Как создать график работы в 1С Бухгалтерия

График работы в 1С:Бухгалтерия нужен для корректного расчёта зарплаты и заполнения табеля учёта рабочего времени. Программа использует график, чтобы определить норму рабочего времени сотрудника: сколько дней и часов он должен отработать в конкретном месяце. Если график не создан или заполнен неверно, расчёт оклада пропорционально отработанному времени будет ошибочным.

В конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». Типовой график пятидневки обычно уже присутствует в базе, но для сменных режимов, неполного рабочего времени или индивидуальных расписаний график придётся создать вручную. Ниже разобраны все основные сценарии.

Важно понимать ограничение: 1С:Бухгалтерия рассчитана на базовый кадровый учёт. Если в организации сложные сменные графики с суммированным учётом рабочего времени, ночными сменами и большим штатом, корректнее вести расчёт в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию переносить только итоговые данные.

Где находится справочник графиков работы

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты». В блоке классификаторов найдите ссылку «Графики работы сотрудников». Если раздел «Настройки зарплаты» не виден, проверьте, что в настройках функциональности включён учёт зарплаты и кадров: «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты», где должен быть выбран вариант ведения учёта в этой программе.

В открывшемся списке вы увидите уже существующие графики. В свежей базе обычно есть график «Пятидневка», заполненный по производственному календарю. Его можно использовать как образец или отредактировать под нужды организации, если он никому ещё не назначен.

Перед созданием нового графика убедитесь, что в программе заполнен производственный календарь на нужный год: «Администрирование» → «Производственные календари». Без актуального календаря график не сможет корректно учесть праздничные дни и переносы выходных.

Создание графика пятидневной рабочей недели

Нажмите кнопку «Создать» в списке графиков. Укажите наименование, понятное сотрудникам и кадровику, например «Пятидневка 40 часов». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — этот вариант подходит для всех стандартных недельных режимов.

В таблице расписания отметьте рабочие дни с понедельника по пятницу и укажите для каждого дня продолжительность в часах. Для стандартной 40-часовой недели это 8 часов в день. Суббота и воскресенье остаются выходными. Если в пятницу рабочий день короче, укажите фактическое количество часов — например, 7.

После заполнения расписания нажмите «Заполнить» (в некоторых релизах — «Заполнить график»). Программа автоматически разнесёт рабочие и выходные дни на выбранный год с учётом производственного календаря: праздничные дни будут отмечены как нерабочие, предпраздничные — с сокращением на один час.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы сотрудников»
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите наименование графика
3. 3
   Выберите способ заполнения «По дням недели»
4. 4
   Укажите рабочие дни и часы для каждого дня недели
5. 5
   Нажмите «Заполнить» и проверьте итоговую таблицу на год
6. 6
   Запишите график и назначьте его сотрудникам

Настройка сменного графика и графика по циклу

Для режимов вида «два через два», «сутки через трое» и подобных используется способ заполнения «По циклам произвольной длины». Создайте новый график, выберите этот способ и задайте цикл: последовательность рабочих и выходных дней с указанием часов в каждом рабочем дне. Например, для графика 2/2 по 12 часов цикл будет состоять из четырёх дней: 12 часов, 12 часов, выходной, выходной.

После описания цикла укажите дату отсчёта — день, с которого начинается первый цикл. От этой даты зависит, какие именно календарные дни окажутся рабочими. Ошибка в дате отсчёта на один день сдвинет весь график, поэтому сверяйте её с фактическим расписанием сотрудника.

Затем нажмите «Заполнить» и проверьте результат. Учтите, что при сменных режимах норма времени часто не совпадает с нормой по производственному календарю — в одни месяцы сотрудник отрабатывает больше, в другие меньше. Это нормально для суммированного учёта, но бухгалтерская конфигурация имеет ограниченные средства для его корректного отражения.

График неполного рабочего времени

Для сотрудников на полставки или с сокращённой неделей создаётся отдельный график. Способ заполнения — «По дням недели», но часы указываются фактические: например, 4 часа в день при 20-часовой неделе или 8 часов по понедельнику, среде и пятнице при трёхдневной неделе.

Критично, чтобы норма времени в таком графике совпадала с реальным режимом сотрудника, указанным в трудовом договоре. Именно от этой нормы программа рассчитает долю оклада. Если в графике оставить 8 часов в день, а сотрудник работает по 4, расчёт пропорции будет неверным.

Не редактируйте основной график «Пятидневка» под конкретного сотрудника с неполным временем — этот график может быть назначен другим работникам, и изменения затронут их расчёт. Всегда создавайте отдельный график с понятным названием, например «Неполная неделя 0,5 ставки».

