Как заполнить СЗВ в 1С: подробная инструкция

Отчёты СЗВ — это персонифицированные сведения о сотрудниках, которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (бывший ПФР). В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ заполняются автоматически на основе кадровых документов, но только при условии, что учёт ведётся корректно. Ошибки в исходных данных — главная причина отказов при приёме отчётности.

В статье разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3: подготовка кадровых данных, формирование отчётов, проверка, выгрузка файла и отправка через 1С-Отчётность. Отдельно рассмотрены типичные ошибки и способы их исправления.

Точное название пунктов меню может немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но общая логика одинакова: сначала кадровые документы, затем отчёт, затем проверка и отправка.

Какие формы СЗВ сдаются и когда

Перед началом работы важно понимать, какую именно форму нужно сдать, потому что состав данных и сроки у них разные.

СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности. Сдаётся при кадровых событиях: приём, перевод, увольнение, переименование организации, а также при подаче работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Срок — не позднее следующего рабочего дня после оформления приказа (для приёма и увольнения) или до 25-го числа следующего месяца для прочих событий.

СЗВ-СТАЖ — годовые сведения о стаже и периодах работы сотрудников. Сдаётся один раз по итогам года, а также при выходе сотрудника на пенсию — по нему отчёт подаётся отдельно.

Подготовка кадровых данных перед формированием отчёта

Отчёт СЗВ в 1С заполняется не вручную, а из учётных данных. Поэтому первый шаг — убедиться, что все кадровые события отражены документами, а не просто «известны кадровику».

Проверьте следующее. Все приёмы оформлены документом «Приём на работу», переводы — «Кадровым переводом», увольнения — «Увольнением». Для СЗВ-СТАЖ важны отпуска без сохранения, отпуска по уходу за ребёнком, периоды простоя и больничные — они влияют на коды периодов стажа и должны быть введены соответствующими документами отсутствий.

Отдельно проверьте карточки сотрудников: СНИЛС, ФИО, дата рождения, ИНН. Ошибка в одной цифре СНИЛС — гарантированный отказ при приёме. Также в карточке организации должен быть указан действующий регистрационный номер в СФР.

Формирование СЗВ-ТД в 1С

В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Отчётность, справки» → «СЗВ-ТД». В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Зарплата и кадры» → «СЗВ-ТД» либо через «Отчётность» → «1С-Отчётность».

Создайте новый документ, укажите организацию и отчётный период. Затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт все кадровые события за период, по которым ещё не сданы сведения. Каждое событие выводится отдельной строкой: сотрудник, дата события, вид (приём, перевод, увольнение), должность, структурное подразделение.

Проверьте состав строк вручную. Если событие не попало в отчёт, убедитесь, что документ проведён и что по этому событию не был сдан отчёт ранее — программа исключает уже отправленные сведения. При необходимости строку можно добавить вручную кнопкой «Добавить», указав сотрудника и параметры события.

1. 1
   Проверьте, что все кадровые документы за период проведены
2. 2
   Откройте «Отчётность, справки» → «СЗВ-ТД» и создайте новый отчёт
3. 3
   Укажите организацию и период, нажмите «Заполнить»
4. 4
   Сверьте строки с приказами: даты, виды событий, должности
5. 5
   Нажмите «Проверить» — устраните найденные ошибки
6. 6
   Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл
7. 7
   Дождитесь положительного протокола приёма от СФР

Формирование СЗВ-СТАЖ в 1С

СЗВ-СТАЖ создаётся там же: «Отчётность, справки» → «СЗВ-СТАЖ». Укажите отчётный год и тип формы — «Исходная». После нажатия «Заполнить» программа сформирует по каждому сотруднику периоды работы с кодами: обычная работа, отпуск по уходу за ребёнком (ДЕТИ), отпуск без сохранения (НЕОПЛ), простой и другие.

Особое внимание уделите сотрудникам с особыми условиями труда: коды льготного стажа и вредные условия должны быть настроены в штатном расписании и позициях. Если спецоценка проведена, её реквизиты указываются в отчёте — проверьте, что данные введены в настройках позиции штатного расписания.

Если сотрудник увольнялся и принимался повторно в течение года, периодов будет несколько — это нормально. Разрывы между периодами программа не создаёт сама: если человек числился, но фактически не работал и это не оформлено отсутствием, период попадёт в отчёт как обычная работа.

Проверка отчёта перед отправкой

В обеих конфигурациях есть встроенная проверка: кнопка «Проверить» в форме отчёта или «Проверка» → «Проверить в интернете» при подключённой 1С-Отчётности. Проверка выявляет ошибки формата: пустые обязательные поля, неверный контрольный разряд СНИЛС, некорректные даты.

