Как заполнить регистрацию трудовой деятельности в 1С

Регистрация трудовой деятельности в 1С — это отражение кадровых событий сотрудника (приём, перевод, увольнение, переименование должности) в электронных сведениях, которые затем передаются в Социальный фонд России. В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Комплексная автоматизация эти данные формируются автоматически на основе кадровых документов и выгружаются в составе отчёта ЭФС-1 (ранее — СЗВ-ТД).

Ошибки в этих сведениях приводят к расхождениям в электронной трудовой книжке работника: человек может обнаружить у себя отсутствие записи о приёме или лишнее увольнение. Поэтому важно не только правильно создать документ, но и проверить, что мероприятие попало в отчёт с корректными датами, кодами и реквизитами приказа.

Ниже разобран полный цикл работы: от настройки учётной политики до отправки отчёта и исправления уже поданных сведений. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП, но логика аналогична в 1С:КА и 1С:ERP с модулем кадрового учёта.

Где в 1С хранятся сведения о трудовой деятельности

Источник данных для электронной трудовой книжки — кадровые документы в разделе «Кадры». Каждый документ «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Увольнение» при проведении создаёт запись в регистре сведений о мероприятиях трудовой деятельности. Именно этот регистр, а не сами документы, используется при формировании ЭФС-1.

Посмотреть сформированные мероприятия можно через карточку сотрудника: перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или откройте отчёт «Сведения о трудовой деятельности» в разделе «Отчётность, справки». Если документ проведён, а мероприятия нет — чаще всего причина в том, что организация не настроена на ведение электронных трудовых книжек либо дата документа раньше старта обязательной отчётности.

Настройка перед началом работы

Перед регистрацией первого кадрового события проверьте настройки организации. Откройте карточку организации (раздел «Настройка» → «Организации») и убедитесь, что заполнены ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР и код подразделения. Без этих реквизитов отчёт не пройдёт форматный контроль.

В учётной политике организации проверьте признак ведения сведений для электронных трудовых книжек. Также убедитесь, что у сотрудников заполнены СНИЛС, ФИО полностью и дата рождения — это обязательные идентификаторы при передаче сведений. Проверить заполненность можно отчётом «Анализ персональных данных сотрудников» в разделе «Отчётность, справки».

Регистрация приёма на работу

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу» → кнопка «Создать». Укажите организацию, сотрудника (или создайте нового), дату приёма, подразделение, должность и условия оплаты. Дата приёма в документе станет датой мероприятия «Приём» в сведениях о трудовой деятельности.

Обратите внимание на поля «Номер приказа» и «Дата приказа» — именно они попадут в отчёт как реквизиты основания. Номер формируется автоматически, но при необходимости его можно изменить вручную, чтобы он совпадал с бумажным приказом. Расхождение между электронными сведениями и реальным приказом — частая причина претензий при проверках.

После проведения документа откройте в карточке сотрудника ссылку «Трудовая деятельность» и убедитесь, что появилось мероприятие «Приём» с правильной датой. Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, сведения в фонд всё равно передаются — выбор работника влияет только на ведение бумажного документа.

Регистрация перевода и переименования должности

Перевод оформляется документом «Кадры» → «Кадровые переводы». Укажите дату перевода, новое подразделение или должность. Если меняются условия оплаты, заполните соответствующую вкладку — на сведения о трудовой деятельности оплата не влияет, но документ должен отражать реальные условия труда.

Различайте перевод и переименование. Если должность просто переименована (например, «менеджер» стал «специалистом по продажам») без изменения трудовой функции, это отдельное мероприятие «Переименование должности», которое в 1С регистрируется через кадровый перевод с соответствующей настройкой или документ «Изменение наименования должности» — в зависимости от версии конфигурации. Передача неправильного вида мероприятия искажает запись в электронной трудовой книжке.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод

Подходит, когда меняется подразделение, должность или трудовая функция. В ЭФС-1 уходит мероприятие «Перевод».

Переименование должности

Подходит, когда меняется только название должности без смены функции. В ЭФС-1 уходит отдельное мероприятие с указанием прежнего и нового наименования.

