Другое · 11 мин
Где в 1С найти сведения о застрахованном лице в ФСС
Где найти сведения о застрахованном лице в 1С для ФСС: карточка сотрудника, СЗВ-ТД, ЭЛН, отчёт СЗВ-СТАЖ. Инструкции для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 8.3.
Сведения о застрахованном лице в 1С — это персональные данные работника (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, пол, документ удостоверения личности), которые программа использует для обмена с Социальным фондом России (бывший ФСС): при заполнении электронных больничных, отправке отчётов и формировании сведений для назначения пособий. В зависимости от конфигурации эти данные хранятся в разных местах: в 1С:ЗУП 3.1 — в карточке физического лица, в 1С:Бухгалтерии 8.3 — в справочнике сотрудников и физических лиц.
Типичная ситуация, когда нужно найти или проверить эти сведения: ФСС вернул электронный больничный с ошибкой «застрахованное лицо не найдено», отчёт ЕФС-1 отклонён из-за несовпадения персональных данных, либо сотрудник сменил фамилию и нужно обновить информацию до отправки сведений. Ниже разобрано, где именно искать данные в каждой конфигурации, как их исправить и как проверить, что в фонд ушла актуальная версия.
Что относится к сведениям о застрахованном лице
Под сведениями о застрахованном лице в контексте взаимодействия с СФР понимается фиксированный набор персональных данных. Программа берёт их из карточки физического лица, а не из документов начисления зарплаты, поэтому важно понимать, где хранится «источник истины».
В этот набор входят: фамилия, имя, отчество; дата рождения; пол; СНИЛС; ИНН (при наличии); документ, удостоверяющий личность (вид, серия, номер, кем и когда выдан); гражданство; адрес регистрации и фактического проживания; телефон и адрес электронной почты. Для электронных больничных критичны прежде всего СНИЛС, ФИО и дата рождения — именно по ним фонд идентифицирует человека в своей базе.
Где найти сведения в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом 3.1» персональные данные хранятся в справочнике «Физические лица», а доступ к ним удобнее всего получать через карточку сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного работника и откройте его карточку двойным щелчком.
В шапке карточки сотрудника указано физическое лицо — это гиперссылка. Перейдите по ней, чтобы открыть карточку физлица: здесь заполняются ФИО (по ссылке «Изменить фамилию, имя, отчество» — с историей изменений), дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН. Документ удостоверения личности вводится по ссылке «Документ, удостоверяющий личность», адреса и контакты — в соответствующих группах полей.
Важная особенность ЗУП: ФИО и документы хранятся с историей. Если сотрудница сменила фамилию, нельзя просто перезаписать старое значение — нужно ввести новое значение с даты изменения через специальную форму. Иначе в отчётах за прошлые периоды фамилия «переименуется» задним числом, и фонд получит противоречивые данные.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
- 2Найдите работника и откройте карточку сотрудника.
- 3Перейдите по ссылке на физическое лицо в шапке карточки.
- 4Проверьте СНИЛС, ФИО, дату рождения, пол.
- 5Проверьте документ удостоверения личности и гражданство.
- 6При изменении ФИО используйте форму «Изменить фамилию» с указанием даты.
Где найти сведения в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» логика похожая, но путь другой. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и откройте карточку работника. Основные поля (ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, пол) видны прямо в форме сотрудника, но фактически они хранятся в связанном элементе справочника «Физические лица».
Документ удостоверения личности в БП 8.3 вводится по ссылке «Паспортные данные» рядом с полем документа, либо через карточку физического лица. Адреса и контактная информация — по ссылкам «Адреса, телефоны» в карточке физлица. Если у сотрудника в программе два элемента справочника «Сотрудники» (например, основное место и совместительство), оба должны ссылаться на одно физическое лицо — иначе в отчётах возможны дубли.
Где сведения используются: ЭЛН, ЕФС-1, СЗВ-СТАЖ
Понимание того, где данные хранятся, важно потому, что оттуда они автоматически подтягиваются во все формы обмена с фондом. Знание этих точек помогает быстро проверить, какая версия данных уйдёт в СФР.
Электронные больничные (ЭЛН)
В ЗУП 3.1 обмен ведётся через «1С-Отчётность» или сервис прямого обмена: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → закладка «ЭЛН» (или «Больничные» в настройках обмена с СФР). При загрузке больничного программа ищет застрахованное лицо по СНИЛС, а при отправке реестра сведений для назначения пособия подставляет ФИО, дату рождения и документ из карточки физлица. Ошибка «застрахованное лицо не найдено» почти всегда означает расхождение СНИЛС или опечатку в ФИО/дате рождения.
ЕФС-1 и СЗВ-СТАЖ
Раздел 2 ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) и отчёт СЗВ-СТАЖ формируются в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Персональные данные в них подставляются из карточки физического лица на момент формирования отчёта. Если отчёт уже создан, а потом данные в карточке исправили, отчёт нужно переформировать — старая версия сама не обновится.
Где искать данные в разных конфигурациях
Кадры → Сотрудники → карточка сотрудника → ссылка на физлицо. Полный набор полей, история изменения ФИО и документов.
