Другое · 11 мин
Как завести отпуск по беременности и родам в 1С
Как завести отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ «Больничный лист», расчёт пособия, прямые выплаты СФР, проверка начислений и типичные ошибки.
Отпуск по беременности и родам в 1С оформляется на основании электронного больничного листа, который работодатель получает через СФР (ранее ФСС). В отличие от обычных отпусков, здесь не создаётся кадровый приказ по типовой форме Т-6: основным документом служит «Больничный лист», на основании которого рассчитывается пособие и освобождается рабочее время сотрудницы.
Материал ориентирован на конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), где расчёт зарплаты ведётся во встроенной подсистеме. Последовательность действий в обеих программах похожа, отличаются в основном названия разделов меню.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на ввод больничных и расчёт зарплаты, а в программе настроен обмен электронными больничными (ЭЛН) с СФР. Если обмен не настроен, больничный можно ввести вручную по номеру листка нетрудоспособности.
Что подготовить перед оформлением больничного
Для корректного расчёта программе нужны три вещи: актуальные данные о сотруднице, настроенный обмен с СФР и правильные настройки учётной политики. Проверьте, что в карточке сотрудницы заполнены СНИЛС, дата приёма на работу и не было ошибок в кадровых документах за расчётный период (два предыдущих календарных года).
Обмен электронными больничными настраивается через сервис 1С-Отчётность или встроенный обмен с СФР: в ЗУП 3.1 это раздел «Отчётность, справки» → «Настройки обмена электронными больничными». Если сертификат и подключение уже работают для сдачи отчётности, обычно дополнительная настройка не требуется.
Дополнительно убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты (Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика) указано, что пособия выплачиваются по прямым выплатам через СФР — сейчас это единственный действующий механизм на всей территории России. Работодатель оплачивает только первые три дня по обычной нетрудоспособности, но по беременности и родам пособие полностью выплачивает СФР, поэтому задача работодателя — корректно передать данные.
Номер листка приходит из СФР через обмен или сообщается сотрудницей
Без СНИЛС реестр в СФР не уйдёт
Если сотрудница новая — нужна справка 182н с прошлого места
Проверяется тестовым запросом статуса ЭЛН
Как получить и загрузить электронный больничный
Самый надёжный способ — загрузить ЭЛН напрямую из СФР. В ЗУП 3.1 откройте «Зарплата» → «Больничные листы», создайте новый документ и в поле «Номер листка нетрудоспособности» нажмите кнопку «Получить из ФСС» (в свежих релизах — «Получить из СФР»). Программа загрузит все данные: период, код причины нетрудоспособности, дату выдачи.
По беременности и родам причина нетрудоспособности — код «05». После загрузки программа автоматически подставит вид расчёта «Больничный по беременности и родам» и период отпуска (стандартно 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности — больше, это уже указано в самом ЭЛН).
Если обмен недоступен, введите номер ЭЛН вручную и заполните период по данным, которые сообщила сотрудница. Но перед отправкой реестра в СФР всё равно потребуется соединение — программа сверит номер и статус листка.
Пошаговое оформление документа «Больничный лист»
После загрузки ЭЛН проверьте и заполните ключевые поля документа. Основная работа сводится к контролю автоматически подставленных данных и выбору даты выплаты.
- 1Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
- 2Укажите организацию, сотрудницу и номер ЭЛН, загрузите данные из СФР
- 3Проверьте период нетрудоспособности и причину «05 — Отпуск по беременности и родам»
- 4На закладке «Оплата» проверьте стаж, процент оплаты (по БиР всегда 100% среднего заработка) и заработок за расчётные годы
- 5При необходимости укажите заработок с предыдущих мест работы (справка 182н) или заявление о замене лет расчётного периода
- 6Проверьте расчёт на закладке «Начислено (подробно)» и проведите документ
- 7Сформируйте и отправьте реестр сведений в СФР для назначения пособия
На закладке «Оплата» обратите внимание на средний заработок. По беременности и родам пособие составляет 100% среднего заработка независимо от стажа (кроме случаев, когда стаж менее шести месяцев — тогда пособие ограничено МРОТ). Если сотрудница в расчётных годах была в отпуске по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет — отразите это в документе, указав заменяющие годы.
На закладке «Начислено (подробно)» программа показывает расчёт по дням. Сумма пособия по БиР начисляется единовременно за весь период отпуска, НДФЛ она не облагается и страховыми взносами тоже — программа это учитывает автоматически, но визуально проверить стоит.
Как проверить расчёт пособия
Расчёт пособия по беременности и родам строится по формуле: средний дневной заработок за два предыдущих календарных года умножается на количество дней отпуска. Средний дневной заработок — это сумма облагаемых взносами выплат за расчётный период, делённая на количество календарных дней в периоде за вычетом исключаемых дней (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком).
В документе нажмите на сумму среднего заработка — откроется расшифровка с помесячной разбивкой дохода. Сверьте её с данными учёта: если сотрудница работала в организации оба расчётных года, суммы должны совпасть с начислениями в базе. Расхождения обычно означают, что какой-то документ не проведён или вид начисления ошибочно не отмечен как облагаемый взносами.
