Другое · 10 мин
Как заполнить стаж сотрудника в 1С
Как внести и проверить стаж сотрудника в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: виды стажа, карточка сотрудника, расчёт больничных, типичные ошибки и их исправление.
Стаж сотрудника в 1С — это не просто справочная информация. От него напрямую зависит расчёт пособий по временной нетрудоспособности: процент оплаты больничного определяется страховым стажем, и ошибка в одну цифру приводит к недоплате работнику или претензиям со стороны СФР при проверке.
Порядок заполнения зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) стаж хранится в карточке сотрудника и физического лица, в 1С:Бухгалтерии 8 — в справочнике «Сотрудники». Ниже разобраны оба варианта, а также ситуации, когда стаж нужно исправлять задним числом или переносить из старой программы.
Перед началом работы подготовьте трудовую книжку сотрудника, сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД или выписка из электронной трудовой), справки с предыдущих мест работы. Именно по этим документам рассчитывается страховой стаж, а не «с потолка».
Какие виды стажа используются в 1С и зачем они нужны
В программе предусмотрено несколько видов стажа, и каждый влияет на свой участок учёта. Основной — «Страховой стаж для оплаты больничных»: от него зависит процент оплаты пособия (60, 80 или 100 процентов среднего заработка). Именно этот вид обязателен к заполнению у каждого сотрудника.
Дополнительно могут использоваться: стаж для надбавки за выслугу лет, медицинский или педагогический стаж, стаж на вредных и особо вредных работах (влияет на досрочную пенсию и отражается в отчётности), общий стаж. Если в организации нет выслуги и вредных условий, достаточно заполнить страховой стаж.
Где в 1С:ЗУП находится стаж сотрудника
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного сотрудника. В карточке найдите ссылку «Трудовая деятельность» (в некоторых релизах — «Стажи» или группа полей «Труд»). По этой ссылке открывается форма со списком видов стажа и периодами работы.
В форме «Трудовая деятельность» для каждого вида стажа указывается дата отсчёта — день, на который стаж известен по документам, и само значение стажа (лет, месяцев, дней) на эту дату. Дальше программа автоматически досчитывает стаж: прибавляет время работы в вашей организации к введённому значению.
Если сотрудник принят недавно, дату отсчёта обычно ставят на дату приёма, а стаж указывают по трудовой книжке на день, предшествующий приёму. Тогда на любую дату больничного 1С рассчитает стаж корректно.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите сотрудника
- 2Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке
- 3Нажмите «Добавить» и выберите вид стажа «Страховой стаж для оплаты больничных»
- 4Укажите дату отсчёта — обычно дату приёма на работу
- 5Введите стаж по трудовой книжке: лет, месяцев, дней — на дату отсчёта
- 6Запишите форму и проверьте расчёт в тестовом больничном листе
Как заполнить стаж в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии путь немного другой: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (или «Справочники» → «Сотрудники» в зависимости от настроек интерфейса). Откройте карточку сотрудника и перейдите на закладку «Трудовая деятельность».
Здесь заполняется поле страхового стажа: дата отсчёта и количество лет, месяцев, дней. Логика та же, что в ЗУП: программа хранит «снимок» стажа на дату отсчёта и дальше наращивает его автоматически по периоду работы в организации.
Обратите внимание: в Бухгалтерии набор видов стажа уже, чем в ЗУП. Если нужен учёт выслуги лет или специального стажа, а программа используется и для кадрового учёта в полном объёме, рассмотрите переход на ЗУП — в Бухгалтерии эти механизмы ограничены.
Как рассчитать стаж по документам перед вводом
Стаж считается по записям о периодах работы. Каждый период определяется от даты приёма до даты увольнения включительно. Затем периоды складываются, а итог переводится в годы, месяцы и дни: каждые 30 дней — месяц, каждые 12 месяцев — год. Такой порядок перевода применяется к остаткам после сложения полных лет и месяцев.
В страховой стаж включаются не только периоды работы по трудовому договору, но и военная служба, служба в органах внутренних дел, периоды получения пособия по безработице и ряд других. Периоды работы по договорам ГПХ учитываются при наличии уплаты взносов.
Если записей много, удобно сначала посчитать стаж на бумаге или в таблице, сверить итог с кадровиком предыдущего работодателя и только потом вносить одну итоговую цифру на дату отсчёта. Вносить в программу каждый период отдельно не требуется — достаточно итогового значения.
Проверка: как убедиться, что стаж посчитан правильно
Самый надёжный способ проверки — создать тестовый документ «Больничный лист» (в ЗУП: «Зарплата» → «Больничные листы») с любой датой нетрудоспособности и посмотреть, какой стаж и процент оплаты подтянула программа. Сверьте цифру с расчётом по трудовой книжке.
