Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 1С

При увольнении сотрудника работодатель обязан передать в Социальный фонд России сведения о его стаже — форму СЗВ-СТАЖ — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Это требование установлено законодательством о персонифицированном учёте, и за нарушение срока предусмотрены штрафы для организации и должностных лиц.

В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия формирование СЗВ-СТАЖ при увольнении автоматизировано: документ создаётся на основании кадровых данных, а сведения о периодах работы подтягиваются из учёта. Однако механическое формирование без проверки часто приводит к ошибкам — незаполненным периодам отпусков без сохранения зарплаты, неверным кодам особых условий труда, дублированию сотрудников.

Ниже разобран полный порядок действий: от проверки кадровых данных до отправки отчёта и выдачи формы сотруднику, а также типичные ошибки и способы их устранения в типовых конфигурациях 1С.

Когда и в какие сроки нужно сдать СЗВ-СТАЖ при увольнении

СЗВ-СТАЖ при увольнении — это внеочередная форма, которая сдаётся независимо от годовой отчётности. Основание — приказ о прекращении трудового договора. Срок сдачи жёсткий: не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа. Если приказ издан в пятницу, отчёт нужно успеть отправить в понедельник.

Помимо сдачи в СФР, работодатель обязан выдать сотруднику копию формы в день увольнения вместе с трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности. Выдача подтверждается подписью работника — ведомостью, листом ознакомления или отметкой в личной карточке.

Форма при увольнении заполняется за период с начала отчётного года по дату увольнения. Если сотрудник увольняется в январе, а годовая форма за прошлый год уже сдана, в отчёт попадёт только январский период. Если увольнение происходит до сдачи годового СЗВ-СТАЖ, подаётся форма за весь период работы в текущем году.

Подготовка: что проверить в учёте перед формированием формы

Качество СЗВ-СТАЖ напрямую зависит от полноты кадрового учёта. Перед созданием отчёта убедитесь, что в программе корректно отражены все события, влияющие на стаж. Основные точки контроля — документы приёма, переводов, отпусков и само увольнение.

Проверьте, что документ «Увольнение» проведён, дата увольнения указана верно и совпадает с приказом. Если сотрудник увольняется с последнего рабочего дня, а расчёт при увольнении уже проведён, убедитесь, что нет незакрытых периодов отсутствий.

Особое внимание уделите отпускам без сохранения заработной платы, отпускам по уходу за ребёнком и периодам простоя по вине работника — они отражаются в СЗВ-СТАЖ отдельными кодами и должны быть зарегистрированы в учёте соответствующими документами. Если отпуск без сохранения зарплаты оформлялся только приказом на бумаге, но не введён в программу, в отчёте этот период отобразится как обычная работа, что исказит стаж.

Пошаговое формирование СЗВ-СТАЖ в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом форма создаётся через раздел «Отчетность, справки». Перейдите в подраздел «1С-Отчетность» либо в «Отчетность, справки — СЗВ-СТАЖ» в зависимости от релиза конфигурации. Создайте новый документ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».

В шапке документа укажите отчётный период — текущий год и тип сведений «Увольнение» (в некоторых релизах — «Исходная» с признаком увольнения). После выбора типа нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, уволенных в указанном периоде, по которым форма ещё не сдана, и заполнит табличную часть периодами работы.

Периоды формируются автоматически на основании кадровых документов: приём, переводы, отпуска, больничные, увольнение. Каждому периоду присваивается код: обычная работа отображается без кода, отпуск без сохранения зарплаты — кодом «НЕОПЛ», отпуск по уходу за ребёнком — «ДЕТИ» и так далее. Проверьте, что коды соответствуют реальным событиям.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки — СЗВ-СТАЖ» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите год и тип сведений «Увольнение»
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников
4. 4
   Откройте каждого сотрудника и сверьте периоды и коды с кадровыми документами
5. 5
   Нажмите «Проверить» для поиска ошибок форматно-логического контроля
6. 6
   Запишите документ и отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл
7. 7
   Распечатайте форму для выдачи сотруднику в день увольнения

Особенности заполнения в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии механизм аналогичен: документ «СЗВ-СТАЖ» доступен в разделе «Зарплата и кадры — Отчеты по страховым взносам» или через сервис «1С-Отчетность». Выберите вид отчёта «при увольнении», укажите дату и сотрудника — программа заполнит периоды по данным кадрового учёта.

Ограничение бухгалтерской конфигурации — менее детализированный кадровый учёт. Если в базе не ведутся отдельные документы по отпускам без сохранения зарплаты или не настроены коды особых условий труда, периоды придётся корректировать вручную непосредственно в табличной части документа. Ручные правки допустимы, но фиксируйте их основание, чтобы при камеральной проверке можно было подтвердить данные.

