Штатное расписание в 1С 8.3: где находится и как с ним работать

Штатное расписание в 1С 8.3 находится в разных местах в зависимости от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ЗУП) это полноценный документ учета — раздел «Кадры» → «Штатное расписание». В «1С:Бухгалтерии 8.3» отдельного документа штатного расписания нет — там доступен только справочник «Подразделения» и печатная форма Т-3 формируется не всегда. Поэтому первый шаг — определить, в какой конфигурации вы работаете.

В ЗУП 3.1 ведение штатного расписания по умолчанию может быть отключено. Если вы не видите нужного пункта в меню, это не ошибка — скорее всего, функциональность просто не включена в настройках учетной политики. Ниже разберем, как включить механизм, где искать документ, как его создать, изменить и распечатать в форме Т-3.

Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3

Основной путь: главное меню → раздел «Кадры» → подраздел «Штатное расписание» → пункт «Штатное расписание». Откроется журнал документов, где хранятся все версии расписания по датам утверждения. Здесь же доступна кнопка «Создать» для ввода нового документа.

Дополнительно список позиций можно посмотреть через отчеты: раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатное расписание (Т-3)» или «Штатная расстановка». Отчет «Штатная расстановка» показывает, кто занимает каждую позицию, где вакансии и какие ставки свободны — это удобно для ежедневной работы кадровика.

Если раздела «Кадры» в интерфейсе нет вообще, проверьте, что у пользователя есть права кадровика или расчетчика, а также что включена функциональность кадрового учета. В типовой ЗУП эти разделы доступны по умолчанию для ролей «Кадровик» и «Полные права».

Как включить штатное расписание, если его нет в меню

Частая ситуация: журнал «Штатное расписание» отсутствует в разделе «Кадры». Причина — отключенная настройка. Порядок включения:

1. 1
   Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учет» (либо «Настройка» → «Организации» → вкладка «Штатное расписание» — зависит от релиза).
2. 2
   Установите флажок «Ведется штатное расписание».
3. 3
   При необходимости включите «История изменений штатного расписания» — тогда каждая правка будет сохраняться отдельным документом с датой.
4. 4
   Примените настройку и проверьте, что в разделе «Кадры» появился пункт «Штатное расписание».

Опция «История изменений штатного расписания» принципиально важна для организаций, где позиции и оклады меняются регулярно. Без нее программа хранит только одну актуальную редакцию, и восстановить, какая ставка действовала полгода назад, будет невозможно. С включенной историей каждое изменение оформляется документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты вступления в силу.

Дополнительно в настройках можно включить контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию: программа будет предупреждать, если при приеме на работу сотрудника оформляют на позицию, которой нет в расписании, или превышают количество ставок.

Как создать и заполнить штатное расписание

Новый документ создается из журнала «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка «Создать». В шапке укажите организацию, дату утверждения и месяц, с которого расписание действует. Дата «вступает в силу» определяет, с какого момента позиции доступны для приема сотрудников.

Табличная часть заполняется позициями. Для каждой позиции указываются:

• подразделение и должность (из соответствующих справочников);
• количество ставок (можно дробное — например, 0,5);
• оклад или тарифная ставка, надбавки и доплаты;
• график работы, если он отличается от общего по подразделению.

После заполнения документ проводится кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». Проверить результат можно сразу: откройте отчет «Штатная расстановка» — все введенные позиции должны отображаться как вакантные (если сотрудники еще не приняты на них).

Если позиции уже есть, но не совпадают с фактическими сотрудниками

Когда штатное расписание вводится в работающей базе, где сотрудники уже приняты, часто возникает расхождение: человек оформлен документом «Прием на работу», но позиции в расписании нет. Решение — добавить недостающие позиции в расписание, а затем либо переоформить приемы, либо включить мягкий режим контроля, при котором программа только предупреждает о несоответствии, но не блокирует проведение.

Как изменить штатное расписание и где найти историю

При включенной истории изменений правки оформляются документом «Изменение штатного расписания» (тот же журнал, кнопка «Создать» → «Изменение штатного расписания»). В нем указывается дата, с которой действуют изменения, и корректируются только нужные позиции: добавление новых, закрытие сокращаемых, изменение окладов.

Отдельный документ — «Изменение плановых начислений сотрудников» — используется, когда меняется размер оплаты по уже занятым позициям и нужно массово пересчитать начисления сотрудников. Не путайте его с изменением самого расписания: первый меняет начисления людей, второй — структуру позиций.

Историю изменений по конкретной позиции можно посмотреть, открыв позицию в расписании и перейдя по ссылке истории, либо через отчет «Изменения штатного расписания» в разделе кадровых отчетов. Там видно, когда позиция создана, когда изменен оклад и когда закрыта.