Кроме формальной проверки выполните содержательную сверку: количество строк СЗВ-ТД должно совпадать с количеством кадровых приказов за период, а сумма периодов в СЗВ-СТАЖ — покрывать весь год по каждому сотруднику без пропусков и наложений. Удобно сверить со списком уволенных и принятых за период.

Контрольные точки

Как проверить результат

СНИЛС сотрудников

Норма

Все СНИЛС заполнены, проверка контрольного числа пройдена

Тревожный признак

Жёлтые или красные предупреждения по сотрудникам в отчёте

Состав событий СЗВ-ТД

Норма

Число строк равно числу кадровых приказов за период

Тревожный признак

Событие из приказа отсутствует в отчёте

Периоды в СЗВ-СТАЖ

Норма

Периоды покрывают весь год без разрывов и пересечений

Тревожный признак

Есть незакрытые месяцы или пересекающиеся даты

Протокол СФР

Норма

Получен положительный протокол, отчёт принят

Тревожный признак

Отказ с перечнем ошибок — требуется исправление

Выгрузка файла и отправка в СФР

Самый простой способ — отправка через 1С-Отчётность: кнопка «Отправить» прямо из формы отчёта. Программа сама сформирует файл, подпишет его и передаст в СФР, а статус доставки будет виден в журнале обмена.

Если 1С-Отчётность не подключена, используйте выгрузку: кнопка «Выгрузить» сохраняет файл в формате XML. Этот файл можно загрузить в личный кабинет страхователя на сайте СФР или передать через другую программу электронной отчётности. Перед выгрузкой убедитесь, что формат обновлён: при смене версии формата фондом нужно обновить конфигурацию 1С, иначе файл не пройдёт форматный контроль.

После отправки обязательно дождитесь протокола. Отчёт считается сданным только после положительного протокола приёма. При отказе исправьте указанные ошибки и отправьте отчёт повторно — в пределах срока это не влечёт санкций.

Исправление уже сданных сведений

Если ошибка обнаружена после приёма отчёта, исправление зависит от формы. Для СЗВ-ТД создаётся новый отчёт с отменяющей записью (признак «Отмена» по ошибочному событию) и, при необходимости, с корректными данными. В 1С это делается добавлением строки с тем же событием и установкой отметки отмены.

Для СЗВ-СТАЖ сдаётся форма с типом «Дополнение» или «Корректировка» — в неё включаются только те сотрудники, по которым исправляются данные, а не весь список заново. Полностью заменить отчёт по всем сотрудникам нельзя: корректировка подаётся точечно.

Удобно завести правило формировать СЗВ-ТД сразу после подписания приказа, а не накапливать события к концу недели. Разовая отправка одного отчёта занимает несколько минут, а поиск пропущенного события при штрафном сроке — часы.

Часто задаваемые вопросы

Почему сотрудник не попадает в СЗВ-ТД при заполнении?

Чаще всего кадровый документ не проведён или по этому событию отчёт уже сдавался. Проверьте журнал кадровых документов и ранее отправленные отчёты СЗВ-ТД за период. Также событие не попадёт, если дата документа выходит за пределы указанного отчётного периода.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?

Нет. СЗВ-ТД сдаётся только при наличии кадровых событий. Нулевая форма не предусмотрена. Исключение — январь: сведения за прошлый год по заявлениям о способе ведения трудовой книжки сдаются до 25 января, если такие заявления были.

Можно ли заполнить СЗВ в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии 8.3 есть обе формы: «Зарплата и кадры» → «СЗВ-ТД» и «СЗВ-СТАЖ». Но кадровый учёт там упрощённый: если у вас сложные графики, совместители и много отсутствий, корректность СЗВ-СТАЖ надёжнее обеспечивает ЗУП.

Что делать, если СФР отклонил файл из-за формата?

Проверьте актуальность конфигурации: форматы отчётности обновляются вместе с релизами 1С. Обновите конфигурацию и формы отчётности, сформируйте файл заново и отправьте повторно. Ручное редактирование XML-файла не рекомендуется — легко нарушить структуру.

Как исправить ошибку в СНИЛС после приёма отчёта?

Исправьте СНИЛС в карточке сотрудника, затем сдайте корректирующий отчёт: для СЗВ-ТД — отменяющую запись с неверным СНИЛС и правильную запись, для СЗВ-СТАЖ — форму с типом «Корректировка» по этому сотруднику.

Какие штрафы за несдачу или ошибки в СЗВ?

За нарушение сроков и недостоверные сведения предусмотрены штрафы за каждое застрахованное лицо, по которому допущено нарушение. Точные суммы устанавливает законодательство и они периодически меняются — актуальные размеры уточняйте в действующей редакции статьи 15.33.2 КоАП и закона о персонифицированном учёте.