Отмена мероприятия

Используется, когда событие было зарегистрировано ошибочно и его нужно аннулировать в уже поданных сведениях.

Регистрация увольнения

Создайте документ «Кадры» → «Увольнения», укажите сотрудника, дату увольнения и основание. Статья Трудового кодекса выбирается из справочника «Основания увольнения» — проверьте, что формулировка и пункт статьи соответствуют приказу, так как текст основания передаётся в фонд дословно.

Дата увольнения в документе — это последний рабочий день сотрудника, и именно она станет датой мероприятия «Увольнение». Ошибка даже на один день приведёт к неверной записи в электронной трудовой книжке, которую придётся исправлять отменяющим мероприятием и повторной подачей.

Формирование и отправка ЭФС-1

Сведения о трудовой деятельности подаются в составе подраздела ЭФС-1. Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Создать» и выберите форму ЭФС-1. Программа автоматически подберёт неподанные мероприятия за указанный период.

Проверьте таблицу мероприятий перед отправкой: у каждой строки должны быть заполнены дата события, вид мероприятия, реквизиты приказа и идентификаторы сотрудника. Запустите встроенную проверку отчёта — она выявит пустые поля и форматные ошибки до отправки.

1. 1
   Проверьте настройки организации и персональные данные сотрудников
2. 2
   Создайте и проведите кадровый документ (приём, перевод или увольнение)
3. 3
   Убедитесь, что мероприятие появилось в сведениях о трудовой деятельности сотрудника
4. 4
   Сформируйте ЭФС-1 и запустите автоматическую проверку
5. 5
   Отправьте отчёт через 1С-Отчётность и дождитесь квитанции о приёме

Проверка результата и исправление ошибок

После отправки дождитесь протокола из фонда. Статус «Принят» означает, что сведения загружены; статус с ошибками требует расшифровки — обычно в ней указан сотрудник и причина отказа (неверный СНИЛС, дубль мероприятия, пропущенные обязательные поля).

Если ошибка обнаружена после принятия сведений, исправление делается через отмену мероприятия: в карточке сотрудника в списке «Трудовая деятельность» отметьте мероприятие как отменённое, затем подайте ЭФС-1 с отменяющей записью, а после — с корректными данными. Просто изменить кадровый документ задним числом недостаточно: фонд хранит уже принятые записи, и они обновятся только новой подачей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Мероприятие в карточке сотрудника

Норма

Вид, дата и реквизиты приказа совпадают с кадровым документом

Тревожный признак

Мероприятия нет или дата отличается от документа

Проверка отчёта ЭФС-1

Норма

Автопроверка не выдаёт ошибок и предупреждений по обязательным полям

Тревожный признак

Есть сообщения о пустых полях, неверном СНИЛС или дублях

Статус отправки

Норма

Получена квитанция о принятии отчёта фондом

Тревожный признак

Отчёт отклонён либо квитанция не получена в разумный срок

Частые вопросы

Нужно ли подавать сведения, если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку?

Да. Заявление работника определяет только форму ведения трудовой книжки у работодателя. Обязанность передавать сведения о кадровых мероприятиях в СФР сохраняется независимо от выбора сотрудника.

Что делать, если мероприятие не попало в ЭФС-1?

Проверьте, что кадровый документ проведён, дата события попадает в отчётный период, а мероприятие не было подано ранее. Также убедитесь, что в настройках организации включён учёт сведений для электронных трудовых книжек.

Как исправить неверную дату увольнения в уже принятых сведениях?

Сначала исправьте дату в документе «Увольнение», затем в сведениях о трудовой деятельности отметьте прежнее мероприятие как отменяемое и сформируйте ЭФС-1 с отменой и новой записью с корректной датой.

Можно ли зарегистрировать событие задним числом?

Технически документ можно создать с прошлой датой, и сведения будут переданы. Однако подача с опозданием от фактической даты события может повлечь ответственность за нарушение сроков отчётности, поэтому регистрируйте события своевременно.

Где посмотреть, какие сведения уже переданы в фонд?

Используйте отчёт «Сведения о трудовой деятельности, переданные в СФР» в разделе «Отчётность, справки», а также журнал обмена в 1С-Отчётности, где хранятся отправленные формы и квитанции.