Как заполнить ЕФС-1 в 1С:ЗУП — подробная инструкция

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России вместо прежних СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и отчёта 4-ФСС (в части травматизма). В 1С:Зарплата и управление персоналом форма заполняется автоматически на основании кадровых и расчётных данных, но корректность результата напрямую зависит от того, насколько аккуратно ведётся учёт в программе.

Ошибки в ЕФС-1 приводят к отказам в приёме, требованиям об уточнении и штрафам за несвоевременную сдачу. Чаще всего проблемы возникают из-за незаполненных разделов трудовой деятельности, неверных кодов территориальных условий или расхождений между приёмом/увольнением в кадровом учёте и данными отчёта.

Материал рассчитан на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 с актуальным релизом. Если конфигурация давно не обновлялась, сначала обновите её: формы и форматы выгрузки ЕФС-1 меняются по мере выхода новых требований СФР, и старый релиз может формировать отчёт в устаревшем формате.

Что входит в ЕФС-1 и какие разделы сдают в 1С:ЗУП

ЕФС-1 объединяет несколько самостоятельных разделов, каждый из которых сдаётся по своему поводу и в свой срок. В 1С:ЗУП формируются разделы, связанные с персонифицированным учётом и кадровыми событиями:

• Раздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» — аналог СЗВ-ТД, сдаётся при кадровых событиях (приём, перевод, увольнение, переименование) не позднее следующего рабочего дня, а при приёме и увольнении — в день издания приказа;
• Раздел 1.2 «Стаж» — аналог СЗВ-СТАЖ, сдаётся по итогам года, а также при выходе сотрудника на пенсию;
• Раздел 2 «Взносы на травматизм» — бывший 4-ФСС, сдаётся ежеквартально;
• Раздел 1.3 «Взносы на накопительную пенсию» — аналог ДСВ-3, если есть соответствующие взносы.

Перед формированием определите, какой именно раздел нужен: от этого зависит выбор документа в программе и состав проверок. Смешивать события разных типов в одном отчёте не следует — для каждого случая создаётся отдельный документ.

Подготовка: что проверить в базе перед заполнением

Качество ЕФС-1 на 90% определяется состоянием учёта. Перед формированием отчёта пройдитесь по контрольному списку, иначе программа выгрузит в СФР ошибки вместе с данными.

Проверьте следующие моменты:

• у всех сотрудников, попадающих в отчёт, заполнены СНИЛС, ФИО, дата рождения и данные документа, удостоверяющего личность;
• в кадровых приказах корректно указаны даты приёма, перевода и увольнения — именно они попадут в раздел 1.1;
• в настройках учётной политики организации указаны актуальные регистрационные данные в СФР: регистрационный номер, код подразделения;
• релиз конфигурации обновлён — формат ЕФС-1 периодически меняется, и устаревший формат СФР не примет;
• все кадровые документы за период проведены, нет «черновиков» в состоянии «Подготовлен».

Формирование раздела 1.1 — сведения о трудовой деятельности

Раздел 1.1 сдаётся при каждом кадровом событии: приём, перевод, увольнение, переименование организации или должности, приостановление трудового договора. В 1С:ЗУП есть два пути формирования.

Через кадровый документ

Самый быстрый способ — сформировать сведения прямо из приказа. Откройте документ «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Увольнение» и нажмите кнопку создания исходящего документа ЕФС-1 (в типовой конфигурации это команда вида «ЕФС-1 — Сведения о трудовой деятельности» в меню «Создать на основании» или на форме документа). Программа подставит сотрудника, дату события, наименование должности и код функции автоматически.

Через журнал исходящих документов

Если событий несколько, удобнее работать через журнал: раздел «Отчетность, справки» → «Исходящие документы (ЕФС-1)». Нажмите «Создать», выберите вид сведений «Сведения о трудовой деятельности (раздел 1.1)», затем по кнопке «Заполнить» программа подберёт все кадровые события за выбранный период, по которым ещё не сформированы сведения.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Исходящие документы (ЕФС-1)»
2. 2
   Создайте документ с видом сведений 1.1 и укажите дату события
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и типы мероприятий
4. 4
   Сверьте должности, даты и коды с кадровыми приказами
5. 5
   Проведите документ и отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл
6. 6
   Убедитесь в получении квитанции о приёме от СФР

Обратите внимание на поле «Мероприятие»: программа определяет его по типу кадрового документа, но при нестандартных ситуациях (например, отмена приёма) тип мероприятия может потребовать ручной корректировки. Неверный тип мероприятия — частая причина протоколов с ошибками.