Как проверить результат
Совпадает с расшифровкой по месяцам, учтены исключаемые периоды
Заработок нулевой или явно занижен при наличии начислений в базе
100% среднего заработка
Программа применила процент по стажу — проверьте вид расчёта
Пособие не облагается НДФЛ и взносами
С суммы пособия удержан налог — неверный вид начисления
Совпадает с датами в ЭЛН
Даты отличаются от больничного — реестр в СФР отклонят
Передача данных в СФР и выплата пособия
По прямым выплатам работодатель не платит пособие по беременности и родам сам: его задача — в течение установленного срока (обычно несколько рабочих дней с момента получения ЭЛН) передать в СФР реестр сведений. В ЗУП 3.1 это делается из раздела «Отчётность, справки» → «Передача в ФСС сведений о пособиях» либо непосредственно из документа «Больничный лист» по кнопке отправки.
В реестр входят данные сотрудницы (СНИЛС, паспорт, реквизиты для выплаты, если они указаны), период отпуска и сведения о заработке. Перед отправкой программа проводит форматный контроль — исправьте все подсвеченные ошибки, чаще всего это незаполненный СНИЛС или устаревшие паспортные данные.
После отправки отслеживайте статус реестра: при отказе СФР вернёт протокол с описанием причины. Типовые причины отказа — несовпадение ФИО или СНИЛС с базой фонда, неверный номер ЭЛН, отсутствие у сотрудницы реквизитов для перечисления. Исправьте данные и отправьте реестр повторно.
Особые ситуации и нюансы учёта
Сотрудница продолжает работать во время отпуска
Если сотрудница фактически работает в период отпуска по беременности и родам, пособие за эти дни не положено — одновременно получать зарплату и пособие нельзя. В программе больничный всё равно оформляется на весь период из ЭЛН, но фактический выход на работу фиксируется табелем, и за отработанные дни начисляется зарплата. На практике по этому вопросу стоит получить письменное подтверждение от сотрудницы и проконсультироваться с кадровым специалистом.
Совместительство
Для внешнего совместителя пособие назначается по каждому месту работы, если в расчётных годах сотрудница работала у тех же работодателей. В 1С больничный вводится в каждой базе (или по каждому месту работы) отдельно с тем же номером ЭЛН — СФР распределяет выплаты сам. Для внутреннего совместителя в ЗУП 3.1 заработок по обеим должностям учитывается автоматически в одном документе.
Отпуск по беременности переходит на следующий месяц
Пособие начисляется целиком в месяце оформления больничного, но в табеле и отчётах отсутствие распределяется по фактическим месяцам. Это нормально: при расчёте зарплаты за последующие месяцы сотрудница будет отражаться как отсутствующая по причине «Отпуск по беременности и родам», и начислений у неё не будет.
Удобно сразу после проведения больничного сформировать расчётный листок сотрудницы за месяц: там должна быть строка с пособием по беременности и родам без НДФЛ. Если пособия в листке нет — документ либо не проведён, либо дата выплаты отнесена к другому месяцу.
Типичные ошибки при оформлении
Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда больничный оформлен с ошибкой и уже учтён в расчёте. Не удаляйте проведённый документ напрямую: сначала отмените реестр в СФР (если он отправлен), затем исправьте документ и проведите его заново. В ЗУП 3.1 для корректировки удобно использовать механизм «Исправить» в журнале документов — он создаёт документ-исправление и сохраняет историю.
Что важно запомнить
Отпуск по беременности и родам оформляется документом «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «05», пособие составляет 100% среднего заработка за два предыдущих года и выплачивается СФР напрямую. Задача расчётчика — корректно загрузить ЭЛН, проверить заработок и стаж, учесть замену лет и вовремя отправить реестр сведений в фонд.
Частые вопросы
Нужно ли создавать кадровый приказ на отпуск по беременности и родам?
Отдельный приказ по форме Т-6 в 1С не создаётся: основанием для отсутствия и назначения пособия служит больничный лист. В табеле отсутствие отражается автоматически после проведения документа «Больничный лист». Если внутренние регламенты организации требуют приказ, его формируют в произвольной форме вне программы.
Что делать, если сотрудница принесла бумажный больничный?
Бумажные листки нетрудоспособности по беременности и родам сейчас выдаются в исключительных случаях (например, отдельным категориям граждан). В 1С такой больничный вводится вручную: в документе укажите, что листок бумажный, и заполните все поля по оригиналу. Реестр в СФР в этом случае формируется по особым правилам — уточните актуальный порядок в своём отделении фонда.
Как отразить отпуск по беременности, если сотрудница устроена недавно и данных о заработке нет?
Если справки 182н с предыдущих мест работы нет, пособие рассчитывается исходя из МРОТ. В документе «Больничный лист» просто не заполняйте заработок за расчётные годы — программа автоматически применит минимальный расчёт. Когда сотрудница позже принесёт справку, выполните перерасчёт через документ-исправление и отправьте уточнённые сведения в СФР.
Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ и взносами?
Нет. Пособие по беременности и родам полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. В 1С это задано настройками вида расчёта «Больничный по беременности и родам». Если в расчётном листке с суммы пособия удержан налог — проверьте, не подменён ли типовой вид расчёта самодельным с неверными настройками налогообложения.
Чем отличается оформление в 1С:Бухгалтерии от ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии 8 последовательность та же: раздел «Зарплата и кадры» → «Больничные листы», загрузка ЭЛН по номеру, проверка расчёта и отправка реестра. Различия в том, что в Бухгалтерии нет расширенных кадровых механизмов (штатного расписания, детальных отчётов по отсутствиям), а при большой численности сотрудников расчёт рекомендуется вести в ЗУП с синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.