Также в ЗУП стаж на текущую дату виден прямо в форме «Трудовая деятельность» — программа показывает рассчитанное значение с учётом работы в организации. Если цифра там совпадает с вашим расчётом по документам, всё заполнено верно.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом по трудовой книжке на дату начала нетрудоспособности
Больше или меньше ожидаемого — проверьте дату отсчёта и значение стажа
60, 80 или 100% в соответствии с рассчитанным стажем
Процент не соответствует стажу — стаж в карточке заполнен неверно
Стоит дата приёма или дата, на которую известен стаж по документам
Дата отсчёта позже даты приёма, а стаж введён на дату приёма — будет занижение
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — ввод стажа на текущую дату при дате отсчёта в прошлом. Программа прибавляет к введённому значению период работы в организации, и стаж оказывается завышенным на годы работы у вас. Исправление простое: пересчитайте стаж на дату отсчёта и обновите значение.
Вторая типичная ситуация — стаж не заполнен вовсе. Тогда больничный рассчитается исходя из минимального процента (или программа оставит поле пустым, и пособие посчитается по минималке). Сотрудник недополучит деньги, а при проверке это расценят как нарушение.
Третья ошибка — исправление стажа после того, как больничные уже рассчитаны. Старые документы не пересчитаются автоматически: нужно открыть каждый больничный, перезаполнить стаж и перепровести документ, а при необходимости сделать перерасчёт зарплаты.
Особые ситуации: совместители, перенос данных, исправление задним числом
У внешних совместителей стаж заполняется так же, как у основных сотрудников, — по их трудовой книжке с основного места работы. В ЗУП стаж хранится у физического лица, поэтому если человек работает в нескольких организациях одной базы, стаж подтянется во все карточки автоматически.
При переходе с другой программы (например, с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1) стажи обычно переносятся штатной обработкой переноса данных. После переноса обязательно выборочно проверьте нескольких сотрудников: сверьте дату отсчёта и значение стажа с источником. Массовую проверку удобно делать отчётом по сотрудникам с выводом данных о стаже.
Если сотрудник принёс справку с прежнего места работы спустя месяцы после приёма, просто откройте форму «Трудовая деятельность» и измените значение стажа на ту же дату отсчёта. Затем проверьте, не было ли за этот период больничных: при наличии — пересчитайте их.
FAQ
Где посмотреть стаж сразу по всем сотрудникам?
В 1С:ЗУП используйте отчёты раздела «Кадры» — например, «Остатки отпусков» и кадровые отчёты с настройкой вывода поля «Стаж». Универсальный вариант — отчёт «Список сотрудников» (или «Штатные сотрудники») с добавлением поля страхового стажа через настройки отчёта.
Стаж в больничном показывает ноль, хотя в карточке заполнен. Что делать?
Проверьте, что заполнен именно вид «Страховой стаж для оплаты больничных», а не общий или другой стаж. Также убедитесь, что дата отсчёта не позже даты больничного, и что стаж введён у того же физического лица, которое указано в документе.
Нужно ли вводить каждый период работы из трудовой книжки отдельно?
Нет. Программа хранит итоговое значение стажа на дату отсчёта. Посчитайте суммарный стаж по всем периодам до приёма к вам и введите одну цифру — лет, месяцев, дней. Дальше 1С досчитает стаж автоматически.
Включается ли служба в армии в страховой стаж в 1С?
Да, периоды военной службы включаются в страховой стаж. При расчёте добавьте их к суммарному стажу по трудовой книжке перед вводом в программу. В ЗУП также можно отразить службу в данных о воинском учёте, но на расчёт больничного влияет именно значение страхового стажа.
Как исправить стаж, если больничный уже оплачен?
Исправьте значение стажа в карточке сотрудника, затем откройте документ «Больничный лист», обновите стаж в нём и перепроведите. Разницу доплатите сотруднику ближайшей выплатой. Если период закрыт, сделайте это документом текущей датой и при необходимости уточните отчётность.
Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки и справок?
Запросите у сотрудника сведения о трудовой деятельности из ПФР/СФР или справки с прежних мест работы. До получения документов стаж можно не заполнять, но тогда пособие будет рассчитано по минимальному проценту. После предоставления документов стаж вводится и больничные пересчитываются.
Что важно запомнить
Стаж вводится один раз — как значение на дату отсчёта в карточке сотрудника («Трудовая деятельность»). Ключевой вид — «Страховой стаж для оплаты больничных». После ввода обязательно проверьте расчёт на тестовом больничном, а при исправлении стажа перепроведите уже рассчитанные документы.