Как заполнить трудовую деятельность в 1С:ЗУП

Сведения о трудовой деятельности работников в 1С:ЗУП формируются автоматически на основе кадровых документов — приёмов на работу, переводов, увольнений и отпусков. Задача пользователя — правильно ввести эти документы, проверить настройки учётной политики и вовремя передать отчётность в Социальный фонд России. Ошибки в исходных данных приводят к расхождениям между программой и фактической трудовой историей сотрудника, а значит — к риску штрафов и претензий при проверках.

Механизм электронных трудовых книжек (ЭТК) в ЗУП построен так, что каждое событие — приём, перевод, переименование должности, увольнение — регистрируется как мероприятие с датой и основанием. Эти мероприятия попадают в отчёт ЭФС-1 (подраздел 1.1 и 1.2), который сдаётся в СФР при наступлении кадрового события, как правило, не позднее следующего рабочего дня. Поэтому заполнение трудовой деятельности — это не отдельная операция, а результат корректного ведения всего кадрового учёта.

Ниже разобраны подготовительные настройки, порядок ввода кадровых документов, работа со сведениями о трудовой деятельности до перехода на ЭТК, проверка и отправка отчётности, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Подготовка: настройки, без которых сведения не сформируются

Перед началом работы проверьте учётную политику организации. Откройте раздел «Настройка» — «Организации» — вкладка «Учётная политика и другие настройки». Здесь должен быть указан вид тарифа страховых взносов и другие параметры, влияющие на отчётность. Без корректных реквизитов организации (ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР) отчёт ЭФС-1 не пройдёт форматный контроль.

Убедитесь, что в справочнике «Должности» и «Штатное расписание» заполнены наименования должностей так, как они должны отражаться в трудовой деятельности. Именно эти наименования попадут в сведения о работе сотрудника. Если в штатном расписании должность называется сокращённо или с ошибкой, то же самое уйдёт в СФР.

Проверьте актуальность версии конфигурации. Форматы отчётности в СФР периодически меняются, и устаревшая версия ЗУП может формировать ЭФС-1 по недействующему формату. Обновления типовой конфигурации устанавливаются через раздел «Администрирование» — «Интернет-поддержка и сервисы» либо вручную через файл обновления.

Как приём на работу формирует трудовую деятельность

Основной документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»). При его создании заполните дату приёма, подразделение, должность, вид занятости (основное место работы или совместительство) и условия оплаты. Поле «Трудовая функция» заполняется автоматически из должности, но его можно уточнить — именно оно отражается в сведениях о трудовой деятельности.

Обратите внимание на реквизит «Вид договора» и характер работы: срочный или бессрочный трудовой договор, работа по совместительству. Эти признаки влияют на то, какие данные попадут в отчётность. Для совместителей сведения в СФР подаются так же, как для основных работников, — с указанием характера работы.

После проведения документа программа автоматически регистрирует мероприятие ЭТК «ПРИЁМ». Проверить это можно в карточке сотрудника: откройте «Кадры» — «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или «Сведения о трудовой деятельности». Там отобразится запись о приёме с датой, должностью и реквизитами приказа.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу».
2. 2
   Заполните сотрудника, дату приёма, подразделение, должность и вид занятости.
3. 3
   Проверьте трудовую функцию и реквизиты приказа (номер и дату).
4. 4
   Проведите документ и откройте карточку сотрудника — раздел «Трудовая деятельность».
5. 5
   Убедитесь, что мероприятие «ПРИЁМ» зарегистрировано с корректными данными.

Переводы, переименования и другие кадровые события

Каждое изменение условий труда оформляется отдельным документом. Перевод на другую должность или в другое подразделение — документом «Кадровый перевод»; изменение наименования должности без смены функции — «Переименование позиции штатного расписания» с отражением в кадровых документах; увольнение — документом «Увольнение» с указанием статьи ТК РФ и основания.

При увольнении особенно важно корректно указать основание: программа передаёт в СФР нормативную формулировку и ссылку на статью Трудового кодекса. Ошибка в основании — одна из самых частых причин претензий со стороны работников, поскольку эта запись остаётся в их электронной трудовой книжке. Формулировка должна дословно соответствовать приказу.

Отдельные события, которые тоже отражаются в трудовой деятельности, — отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по уходу за ребёнком, приостановление трудового договора. В ЗУП они оформляются соответствующими документами отсутствий, и сведения о них попадают в подразделы ЭФС-1. Не регистрируйте такие периоды «вручную» вне документов — иначе в отчёте возникнут разрывы.

Как внести сведения о прошлой трудовой деятельности

Для сотрудников, принятых после перехода на ЭТК, сведения о предыдущих местах работы хранятся в фонде и вам не нужно их вводить. Но если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или нужно учесть стаж для расчётов, данные о прошлой деятельности вносятся в карточке физического лица: «Кадры» — «Сотрудники» — ссылка «Трудовая деятельность» — «Сведения о трудовой деятельности до трудоустройства».

В форме ввода укажите организацию, даты начала и окончания работы, должность. Эти данные используются для расчёта стажа (например, для надбавок) и не передаются в СФР как ваши сведения — ответственность за прошлые периоды несут прежние работодатели. Вводите их аккуратно, опираясь на запись в бумажной трудовой книжке сотрудника.

