Как заполнить платежную ведомость в 1С

Платежная ведомость в 1С — это документ, который фиксирует факт выплаты заработной платы, аванса, отпускных или других начислений сотрудникам. От правильности её заполнения зависят расчёты с персоналом, удержание НДФЛ, формирование проводок и данные отчётности в фонды. Ошибка в ведомости приводит к расхождениям в расчётных листках, долгах перед сотрудниками и проблемам при сдаче 6-НДФЛ.

В программах 1С существует несколько видов ведомостей: в банк (по зарплатному проекту или на карты), через кассу и на счета. Алгоритм заполнения во всех случаях схож, но есть нюансы по настройкам и проверке. Ниже разобран порядок работы на примере 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерии предприятия.

Перед созданием ведомости убедитесь, что зарплата за период начислена и рассчитана, а налоги и взносы отражены в учёте. Ведомость подбирает к выплате только рассчитанные суммы — если начисление не проведено, сотрудник просто не попадёт в документ либо сумма будет неполной.

Какие виды ведомостей есть в 1С и какую выбрать

В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии предусмотрены отдельные документы под каждый способ выплаты. Выбор зависит от того, как организация выдаёт деньги сотрудникам, и от настроек в карточках работников.

• Ведомость в банк — для перечисления на карты в рамках зарплатного проекта. Требует заполненного зарплатного проекта в карточке сотрудника и номера лицевого счёта.
• Ведомость на счета — для выплат на произвольные банковские счета сотрудников вне зарплатного проекта.
• Ведомость через кассу — для выдачи наличных из кассы организации.
• Ведомость через раздатчика — используется реже, когда наличные выдаёт уполномоченное лицо.

Способ выплаты по умолчанию задаётся в карточке сотрудника (поле «Выплата» / «Зарплатный проект») либо в настройках организации. Если у части сотрудников карты зарплатного проекта, а часть получает наличные, понадобятся две отдельные ведомости — программа сама отберёт людей по способу выплаты.

Подготовка: что проверить до создания ведомости

Ведомость — итоговый документ, она не считает зарплату, а лишь выплачивает уже рассчитанное. Поэтому подготовительный этап критичен: ошибка, допущенная на этапе начисления, автоматически перейдёт в выплату.

Проверьте, что документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц проведён, а в расчётных листках нет отрицательных сумм и неожиданных долгов. Если выплачиваете аванс, убедитесь, что в настройках учётной политики задан порядок расчёта аванса — фиксированной суммой, процентом или расчётом за первую половину месяца.

Контрольные точки

Что проверить перед выплатой

Начисление зарплаты за период

Норма

Документ проведён, суммы в расчётных листках корректны

Тревожный признак

Документ не проведён или есть отрицательные суммы к выплате

Способ выплаты у сотрудников

Норма

У всех указан зарплатный проект, счёт или касса

Тревожный признак

Поле пустое — сотрудник не попадёт в ведомость

НДФЛ к удержанию

Норма

Налог рассчитан и отражён в учёте

Тревожный признак

Есть непроведённые документы-основания или долги прошлых периодов

Создание ведомости: пошаговый порядок

Откройте раздел «Зарплата» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии) и выберите журнал «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» или общий список «Все ведомости». Нажмите «Создать» и выберите нужный тип документа.

1. 1
   Укажите организацию, дату выплаты и месяц, за который платите
2. 2
   Выберите характер выплаты: зарплата за месяц, аванс, отпускные, премия
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и суммы к выплате
4. 4
   Проверьте список: при необходимости добавьте или удалите строки вручную
5. 5
   Сверьте итоговую сумму и колонку НДФЛ с расчётными данными
6. 6
   Проведите документ и при выплате через банк сформируйте реестр для выгрузки

Поле «Выплачивать» определяет, какие суммы подтянутся в табличную часть. При выборе «Зарплата» ведомость соберёт остаток задолженности за месяц с учётом ранее выплаченного аванса. При выборе «Аванс» суммы рассчитаются по настройкам учётной политики, а не по фактическим начислениям.

Колонка «НДФЛ» заполняется автоматически при выплате дохода, с которого налог удерживается в момент выплаты. Если колонка пустая, а доход облагается — это повод проверить, рассчитан ли налог в документе начисления.

Особенности ведомости в банк и выгрузка реестра

При работе с зарплатным проектом после проведения ведомости нужно сформировать реестр для банка. В 1С:ЗУП это делается через документ «Ведомость в банк» — по кнопке печати или через обмен с банком в разделе «Обмен электронными документами». В реестр попадают ФИО сотрудников, номера лицевых счетов и суммы.

