уточните дату увольнения и основание: по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению штата. От основания зависят выплаты: при сокращении, например, положено выходное пособие, а при увольнении по собственному желанию — нет.

Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одной датой, удобнее использовать «Увольнение списком» — каждый сотрудник оформляется отдельной строкой, но расчёт по каждому ведётся индивидуально.

Заполните основные поля документа:

• Организация — подставляется по умолчанию, проверьте при работе с несколькими юрлицами;
• Сотрудник — выберите из справочника, программа подтянет данные трудового договора;
• Дата увольнения — последний рабочий день;
• Основание увольнения — статья ТК РФ, например п. 3 ч. 1 ст. 77 (по собственному желанию);
• Компенсация отпуска — программа сама определит количество дней, но значение можно скорректировать вручную при расхождениях.

После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает начисления: остаток зарплаты за отработанные дни текущего месяца, компенсацию за отпуск или удержание за отпуск авансом, НДФЛ и страховые взносы. Все суммы отображаются на вкладках документа и доступны для проверки до проведения.

Проверка расчёта компенсации и удержаний

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. В документе увольнения нажмите на сумму компенсации — откроется детальный расчёт среднего заработка с разбивкой по месяцам. Сверьте, что в расчёт попали все премии и не попали периоды, которые должны исключаться (больничные, командировки, отпуска).

Если сотрудник отгулял отпуск авансом, программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска. Здесь есть важное ограничение: общая сумма удержаний при увольнении не может превышать 20% от выплаты (по правилам ст. 138 ТК РФ программа это контролирует). Если задолженность больше, остаток взыскивается только с согласия сотрудника или через суд — в программе такую сумму просто не удерживают.

Проверьте вкладку «НДФЛ»: налог исчисляется со всех облагаемых выплат на дату увольнения. Если у сотрудника действовал вычет на детей, убедитесь, что он применён за последний месяц. Вкладка «Взносы» покажет начисленные страховые взносы — они рассчитываются автоматически и редактированию обычно не подлежат.

Выходное пособие при увольнении по сокращению

При увольнении по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) или ликвидации организации сотруднику положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка. В ЗУП оно начисляется в том же документе «Увольнение»: в поле «Выходное пособие» укажите количество дней или средний заработок — программа рассчитает сумму автоматически.

Выходное пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами в части, не превышающей трёхкратный средний месячный заработок (шестикратный — для работников Крайнего Севера). Программа применяет это правило сама, но проверьте вид начисления: у него должны стоять корректные настройки налогообложения, иначе налог посчитается неверно.

Если по коллективному или трудовому договору положены дополнительные компенсации, их добавляют вручную через документ «Разовое начисление» или непосредственно в увольнении, если конфигурация это позволяет. Каждую такую выплату проверяйте на предмет обложения налогами — настройки зависят от вида начисления в вашей базе.

Сравнение вариантов

Документ «Увольнение»

Стандартный случай: один сотрудник, расчёт зарплаты, компенсации и НДФЛ в одном документе. Подходит для большинства увольнений.

«Увольнение списком»

Массовое увольнение одной датой, например при сокращении. Каждый сотрудник — отдельная строка со своим расчётом.

Кадровый перевод между организациями

Если сотрудник переходит в другое юрлицо внутри группы компаний, в ЗУП используется перевод, а не увольнение — стаж и остатки отпусков сохраняются.

Печать приказа и проверка результата

После проведения документа распечатайте приказ об увольнении по унифицированной форме Т-8 (или по форме, утверждённой в организации). Кнопка «Печать» в документе предлагает приказ, а также записку-расчёт по форме Т-61 с детализацией всех сумм окончательного расчёта. Записка-расчёт подписывается кадровиком и бухгалтером и хранится вместе с приказом.