Если организация только начинает работать в ЗУП и переносит учёт из другой программы, трудовая деятельность текущих сотрудников заполняется документами «Начальная штатная расстановка» или начальными остатками. В этом случае мероприятия ЭТК по старым приёмам не пересдаются — они уже есть в фонде, а программа должна лишь корректно отражать текущее состояние.

Формирование и отправка ЭФС-1

Отчёт создаётся в разделе «Отчётность, справки» — «1С-Отчетность» либо «Отчёты по сотрудникам» — «ЭФС-1». При создании выберите подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности) и тип сведений: «Назначение» для новых мероприятий, «Отмена» для отзыва ошибочно отправленных. Программа автоматически подберёт сотрудников, по которым с прошлой отправки зарегистрированы кадровые события.

Перед отправкой откройте вкладку со списком сотрудников и сверьте данные: даты мероприятий, наименования должностей, основания увольнений. Нажмите «Проверить» — программа выполнит форматный контроль и покажет ошибки: пустые обязательные поля, неверные СНИЛС, несоответствие формату. Все критические ошибки устраните до отправки.

Отправка выполняется через 1С-Отчетность при подключённом сервисе либо выгрузкой файла для передачи через другие каналы. После отправки дождитесь квитанции о приёме: статус «Принято» означает, что сведения загружены. Протокол с ошибками требует исправления данных и повторной отправки — просто переотправлять тот же файл бессмысленно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Мероприятие ЭТК в карточке сотрудника

Норма

Запись с верной датой, должностью и реквизитами приказа

Тревожный признак

Запись отсутствует или дата не совпадает с приказом

Список сотрудников в ЭФС-1

Норма

Попали только те, у кого были события за период

Тревожный признак

Лишние сотрудники или отсутствует недавно принятый

Статус отправки в 1С-Отчетности

Норма

Квитанция «Принято» без замечаний

Тревожный признак

Протокол с ошибками или статус «Отказано»

СНИЛС и ФИО сотрудников

Норма

Совпадают с документами, без дублей физлиц

Тревожный признак

Один человек заведён дважды, отчёт уходит по двум карточкам

Исправление ошибок в уже отправленных сведениях

Если ошибка обнаружена до отправки — просто исправьте кадровый документ и пересоздайте отчёт. Если сведения уже приняты фондом, действует другой порядок: создайте новый ЭФС-1 с типом сведений «Отмена», включите в него ошибочное мероприятие и отправьте. Затем, если событие реально было, сформируйте отчёт с типом «Назначение» и корректными данными.

Не пытайтесь исправлять ситуацию удалением документов в базе — это разрушит связность учёта и не отменит уже переданные в СФР сведения. Все исправления должны быть отражены в отчётности, чтобы данные программы и фонда совпадали.

При массовых ошибках (например, неверно заведена должность у десятков сотрудников) сначала исправьте источник — справочник должностей или штатное расписание, затем перепроведите затронутые кадровые документы и сформируйте корректирующие отчёты. Работайте на копии базы, если объём исправлений большой и есть риск затронуть расчёты зарплаты.

Удобно завести правило: в конце каждого рабочего дня открывать список кадровых документов за день и сверять его с журналом приказов. Так вы гарантированно не пропустите срок сдачи ЭФС-1 и не будете накапливать неотправленные мероприятия, которые потом сложно разбирать пачкой.

FAQ: частые вопросы по трудовой деятельности в 1С:ЗУП

Нужно ли передавать сведения по сотрудникам, у которых ничего не менялось?

Нет. ЭФС-1 (подраздел 1.1) сдаётся только при наступлении кадровых событий: приём, перевод, переименование, увольнение и некоторые отсутствия. Если у сотрудника не было событий, по нему ничего не подаётся.

Почему в ЭФС-1 не попал недавно принятый сотрудник?

Чаще всего документ приёма не проведён, проведён более поздней датой, чем период формирования отчёта, или мероприятие ЭТК уже было отправлено ранее. Проверьте статус документа и историю отправленных отчётов в 1С-Отчетности.

Как исправить ошибочную дату приёма, если сведения уже в СФР?

Сформируйте ЭФС-1 с типом сведений «Отмена» по этому мероприятию, отправьте его, затем подайте новый отчёт с типом «Назначение» и правильной датой. В самой программе предварительно исправьте дату в документе приёма.

Что делать, если один сотрудник заведён в базе дважды?

Используйте обработку поиска и объединения дублей физических лиц (доступна в разделе «Администрирование» — «Обслуживание» в типовой конфигурации). До объединения проверьте, по какой карточке уходили отчёты, чтобы корректно перенести данные и не потерять историю.

Нужно ли подавать сведения о трудовой деятельности по совместителям?

Да, по внешним совместителям сведения подаются в общем порядке при приёме и увольнении — с указанием характера работы «совместительство». Внутренние совместители отражаются отдельными документами приёма в той же базе.

Можно ли сдать ЭФС-1 без подключённой 1С-Отчетности?

Да. Отчёт можно выгрузить в файл установленного формата и передать через личный кабинет страхователя на портале СФР или через другого оператора электронного документооборота. Контроль формата при этом выполняется вручную перед выгрузкой.