После заполнения используйте встроенную проверку — кнопка «Проверить» запускает контроль по правилам формата. Ошибки, связанные с незаполненным СНИЛС, пустыми периодами или некорректными датами, нужно исправить до отправки: фонд отклонит файл с нарушением формата, и срок сдачи будет пропущен.

Проверка, отправка и выдача формы сотруднику

Перед отправкой выполните три уровня контроля. Первый — встроенная проверка документа в 1С: она выявляет формальные ошибки. Второй — визуальная сверка периодов с личной карточкой и приказами. Третий — проверка в программе CheckXML или через предварительный контроль в 1С-Отчетности при наличии такой функции в вашем релизе.

Отправка выполняется через «1С-Отчетность»: откройте отчёт, нажмите «Отправить» и дождитесь смены статуса. Контрольные точки — статус «Отправлено», затем «Доставлено» и положительный протокол контроля. Если пришёл отказ, в протоколе указан код ошибки — исправьте данные и отправьте повторно в тот же день.

Печатная форма для сотрудника формируется из того же документа кнопкой «Печать». Выдайте её в день увольнения и зафиксируйте факт выдачи. Если сотрудник уволен дистанционно, форму можно направить по почте заказным письмом или в электронном виде, если это предусмотрено локальными актами и согласовано с работником.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отправки в 1С-Отчетности

Норма

«Доставлено», есть положительный протокол

Тревожный признак

«Ошибка» или отказ с кодом в протоколе

Периоды работы в форме

Норма

Непрерывная цепочка от приёма или начала года до даты увольнения

Тревожный признак

Разрывы, пересечения дат, пропущенные отпуска

СНИЛС и ФИО

Норма

Совпадают с карточкой сотрудника и данными фонда

Тревожный признак

Расхождения, предупреждения при проверке

Выдача сотруднику

Норма

Форма выдана в день увольнения, есть подтверждение

Тревожный признак

Форма не распечатана, подтверждение отсутствует

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустая табличная часть после нажатия «Заполнить». Причины: у сотрудника не проведён документ увольнения, форма за этот период уже сдана ранее, либо в учёте отсутствуют начисления за период. Проверьте состояние документов и журнал отправленных отчётов.

Вторая распространённая ошибка — отсутствие кодов «НЕОПЛ» или «ДЕТИ» при фактических отпусках. Это происходит, когда отпуск оформлен приказом, но не зарегистрирован документом в программе, либо когда начисление отпуска отменено вручную. Решение — ввести корректный кадровый документ и перезаполнить форму.

Третья группа ошибок связана с персональными данными: фонд отклоняет сведения, если СНИЛС не проходит контроль или ФИО не совпадает с базой фонда. В этом случае сверьте данные с карточкой сотрудника, при необходимости запросите у работника подтверждающий документ и исправьте данные в справочнике «Физические лица», а не только в документе.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если сотрудник проработал один день?

Да. Обязанность сдать форму возникает при увольнении любого застрахованного лица независимо от продолжительности работы. В форме будет отражён один период — фактические даты работы.

Что делать, если срок сдачи уже пропущен?

Сдайте отчёт как можно скорее — это смягчающее обстоятельство, но штрафа не отменяет. Подготовьте форму, отправьте через 1С-Отчетность и сохраните подтверждение отправки. Доначисленные санкции фонд выставит сам.

Можно ли сдать одну форму на нескольких уволенных сотрудников?

Да, один документ СЗВ-СТАЖ может включать нескольких сотрудников, уволенных в одном периоде. При заполнении программа подберёт всех, по кому форма ещё не сдана. Главное — соблюсти срок по каждому из них.

Сотрудник уволен, а потом восстановлен — что с отчётом?

Если форма уже сдана, а увольнение отменено приказом, в СФР подаётся форма с типом «Отменяющая» (или корректирующая — в зависимости от ситуации и требований фонда). В 1С создаётся новый документ с соответствующим видом сведений.

Нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ по сотруднику на договоре ГПХ?

При расторжении договора ГПХ внеочередная форма при увольнении не сдаётся — сведения по подрядчикам включаются в годовую отчётность. Внеочередная сдача предусмотрена именно для прекращения трудового договора.

Почему программа не подтягивает сотрудника в форму?

Проверьте три вещи: проведён ли документ «Увольнение», правильно ли указан отчётный период в шапке формы и не была ли форма по этому сотруднику уже создана или отправлена ранее. Также убедитесь, что у сотрудника заполнен СНИЛС.