Другое · 9 мин
Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С УНФ
Подробная инструкция по заполнению табеля в 1С УНФ: создание документа, автозаполнение, учет отпусков и больничных, проверка перед расчетом зарплаты.
Табель учета рабочего времени в 1С:Управление нашей фирмой — это документ, на основании которого программа рассчитывает зарплату сотрудникам с повременной оплатой. Если табель не заполнен или заполнен с ошибками, начисления за месяц будут неверными, а исправлять их придется вручную уже после расчета.
В УНФ табель ведется документом «Табель» в разделе «Зарплата и кадры». Программа умеет заполнять его автоматически по графикам работы сотрудников, а ручная корректировка нужна только для отклонений: больничных, отпусков, командировок, прогулов и сверхурочных часов.
Ниже разобран весь цикл работы с табелем: от настройки графиков до проверки перед начислением зарплаты, а также типичные ошибки, из-за которых расчет «не сходится».
Где находится табель и какие данные нужны перед заполнением
Документ «Табель» расположен в разделе «Зарплата и кадры», подраздел «Зарплата» → «Табели». Если в журнале пусто, значит, за выбранный период табели еще не создавались. Один документ обычно ведется на месяц по всей организации или по конкретному подразделению — это зависит от того, как у вас организован учет.
Прежде чем создавать табель, убедитесь, что выполнены три условия. Во-первых, на каждого сотрудника оформлен документ «Прием на работу» с указанием графика работы. Во-вторых, в справочнике «Графики работы» заполнены сами графики — без них автозаполнение не сработает. В-третьих, все отсутствия (отпуска, больничные) оформлены соответствующими кадровыми документами, если вы хотите, чтобы они попали в табель автоматически.
Настройка графиков работы как основа табеля
График работы — это шаблон, по которому программа определяет, какие дни у сотрудника рабочие и сколько часов он должен отработать. Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки и справочники» → «Графики работы» и проверьте нужный график, например «Пятидневка».
В графике задается шаблон заполнения: рабочие и выходные дни недели, количество часов в рабочий день. Для стандартной пятидневки это 8 часов с понедельника по пятницу. Для сменных графиков создается отдельный элемент справочника с собственным циклом, например «два через два по 11 часов».
Производственный календарь при этом подтягивает праздничные дни автоматически — при автозаполнении табеля праздники будут отражены как выходные. Если сотрудник работает по сокращенному графику (неполный рабочий день, неполная неделя), это должно быть отражено именно в графике, а не исправлено вручную в каждом табеле.
Создание документа и автоматическое заполнение
Нажмите «Создать» в журнале табелей. Укажите организацию, месяц учета и при необходимости подразделение — тогда в документ попадут только сотрудники этого подразделения. После этого нажмите кнопку «Заполнить» в табличной части.
Программа добавит всех действующих сотрудников и проставит по каждому дню месяца буквенный код «Я» (явка) с количеством часов по графику, а выходные и праздники оставит пустыми или отметит кодом выходного. Внизу по каждому сотруднику автоматически посчитаются итоги: отработанные дни и часы за месяц.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Табели» → «Создать»
- 2Укажите организацию, месяц и при необходимости подразделение
- 3Нажмите «Заполнить» — сотрудники и явки проставятся по графикам
- 4Внесите отклонения: отпуска, больничные, прогулы, сверхурочные
- 5Проверьте итоговые дни и часы по каждому сотруднику
- 6Проведите документ
Как отразить отсутствия и отклонения
Отпуска и больничные
Если отпуск или больничный оформлен отдельным документом в программе, при заполнении табеля дни отсутствия подставятся автоматически соответствующими кодами — «ОТ» для отпуска, «Б» для больничного. Если же кадровый документ не вводили, откройте нужную ячейку табеля и вручную измените код вида времени, выбрав его из списка видов использования рабочего времени.
Ручное исправление — рабочий, но рискованный способ: табель покажет отсутствие, а начисление отпускных или пособия без документа не рассчитается. Правильный порядок — сначала документ «Отпуск» или «Больничный лист», потом заполнение табеля.
Прогулы, командировки и сверхурочные
Прогул отражается кодом «ПР» вручную — автоматически программа прогулы не определяет. Командировка обычно отмечается кодом «К» с сохранением среднего заработка. Сверхурочные часы добавляются к стандартной явке: например, вместо «Я 8» указывается «Я 10», либо используется отдельный код сверхурочной работы, если он заведен в видах времени.
