Как заполнить график работы в 1С

График работы в 1С — это основа для расчёта зарплаты, табеля учёта рабочего времени и контроля нормы часов. Если график заполнен с ошибками, программа неверно посчитает норму времени, а вместе с ней — оклад, доплаты за работу в выходные и сверхурочные. Поэтому настройке графиков стоит уделить внимание ещё до приёма первого сотрудника на работу.

В типовых конфигурациях линейки 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». В более простых решениях, например в 1С:Бухгалтерии, используется производственный календарь и типовые режимы, но логика похожая: сначала задаётся шаблон, затем он заполняется на конкретный период.

Ниже разобран полный цикл работы: от создания графика до проверки результата, включая сменные режимы, неполное рабочее время и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в расчётах.

Где в 1С находятся графики работы и что нужно подготовить

В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» и найдите пункт «Графики работы сотрудников». Если пункт не виден, проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний включён учёт рабочего времени по графикам, а у пользователя есть права кадровика или расчётчика. В 1С:Бухгалтерии аналогичный справочник обычно называется «Графики работы» и находится в разделе «Зарплата и кадры» или «Справочники».

Перед созданием графика подготовьте три вещи. Во-первых, актуальный производственный календарь — он обновляется через сервис 1С или вручную и служит эталоном нормы времени. Во-вторых, точное расписание: время начала и окончания работы, перерывы, чередование смен. В-третьих, список сотрудников, которым этот график будет назначен, — назначение выполняется кадровыми документами, а не в самом графике.

Создание нового графика: выбор способа заполнения

Нажмите «Создать» в списке графиков и укажите понятное наименование — например, «Пятидневка 8:00–17:00» или «Сменный 2/2 по 12 часов». Хорошее наименование избавит от путаницы, когда графиков станет много. Затем выберите способ заполнения — от него зависит дальнейшая настройка.

Основные варианты: «По дням недели» — для стандартных пятидневок и шестидневок; «По циклам произвольной длины» — для сменных режимов вроде «сутки через трое» или «два через два»; «Вручную» — когда расписание нерегулярное и каждый день задаётся индивидуально. Также укажите, учитывать ли праздничные дни по производственному календарю и как считать неполное рабочее время.

Какой способ заполнения выбрать

По дням недели

Подходит для пятидневки и шестидневки с фиксированным расписанием. Ограничение: не подходит для плавающих выходных.

По циклам произвольной длины

Для сменных графиков: 2/2, сутки/трое, неделя через неделю. Требует точного указания даты отсчёта цикла.

Вручную

Для нерегулярных режимов и нестандартных ситуаций. Минус — каждый период заполняется отдельно, легко допустить пропуск.

Настройка расписания: время работы и перерывы

В таблице расписания укажите для каждого рабочего дня время начала и окончания. Если рабочий день переходит через полночь (например, смена с 20:00 до 08:00), введите две строки: с 20:00 до 24:00 и с 00:00 до 08:00 — программа корректно отнесёт часы к нужным датам. Перерывы на обед либо вычитайте из расписания сразу (указывая рабочие интервалы без обеда), либо фиксируйте отдельно, в зависимости от настроек конфигурации.

Проверьте итоговую продолжительность рабочего дня в часах — она выводится в форме расписания. Для стандартной пятидневки с часовым обедом это 8 часов при работе, например, с 9:00 до 18:00. Если день короче (предпраздничный), его сокращение обычно выполняется автоматически при заполнении по производственному календарю, но только если включён соответствующий флажок учёта праздников.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать».
2. 2
   Введите наименование и выберите способ заполнения (по дням недели, по циклу, вручную).
3. 3
   Заполните расписание: время начала, окончания, перерывы; для смен через полночь — две строки.
4. 4
   Нажмите «Заполнить» или «Заполнить график» и укажите год — программа разложит шаблон по календарю.
5. 5
   Проверьте норму часов по месяцам в сравнении с производственным календарём.
6. 6
   Назначьте график сотрудникам кадровым документом.

Заполнение графика на год и проверка нормы часов

После настройки шаблона нажмите кнопку заполнения — в разных версиях она называется «Заполнить», «Заполнить график» или находится в меню «Ещё». Укажите период (обычно календарный год) и дату отсчёта для циклических графиков. Программа сформирует календарь, где цветом или отметками будут показаны рабочие и выходные дни.