Назначение графика сотруднику и смена графика

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить сотруднику. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» в поле «График работы». Если сотрудник уже работает, смена графика оформляется документом «Кадровый перевод»: в нём изменяется только поле с графиком, остальные условия остаются прежними.

Дата перевода определяет, с какого момента действует новый график. Если перевод оформлен с середины месяца, программа рассчитает норму времени за этот месяц суммарно по двум графикам: до даты перевода по старому, после — по новому. Проверьте эту норму при расчёте зарплаты, особенно если режимы сильно различаются.

Убедиться, какой график действует у сотрудника на конкретную дату, можно в карточке сотрудника: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», далее ссылка на историю кадровых данных или трудового договора в зависимости от релиза.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма дней и часов за месяц в графике

Норма

Совпадает с производственным календарём (для пятидневки) или с фактическим расписанием

Тревожный признак

Праздничные дни стоят рабочими или часы не соответствуют режиму

График у сотрудника

Норма

В карточке сотрудника указан нужный график с правильной даты

Тревожный признак

Назначен старый график или график отсутствует

Расчёт зарплаты

Норма

Доля отработанного времени считается корректно

Тревожный признак

Оклад рассчитывается полностью при неполном месяце или норма равна нулю

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая проблема — незаполненный график на новый год. График заполняется на конкретный календарный год, и с 1 января норма времени становится нулевой, если график не «перезаполнить». Симптом: при расчёте зарплаты за январь программа не может определить норму и либо выдаёт ошибку, либо считает некорректно. Решение — открыть график и снова нажать «Заполнить», указав новый год.

Вторая распространённая ошибка — ручная правка отдельных дней в заполненном графике без необходимости. Если нужно учесть разовое отклонение (отпуск, больничный, командировка), это делается соответствующими документами, а не правкой графика. График описывает плановый режим, а не фактические события.

Третья ошибка — удаление графика, который назначен сотрудникам. Программа может не дать это сделать из-за ссылок, но если график был очищен или заменён некорректно, исторические расчёты за прошлые периоды могут «поехать» при перепроведении. Перед любыми изменениями назначенных графиков делайте резервную копию информационной базы.

Проверка результата после настройки

После создания и назначения графика выполните контрольную проверку. Откройте график и сверьте итоговую норму часов за несколько месяцев с производственным календарём (для пятидневки) или с фактическим расписанием (для сменных режимов). Особое внимание уделите месяцам с праздниками и переносами выходных.

Затем сформируйте тестовый расчёт зарплаты за один месяц по сотруднику с новым графиком. Убедитесь, что норма дней и часов в документе «Начисление зарплаты» соответствует графику, а при неполностью отработанном месяце доля рассчитывается корректно. Если цифры сходятся с ожидаемыми, настройка выполнена верно.

Дополнительно полезно сформировать табель учёта рабочего времени (форма Т-13) — он заполняется на основании графика и кадровых документов. Визуально проверьте, что рабочие и выходные дни в табеле совпадают с реальным режимом работы сотрудника.

Частые вопросы

Почему в начале года не рассчитывается зарплата, хотя график есть?

График заполняется на конкретный календарный год. Откройте график работы, укажите новый год и нажмите «Заполнить». После записи норма времени появится, и расчёт заработает. Также проверьте, что производственный календарь в базе обновлён на этот год.

Можно ли назначить один график сразу всем сотрудникам?

Да, один и тот же график назначается любому количеству сотрудников — это нормальная практика. Массовой обработки для назначения в типовой конфигурации нет, поэтому график указывается в каждом документе приёма на работу или кадрового перевода отдельно.

Как оформить работу сотрудника в праздничный день — править график?

Нет, график править не нужно. Работа в выходной или праздничный день оформляется отдельным документом «Работа сверхурочно» (в разделе «Зарплата и кадры»), который и формирует доплату. График должен отражать только плановый режим.

Чем график работы отличается от табеля учёта рабочего времени?

График — это план: какие дни и часы сотрудник должен работать по режиму. Табель — это факт: сколько он реально отработал с учётом отпусков, больничных и прочих отклонений. Табель в программе заполняется на основе графика плюс кадровых документов-отклонений.

Нужно ли создавать новый график при переходе сотрудника на другой режим?

Если подходящий график уже существует — используйте его. Новый создаётся только тогда, когда нужного режима нет в справочнике. Сам переход сотрудника оформляется кадровым переводом с указанием другого графика, а не созданием дубля.

Почему норма часов в сменном графике не совпадает с производственным календарём?

Для сменных режимов «два через два» и подобных это ожидаемо: норма определяется циклом графика, а не пятидневным календарём. Переработка или недоработка относительно календарной нормы учитывается при суммированном учёте рабочего времени, для которого лучше подходит 1С:ЗУП.