Проверка табеля перед расчетом зарплаты
Перед проведением сверьте итоги по каждому сотруднику с ожидаемыми значениями. Для полной пятидневки без отсутствий количество рабочих дней должно совпадать с производственным календарем, а часы — с нормой за месяц. Любое расхождение означает либо неучтенное отсутствие, либо ошибку в графике.
Полезно вывести печатную форму табеля (типовая форма Т-13 или упрощенный вариант) и визуально просмотреть строки: пустые ячейки в рабочие дни, явки в дни отпуска и странные итоги сразу бросаются в глаза. После проверки проведите документ — только проведенный табель участвует в расчете зарплаты.
Как проверить результат
Совпадают с производственным календарем
Меньше нормы без оформленных отсутствий
Код «ОТ» и проведенный документ «Отпуск»
Код «ОТ» без документа или явка в дни отпуска
Равны норме с учетом отклонений
Нулевые или удвоенные часы
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — табель создан, но не заполнен или заполнен за другой месяц, из-за чего зарплата считается неверно или не считается вовсе. Вторая по частоте — сотрудник принят в середине месяца, а табель заполнен на весь месяц: программа проставит явки до даты приема, и их нужно очистить вручную.
Третья группа ошибок связана с изменениями задним числом: после проведения табеля ввели больничный, а табель не перезаполнили. В этом случае откройте табель, перезаполните его или исправьте строку сотрудника и проведите заново — до расчета зарплаты это делается без последствий.
Если сотрудников много: подразделения и несколько табелей
В небольших компаниях удобно вести один табель на всю организацию. Если сотрудников много или учет ведут разные ответственные лица, создавайте отдельные табели по подразделениям — программа это поддерживает, и при расчете зарплаты данные суммируются корректно.
Главное правило при такой схеме — один сотрудник за один месяц должен попадать только в один табель. Перед расчетом зарплаты проверьте, что все подразделения сдали свои табели: проще всего открыть журнал и отфильтровать документы по месяцу.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы по табелю в 1С УНФ
Обязательно ли заполнять табель, если у всех оклад?
Да, если расчет зарплаты ведется в УНФ. Начисление по окладу зависит от отработанного времени, а программа берет его из табеля. Без проведенного табеля расчет за месяц будет некорректным или не выполнится.
Почему кнопка «Заполнить» не добавляет сотрудника?
Чаще всего причина в том, что на сотрудника не оформлен документ «Прием на работу», он уволен до начала месяца табеля или в приеме не указан график работы. Проверьте карточку сотрудника и кадровые документы за нужный период.
Как отразить работу в выходной день?
Откройте ячейку выходного дня и проставьте явку с фактическим количеством часов либо используйте код работы в выходной, если он заведен в видах времени. Оплата за такой день рассчитывается по правилам работы в выходные — обычно в повышенном размере, что должно быть отражено в начислениях.
Можно ли исправить табель после расчета зарплаты?
Технически можно: отмените проведение начисления зарплаты, исправьте и проведите табель, затем пересчитайте зарплату. Но если зарплата уже выплачена и отчеты сданы, корректировку безопаснее делать через исправительные документы в следующем периоде, чтобы не нарушить уже отправленную отчетность.
Что делать, если норма часов в табеле не совпадает с производственным календарем?
Проверьте график работы сотрудника: скорее всего, в нем неверно задан шаблон недели или количество часов в день. Исправьте график, затем перезаполните табель. Также убедитесь, что производственный календарь в программе обновлен.
Нужен ли отдельный табель для внешних совместителей?
Отдельный документ не нужен: совместитель включается в общий табель как самостоятельная строка со своим графиком работы. Важно, чтобы в приеме на работу совместителю был назначен соответствующий график, обычно с неполным рабочим временем.
Что важно запомнить
Табель в 1С УНФ создается в разделе «Зарплата и кадры» и заполняется автоматически по графикам работы. Отпуска и больничные сначала оформляйте документами, затем перезаполняйте табель. Перед расчетом зарплаты сверьте дни и часы с производственным календарем и проведите документ — только проведенный табель участвует в расчете.