Где в 1С ЗУП находится трудовой договор

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) нет отдельного документа с названием «Трудовой договор» в главном меню, и это часто сбивает с толку новых пользователей. Сведения о трудовом договоре хранятся в карточке сотрудника и в документах кадрового учёта — «Приём на работу» и «Кадровый перевод». Сам печатный бланк договора формируется из этих данных через шаблоны документов.

Логика программы такова: условия труда (должность, подразделение, оклад, график, дата приёма) вводятся один раз при оформлении сотрудника, а договор, приказ по форме Т-1 и другие формы печатаются на основе уже введённых данных. Поэтому искать трудовой договор нужно не среди «документов», а в справочнике «Сотрудники» и в журнале кадровых документов.

Ниже разобраны конкретные пути в интерфейсе ЗУП 3.1: где найти данные договора, как создать и напечатать бланк, как подключить свой шаблон и что делать, если договор нужно изменить или хранить в электронном виде.

Где хранятся данные трудового договора в ЗУП

Основное место хранения — справочник «Сотрудники». Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека. В карточке сотрудника указаны ФИО, дата приёма, подразделение, должность и ссылка на документ, которым он оформлен. Именно эти данные программа подставляет в печатную форму трудового договора.

Второй источник — журнал кадровых документов: «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы»). Документ «Приём на работу» содержит вкладки «Главное», «Оплата труда», «Дополнительно», где фиксируются условия договора: характер работы, вид занятости, испытательный срок, оклад и надбавки.

Если сотрудник работает по срочному договору, срок и основание указываются в документе приёма на вкладке «Главное» в поле «Условия договора» (или «Дата завершения» в зависимости от релиза). Эта информация затем попадает в печатную форму и в отчёты по срочным договорам.

Как создать трудовой договор при приёме сотрудника

Договор в ЗУП создаётся автоматически при оформлении приёма на работу. Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Приём на работу». Заполните организацию, дату приёма, подразделение, должность и график работы.

На вкладке «Оплата труда» укажите оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки. На вкладке «Главное» проверьте вид занятости и, при необходимости, испытательный срок. Для срочного договора заполните дату окончания и основание срочности — без этого печатная форма будет неполной.

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в форме документа. В списке доступных форм будут «Трудовой договор» и «Приказ о приёме (Т-1)». Если трудового договора в списке нет — значит, в программе не настроен шаблон, об этом ниже.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»
2. 2
   Заполните дату приёма, подразделение, должность, график и условия оплаты
3. 3
   Проведите документ и нажмите «Печать» → «Трудовой договор»
4. 4
   Проверьте подставленные данные: ФИО, оклад, даты, должность
5. 5
   Распечатайте или сохраните в файл через «Файл» → «Сохранить как» в форме предпросмотра

Как распечатать договор из карточки сотрудника

Печать доступна не только из документа приёма. Откройте карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») и нажмите кнопку «Печать» в командной панели. Программа предложит формы, привязанные к сотруднику: трудовой договор, личная карточка Т-2, согласие на обработку персональных данных и другие, если шаблоны настроены.

Удобство этого способа в том, что договор можно перепечатать в любой момент — например, если экземпляр утерян или нужно сформировать файл для отправки. Программа каждый раз берёт актуальные данные из учёта, поэтому при изменении условий (перевод, повышение оклада) старая печатная форма не обновится автоматически — для изменений оформляются дополнительные соглашения.

Настройка шаблона трудового договора

ЗУП позволяет использовать собственный текст договора. Шаблоны находятся в разделе «Настройка» → «Шаблоны документов» (в ряде релизов — «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Шаблоны документов»). Создайте новый шаблон, выберите вид документа «Трудовой договор» и загрузите файл в формате документа Word с макетом.

Внутри шаблона используются параметры — специальные поля, в которые программа подставляет данные: фамилию сотрудника, наименование должности, размер оклада, дату приёма. Состав доступных параметров зависит от релиза; их список можно посмотреть при редактировании шаблона. После сохранения шаблон появится в меню «Печать» у документов приёма и в карточке сотрудника.

Если в компании несколько типов договоров (срочный, с совместителями, с дистанционными работниками), создайте отдельный шаблон под каждый вариант. Это надёжнее, чем править текст вручную после каждой печати: ручные правки легко забыть, и в договор попадут неверные условия.

Изменение условий: дополнительные соглашения

При переводе сотрудника на другую должность, изменении оклада или графика первоначальный договор в ЗУП не редактируется — оформляется документ «Кадровый перевод» (или «Изменение оплаты труда»). Он фиксирует новые условия с даты изменения, сохраняя историю.

Печатная форма дополнительного соглашения к договору также создаётся через шаблоны документов: настройте макет «Дополнительное соглашение» и печатайте его из документа перевода. Такой подход обеспечивает корректную кадровую историю: в программе всегда видно, какие условия действовали в каждый период.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно оформить нового сотрудникаСоздайте документ «Приём на работу» и напечатайте договор из него

Нужно перепечатать договор действующего сотрудникаОткройте карточку сотрудника и используйте кнопку «Печать»

Изменились условия трудаОформите «Кадровый перевод» и печатайте допсоглашение, не правя исходный договор

В меню «Печать» нет трудового договораПроверьте «Настройка» → «Шаблоны документов» и добавьте макет

Хранение договора в электронном виде и присоединённые файлы

Подписанный скан договора можно прикрепить к карточке сотрудника. В форме сотрудника откройте меню «Ещё» → «Присоединенные файлы» (или ссылку «Файлы») и добавьте скан. Так кадровик всегда найдёт подписанный оригинал, не поднимая бумажное дело.

Для организаций, переходящих на кадровый электронный документооборот (КЭДО), в ЗУП предусмотрены механизмы обмена документами с электронной подписью — настройка выполняется через сервисы 1С и требует подключения. В рамках базового учёта достаточно присоединённых файлов и корректных шаблонов печати.

Частые вопросы о трудовом договоре в ЗУП

Почему в меню «Печать» нет пункта «Трудовой договор»?

Печатная форма договора появляется только при наличии настроенного шаблона. Откройте «Настройка» → «Шаблоны документов», создайте макет для трудового договора с нужными параметрами — после этого пункт появится в меню печати документов приёма и карточек сотрудников.

Где посмотреть, срочный договор у сотрудника или бессрочный?

Откройте документ «Приём на работу» сотрудника: признак срочности и дата окончания указаны на вкладке «Главное». Также срочные договоры видны в кадровых отчётах по сотрудникам, где выводится срок действия договора.

Можно ли ввести договор для сотрудника, принятого до начала учёта в ЗУП?

Да. При переносе данных оформляется «Приём на работу» фактической датой приёма, либо используется документ «Начальная штатная расстановка» при старте учёта. Данные договора вводятся туда же, и печатная форма формируется стандартно.

Как напечатать договор по своему корпоративному шаблону?

Создайте шаблон в разделе «Настройка» → «Шаблоны документов»: загрузите макет документа с параметрами (ФИО, должность, оклад, даты). Сохранённый шаблон станет доступен в меню «Печать» и будет подставлять данные из учёта автоматически.

Что делать, если в печатной форме не заполняются некоторые поля?

Проверьте, заполнены ли соответствующие данные в учёте: основание срочности, испытательный срок, условия оплаты. Пустые поля в печати почти всегда означают незаполненные реквизиты в документе приёма или отсутствие параметра в шаблоне.