Обязательный этап — сверка нормы времени. Откройте производственный календарь и сравните месячную норму часов с той, что посчитал ваш график. Для полной пятидневки значения должны совпадать. Расхождение означает ошибку в расписании: лишний рабочий день, неверную длительность смены или неучтённый праздничный день.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов за месяц

Норма

Совпадает с производственным календарём для полной ставки

Тревожный признак

Расходится — проверьте длительность дня и учёт праздников

Предпраздничные дни

Норма

Сокращены на один час

Тревожный признак

Обычная длительность — не включён учёт праздников

Смены через полночь

Норма

Часы корректно распределены между двумя датами

Тревожный признак

Весь интервал записан на одну дату

Назначение сотрудникам

Норма

В карточке сотрудника виден актуальный график

Тревожный признак

График создан, но сотрудникам не назначен

Сменные графики и неполное рабочее время

Для сменных режимов выберите заполнение по циклам произвольной длины и введите шаблон одного цикла: например, для «два через два» — два рабочих дня по 12 часов и два выходных. Критически важно правильно указать дату отсчёта: если сотрудник выходит в первую смену 3 января, цикл должен стартовать именно с этой даты, иначе весь график «съедет». Для многосменных режимов создаётся отдельный график на каждую смену со своей датой отсчёта.

Для неполного рабочего времени (полставки, сокращённая неделя) создайте отдельный график с уменьшенной длительностью дня или меньшим числом рабочих дней. В настройках укажите, что норма считается по другому графику — обычно по полной пятидневке: тогда программа корректно рассчитает долю ставки и не завысит зарплату. Без этой привязки расчёт может идти от полной нормы, что приведёт к занижению начислений.

Если в организации несколько сменных бригад, удобно называть графики с указанием смены и даты отсчёта, например «2/2 смена А (от 01.01)». Это заметно упрощает поиск нужного графика при кадровых переводах и исправлении ошибок в табеле.

Изменение графика в середине года и типичные ошибки

Если режим работы меняется в течение года, не редактируйте задним числом уже использованный график — это пересчитает норму времени за прошлые периоды и «поплывут» начисления. Правильный путь: создайте новый график и переведите сотрудников на него кадровым документом с даты изменения. Документ «Изменение графика работы» (в ЗУП) или кадровый перевод зафиксирует переход без перезаписи истории.

Индивидуальные отклонения — разовые переносы рабочих дней конкретного сотрудника — оформляются не правкой общего графика, а документами «Индивидуальный график» или «Табель». Это сохраняет общий шаблон нетронутым и делает отклонения прозрачными для проверки.

Частые вопросы по заполнению графиков в 1С

Нужно ли каждый год создавать новый график?

Нет, создавать новый элемент справочника не требуется. Достаточно открыть существующий график и нажать «Заполнить» на новый год. Предварительно убедитесь, что производственный календарь обновлён, иначе праздники и переносы не учтутся.

Почему норма часов в графике не совпадает с производственным календарём?

Чаще всего причины три: неверно указана длительность рабочего дня, не включён учёт праздничных дней, либо производственный календарь не заполнен на нужный год. Проверьте расписание, флажок учёта праздников и актуальность календаря.

Как настроить график «сутки через трое»?

Выберите заполнение по циклам произвольной длины, задайте цикл: один рабочий день (с разбивкой времени, включая переход через полночь, если смена занимает сутки) и три выходных. Затем укажите дату отсчёта — первый рабочий день конкретного сотрудника или бригады.

Можно ли одному сотруднику назначить два графика одновременно?

Одновременно — нет, в каждый момент времени действует один график. Если сотрудник работает в разных режимах по периодам, оформляйте смену графика кадровыми документами с нужных дат. Для разовых отклонений используйте индивидуальные графики или табель.

Что делать, если график заполнен, а зарплата считается неправильно?

Сначала проверьте, назначен ли график сотруднику актуальным кадровым документом. Затем сверьте норму часов графика с производственным календарём и убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты используется учёт по графикам, а не фиксированная норма.

Как учесть перенос рабочего дня для одного сотрудника?

Общий график править не нужно. Оформите документ индивидуального графика или скорректируйте табель за конкретный месяц — так отклонение будет зафиксировано только для этого сотрудника и не затронет остальных.