Зарплата и кадры → Сотрудники, плюс справочник «Физические лица». Основные поля видны в карточке сотрудника.
Обычно аналогичная структура: справочник сотрудников и связанные физлица. Точный путь зависит от версии решения.
Как исправить ошибочные сведения
Если обнаружена ошибка, исправляйте данные в карточке физического лица, а не в готовом документе или отчёте — правка «в месте использования» не изменит источник, и при следующей отправке ошибка вернётся. Последовательность такая: открыть физлицо, исправить поле, записать, затем переформировать связанные документы (реестр ЭЛН, отчёт).
Отдельный случай — смена фамилии или документа. В ЗУП 3.1 используйте ссылку «Изменить фамилию, имя, отчество» и укажите дату, с которой действует новое значение. Аналогично документ удостоверения личности вводится как новая запись с датой выдачи. Это гарантирует, что отчёты за период до изменения сохранят старые данные, а новые — получат актуальные.
Как проверить, что в СФР ушли корректные данные
После отправки отчёта или реестра проверьте его статус в «1С-Отчётности». Отчёт считается принятым только после положительного протокола контроля — статус «Сдано» или аналогичный. Если пришёл отказ, в протоколе указывается конкретная ошибка: неверный СНИЛС, несовпадение ФИО, отсутствие застрахованного лица.
Дополнительная проверка — запрос в СФР через сервисы фонда или через выписку из лицевого счёта. Если человек недавно менял фамилию, имеет смысл убедиться, что в фонде данные уже обновлены: фонд узнаёт о смене фамилии в основном из ваших отчётов, поэтому первый отчёт после изменения может вызвать расхождение, которое устраняется уточнённой отправкой.
Как проверить результат
«Сдано» / положительный протокол
«Отказано» с указанием ошибки в персональных данных
11 цифр, совпадает с карточкой СНИЛС работника
Пробелы, лишние символы, опечатка в цифрах
Совпадают с паспортом посимвольно
Старая фамилия, перестановка букв, иная дата
Новая фамилия введена с датой изменения
Фамилия перезаписана поверх старой без истории
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают не из-за того, что данные невозможно найти, а из-за того, как они ведутся. Первая типичная ошибка — заведение нового физического лица при повторном приёме на работу вместо поиска существующего. Вторая — исправление ФИО прямо в тексте поля без истории. Третья — правка данных в уже сформированном отчёте вместо карточки физлица.
Ещё одно ограничение: права доступа. Если вы не видите поля СНИЛС или паспортных данных, возможно, у вашей роли нет доступа к персональным данным — это настраивается в профилях групп доступа, и вопрос решается с администратором базы. Также учтите, что в распределённых базах (РИБ) изменения персональных данных доходят до центрального узла только после обмена.
Перед массовой отправкой отчётности полезно сформировать список сотрудников с незаполненными СНИЛС или документами: в ЗУП 3.1 это можно сделать универсальным отчётом по справочнику «Физические лица» с отбором по пустому СНИЛС. Такая проверка занимает несколько минут и снимает большинство отказов фонда.
FAQ: частые вопросы
Где в 1С посмотреть СНИЛС сотрудника?
В карточке физического лица. В ЗУП 3.1: «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → перейти по ссылке на физлицо. В Бухгалтерии 8.3: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» — поле СНИЛС видно прямо в карточке сотрудника.
ФСС вернул больничный с ошибкой «застрахованное лицо не найдено». Что делать?
Сверьте СНИЛС, ФИО и дату рождения в карточке физлица с документами работника. Чаще всего причина — опечатка в СНИЛС или старая фамилия. Исправьте данные в карточке, переформируйте реестр сведений и отправьте повторно.
Сотрудница сменила фамилию. Как правильно внести изменения?
В ЗУП 3.1 откройте карточку физлица и используйте ссылку «Изменить фамилию, имя, отчество», указав дату, с которой действует новая фамилия. Затем обновите документ удостоверения личности. Не перезаписывайте старое значение напрямую — это исказит отчёты за прошлые периоды.
Почему в отчёте ЕФС-1 старые данные, хотя в карточке уже исправлено?
Отчёт при формировании фиксирует данные на момент заполнения. После исправления карточки физлица откройте отчёт и выполните команду «Заполнить» (переформировать) — тогда актуальные сведения подтянутся заново.
В базе два физических лица на одного человека. Как исправить?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), выбрав справочник «Физические лица». Она объединит элементы с заменой ссылок во всех документах. Перед объединением сделайте резервную копию базы.
Не вижу поля СНИЛС и паспортных данных в карточке. В чём причина?
Скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на просмотр персональных данных. Обратитесь к администратору базы: доступ регулируется профилями групп доступа (роли, связанные с персональными данными физических лиц).
Что важно запомнить
Сведения о застрахованном лице хранятся в карточке физического лица: в ЗУП 3.1 — через карточку сотрудника в разделе «Кадры», в Бухгалтерии 8.3 — в справочниках «Сотрудники» и «Физические лица». Исправляйте данные в источнике, а не в отчёте, изменения ФИО вносите с историей, а после правок переформируйте отчёты и проверяйте протокол приёма СФР.