Проверьте результат по нескольким контрольным точкам: в карточке сотрудника должно появиться состояние «Уволен» с указанием даты, в журнале кадровых документов — проведённое увольнение, в расчётной ведомости за месяц — все суммы окончательного расчёта. Сформируйте расчётный листок сотрудника и убедитесь, что задолженность организации перед ним соответствует сумме к выплате.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние сотрудника в справочнике

Норма

«Уволен» с корректной датой

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим — документ не проведён

Расчётный листок за месяц увольнения

Норма

Есть зарплата за отработанные дни, компенсация, НДФЛ

Тревожный признак

Пустой листок или отсутствует компенсация отпуска

Остаток отпусков после увольнения

Норма

Остаток обнулён компенсацией или удержанием

Тревожный признак

Остались дни отпуска — компенсация не рассчитана

Печатная форма Т-8

Норма

Все реквизиты заполнены, основание и дата верны

Тревожный признак

Пустые поля или неверная статья ТК РФ

Увольнение в 1С:Бухгалтерии и отчётность

В 1С:Бухгалтерии документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение». Возможности расчёта здесь проще, чем в ЗУП: программа начислит компенсацию отпуска, но сложные сценарии (средний заработок с исключаемыми периодами, выходные пособия) может потребоваться скорректировать вручную. Зарплата за последний месяц начисляется отдельным документом «Начисление зарплаты» — увольнение её не заменяет.

После увольнения сотрудник должен попасть в регламентированную отчётность. В частности, сведения о прекращении трудового договора передаются в Социальный фонд России формой ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В отчёте 6-НДФЛ уволенный отражается с фактически выплаченными суммами и удержанным налогом, а в персонифицированных сведениях — до конца года увольнения.

Также не забудьте про электронную трудовую книжку: сведения об увольнении формируются из того же кадрового документа. Если в организации ведутся бумажные трудовые книжки, запись вносится отдельно — программа этого не делает.

1. 1
   Проведите все начисления за период работы сотрудника
2. 2
   Сверьте остаток отпуска в отчёте «Остатки отпусков»
3. 3
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание
4. 4
   Проверьте расчёт компенсации, среднего заработка, НДФЛ и удержаний
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61
6. 6
   Сформируйте расчётный листок и проверьте сумму к выплате
7. 7
   Отправьте сведения об увольнении в составе ЕФС-1

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — проведение увольнения до начисления зарплаты за последний месяц. В ЗУП документ увольнения сам рассчитывает зарплату за отработанные дни, но если потом провести ещё и обычное «Начисление зарплаты и взносов», сотрудник попадёт в него повторно, и возникнет двойное начисление. Решение: после увольнения проверьте ведомость и при необходимости отмените проведение лишнего документа.

Вторая ошибка — ручное изменение количества дней компенсации без анализа причины расхождения. Если программа показывает не тот остаток, который ожидал кадровик, почти всегда дело в непроведённом отпуске или неверной дате приёма. Ручная правка «чтобы сошлось» маскирует ошибку, которая вскроется при проверке.

Третья группа ошибок связана с НДФЛ: не применён вычет за последний месяц, неверно настроено налогообложение выходного пособия, удержан налог с суммы, которая должна быть освобождена. Перед выплатой всегда открывайте подробный расчёт НДФЛ в документе и сверяйте налогооблагаемую базу.

Частые вопросы

Можно ли отменить проведённое увольнение?

Да. Откройте документ и нажмите «Отменить проведение» или пометьте его на удаление. Если по сотруднику уже созданы последующие документы (ведомости, отчёты), их тоже придётся скорректировать. После отмены сотрудник снова числится работающим.

Почему программа не рассчитывает компенсацию за отпуск?

Чаще всего остаток отпуска равен нулю или отрицательный — сотрудник всё отгулял. Проверьте отчёт «Остатки отпусков». Также убедитесь, что в документе увольнения в поле компенсации выбран вариант «Компенсировать», а не «Не использовать».

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

По инициативе работодателя уволить сотрудника в период болезни нельзя, а по собственному желанию — можно. В программе увольнение проводится обычным порядком, больничный оплачивается отдельным документом. Дата увольнения указывается по заявлению сотрудника.

Что делать, если увольнение оформили неверной датой?

Отмените проведение документа, исправьте дату и проведите заново. Если документ попал в уже сданную отчётность, потребуется подать корректирующие формы. Пересчитайте также зарплату и компенсацию — суммы изменятся вместе с датой.

Нужно ли отдельно начислять зарплату в месяце увольнения в ЗУП?

Нет. Документ «Увольнение» сам начисляет зарплату за отработанные дни текущего месяца. Отдельное «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц по уволенному создавать не нужно — иначе сумма задвоится.

Как оформить увольнение внешнего совместителя?

Так же, как основного сотрудника: документом «Увольнение» по его карточке. Совместитель хранится в справочнике отдельной записью, поэтому увольнение по основному месту работы не затрагивает совместительство и наоборот.