Перед отправкой реестра сверьте список лицевых счетов с данными банка: если сотрудник сменил карту, а в карточке старый счёт, платёж вернётся. Ведомость при этом будет проведена, и в учёте возникнет «зависшая» выплата, которую придётся сторнировать.

Если нет зарплатного проекта

Для разовых переводов на карты вне проекта используйте «Ведомость на счета». В карточке сотрудника должен быть заполнен банковский счёт (БИК банка и номер счёта). Выплата каждому сотруднику оформляется отдельным платёжным поручением либо выгружается в клиент-банк списком.

Особенности ведомости через кассу

Кассовая ведомость после проведения формирует основание для расходного кассового ордера. В 1С:Бухгалтерии РКО можно создать на основании ведомости — одним документом на всю сумму или отдельными ордерами по каждому сотруднику, в зависимости от настроек.

Учтите ограничение по срокам: невыданная вовремя зарплата должна быть депонирована. В программе для этого предусмотрен механизм депонирования — суммы по сотрудникам, не получившим деньги, возвращаются в учёт как депонированные и выплачиваются позже отдельной ведомостью.

Проверка результата после проведения

После проведения ведомости сформируйте расчётный листок по нескольким сотрудникам и убедитесь, что сумма «Выплачено» соответствует ведомости, а долг на конец месяца закрыт. Свод начислений и отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» покажут общую картину по подразделениям.

В 1С:Бухгалтерии дополнительно проверьте проводки: ведомость сама по себе бухгалтерских записей по выплате не формирует — движение по счёту 70 появляется после проведения РКО или списания с расчётного счёта. В ЗУП бухгалтерские проводки строятся уже в программе учёта после синхронизации.

Частые сценарии: аванс, отпускные, увольнение

Выплата аванса

Создайте ведомость с характером выплаты «Аванс». Программа рассчитает сумму по настройкам: процентом от оклада, фиксированной суммой или по отработанному времени за первую половину месяца. НДФЛ с аванса в ведомости обычно не удерживается — налог рассчитывается при окончательном расчёте за месяц.

Отпускные и увольнение

Межрасчётные выплаты удобнее оформлять прямо из документа-основания: в документе «Отпуск» или «Увольнение» есть кнопка «Выплатить», которая создаст ведомость только по этому сотруднику с нужной суммой и корректным НДФЛ. Это исключает ручной подбор строк и ошибки в дате получения дохода.

FAQ

Почему ведомость заполняется пустой?

Чаще всего причина в том, что зарплата за выбранный месяц не начислена или документ начисления не проведён. Также проверьте характер выплаты: если выбрана «Зарплата», а долг за месяц уже выплачен другой ведомостью, строки не появятся. Третья причина — несовпадение способа выплаты в карточках сотрудников с типом ведомости.

Как выплатить зарплату только одному сотруднику?

Создайте ведомость нужного типа, нажмите «Заполнить», затем удалите лишние строки вручную, либо сразу используйте кнопку «Подбор» и добавьте конкретного сотрудника. Для отпускных, больничных и увольнений удобнее кнопка «Выплатить» в самом документе-основании.

Что делать, если сумма в ведомости не совпадает с расчётным листком?

Не проводите документ. Сравните месяц выплаты и характер выплаты в шапке ведомости, проверьте наличие ранее проведённых ведомостей за тот же период — возможно, часть суммы уже выплачена. Также убедитесь, что после начисления не было ручных корректировок долга.

Можно ли изменить проведённую ведомость?

Да, но только до фактической выплаты и до отправки реестра в банк. Если деньги уже перечислены, ведомость не редактируют, а оформляют корректирующие документы: сторнирование выплаты и возврат из банка, иначе нарушится учёт НДФЛ и расчётов с сотрудником.

Какая дата важна для НДФЛ при выплате зарплаты?

Дата фактической выплаты дохода — именно она определяет дату удержания налога и период, в который сумма попадёт в отчёт 6-НДФЛ. Указывайте в ведомости реальную дату перечисления денег, а не дату создания документа, иначе отчётность будет искажена.

Нужно ли формировать отдельную ведомость для НДФЛ?

Нет. НДФЛ удерживается той же ведомостью, которой выплачивается доход — налог отражается в отдельной колонке табличной части. Перечисление налога в бюджет оформляется платёжным поручением в программе ведения бухгалтерского учёта.