Где найти штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8.3» полноценного документа «Штатное расписание» нет — конфигурация ориентирована на бухгалтерский и налоговый учет, а кадровый учет в ней ограничен. Доступно следующее: справочник «Подразделения», справочник «Должности» (раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки») и кадровые документы приема, перевода и увольнения.

Если организации нужно вести полноценное штатное расписание с историей, вакансиями и формой Т-3, корректный путь — использовать «1С:Зарплата и управление персоналом» и настроить синхронизацию с Бухгалтерией. Пытаться имитировать штатное расписание в Бухгалтерии через дополнительные документы — неустойчивое решение: отчеты и расчеты на такие данные опираться не будут.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 8.3

Полноценное штатное расписание: история изменений, вакансии, контроль ставок, печать Т-3. Подходит, если ведется кадровый учет и расчет зарплаты.

1С:Бухгалтерия 8.3

Только справочники подразделений и должностей, без документа расписания. Подходит для микроорганизаций без формализованного кадрового учета.

ЗУП + синхронизация с Бухгалтерией

Штатное расписание ведется в ЗУП, проводки и выплаты выгружаются в Бухгалтерию. Оптимально для средних и крупных организаций.

Как распечатать форму Т-3 и проверить результат

Унифицированная форма Т-3 формируется отчетом: раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатное расписание (Т-3)». Укажите организацию и дату, на которую нужна форма — при включенной истории изменений отчет построится по редакции, действовавшей на эту дату. Печать выполняется стандартной кнопкой «Печать» из формы отчета.

Перед подписанием документа сверьте ключевые показатели:

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество позиций в Т-3

Норма

Совпадает с документом «Штатное расписание» на ту же дату

Тревожный признак

В отчете меньше позиций — проверьте дату «вступает в силу» и проведенность документа

Фонд оплаты труда по отчету

Норма

Соответствует сумме окладов и надбавок по всем ставкам

Тревожный признак

Расхождение — ищите позиции без указанного оклада или с нулевым количеством ставок

Занятые и свободные ставки

Норма

Отчет «Штатная расстановка» показывает реальных сотрудников на позициях

Тревожный признак

Сотрудники не привязаны к позициям — проверьте кадровые документы приема

Если отчет пустой, хотя документ создан, почти всегда причина в одном из трех: документ не проведен, дата отчета раньше даты вступления расписания в силу, либо в отчете выбрана другая организация (актуально для баз с несколькими юрлицами).

Ограничения и меры предосторожности

Изменения штатного расписания влияют на расчет зарплаты, поэтому перед массовыми правками сделайте резервную копию информационной базы (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Резервное копирование») либо выполните выгрузку базы через конфигуратор. Особенно это важно перед изменением окладов задним числом — такие правки могут вызвать пересчет уже начисленной зарплаты.

Не редактируйте и не удаляйте документы прошлых периодов, по которым уже рассчитана и выплачена зарплата. Если нужно исправить ошибку в старой редакции, оформляйте новое изменение текущей датой с корректными данными, а не переписывайте историю. Иначе регистры расчета разойдутся с фактически выплаченными суммами, и восстановить картину будет сложно.

Частые вопросы

Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?

Наиболее вероятная причина — отключена настройка «Ведется штатное расписание» в разделе «Настройка» → «Кадровый учет». Реже — у пользователя нет прав кадровика. Проверьте настройку первым делом, затем роли пользователя в разделе «Администрирование».

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3?

Полноценно — нет. В Бухгалтерии есть только справочники подразделений и должностей. Для ведения расписания с историей и формой Т-3 нужна конфигурация 1С:ЗУП, данные из которой можно синхронизировать с Бухгалтерией.

Как посмотреть, какая редакция расписания действовала на прошлую дату?

Если включена история изменений, сформируйте отчет «Штатное расписание (Т-3)» на нужную дату — отчет построится по редакции, действовавшей в тот момент. Без включенной истории восстановить прошлую редакцию штатными средствами нельзя.

Изменил оклад в расписании, а зарплата считается по-старому. Что делать?

Изменение позиции в расписании само по себе не меняет начисления уже принятых сотрудников. Оформите документ «Изменение плановых начислений сотрудников» или «Кадровый перевод» с новой оплатой — тогда расчет обновится.

Как закрыть сокращенную позицию?

Создайте документ «Изменение штатного расписания», найдите нужную позицию и отметьте ее как закрываемую с указанием даты. Удалять позицию из старого документа не нужно — иначе потеряется история и возможность строить отчеты за прошлые периоды.