Формирование раздела 1.2 — сведения о стаже

Раздел 1.2 сдаётся ежегодно не позднее 25 января следующего года, а также вне очереди — когда сотрудник оформляет пенсию. В 1С:ЗУП документ создаётся в том же журнале «Исходящие документы (ЕФС-1)» с видом сведений «Стаж».

После выбора отчётного года нажмите «Заполнить» — программа соберёт всех сотрудников, работавших в периоде, и рассчитает периоды стажа по кадровым документам и отсутствиям. Автоматически проставляются коды особых условий, если они указаны в штатном расписании или в документах отсутствий (отпуск без сохранения, отпуск по уходу за ребёнком, простой).

Ключевые точки проверки после автозаполнения:

• периоды стажа не должны прерываться без причины — разрывы обычно означают, что какой-то документ отсутствия не проведён или проведён неверно;
• коды территориальных условий (РКС, МКС) должны соответствовать фактическому месту работы;
• у сотрудников с особыми условиями труда коды должны совпадать с результатами спецоценки, указанными в штатном расписании;
• совместители и сотрудники по ГПХ (если они включаются в вашу практику учёта) отражены корректно.

Раздел 2 — взносы на травматизм

Раздел 2 ЕФС-1 заменил отчёт 4-ФСС и сдаётся ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за кварталом. В 1С:ЗУП он формируется через «Отчетность, справки → 1С-Отчетность»: создайте новый отчёт, выберите форму ЕФС-1 с разделом 2 и укажите отчётный период.

Программа рассчитает базу по взносам на травматизм по данным начислений, применит тариф, указанный в настройках учётной политики, и учтёт льготы, если они настроены. Проверьте, что тариф в программе совпадает с уведомлением СФР о размере страхового тарифа — расхождение здесь гарантированно приведёт к требованию об уточнении.

Если в течение квартала были выплаты, не облагаемые взносами на травматизм (например, некоторые виды материальной помощи), убедитесь, что у соответствующих видов начислений корректно настроено обложение: вкладка «Налоги, взносы, бухучёт» в карточке начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма базы по травматизму

Норма

Совпадает с расчётом по регистрам учёта взносов за квартал

Тревожный признак

Расходится с данными расчётных листков и отчёта по взносам

Тариф взносов

Норма

Равен значению из уведомления СФР

Тревожный признак

Применён прошлогодний или усреднённый тариф

Численность в отчёте

Норма

Соответствует среднесписочной по данным программы

Тревожный признак

Есть сотрудники, которых уже нет в штате

Проверка, отправка и контроль приёма

Перед отправкой выполните встроенную проверку: в документе исходящих сведений есть команда «Проверить» (проверка по контрольным соотношениям и формату). Программа покажет ошибки — например, незаполненные обязательные поля, неверный формат СНИЛС, расхождения в периодах стажа. Исправляйте ошибки в источнике (карточке сотрудника, кадровом документе), а не ручной правкой отчёта, иначе при следующем перезаполнении ошибка вернётся.

Отправка выполняется через 1С-Отчетность, если подключён сервис электронного документооборота со СФР: кнопка «Отправить» в форме отчёта. Альтернатива — выгрузка файла в формате XML и загрузка через личный кабинет страхователя на портале СФР или через оператора ЭДО.

После отправки обязательно дождитесь квитанции о приёме. Статус «Отправлено» не означает «Принято»: СФР может вернуть отчёт с протоколом ошибок. Контролируйте статус в журнале 1С-Отчетности, особенно по кадровым событиям, где срок сдачи — один-два рабочих дня.

Частые проблемы и способы их решения

Сотрудник не попадает в автозаполнение. Чаще всего причина в том, что кадровый документ не проведён, либо по этому сотруднику уже создан другой исходящий документ ЕФС-1 за тот же период. Проверьте журнал исходящих документов с отбором по сотруднику.

Программа дублирует периоды стажа. Обычно это следствие исправлений кадровых документов «задним числом» без перепроведения зависимых документов. Помогает перепроведение кадровых приказов сотрудника за период и повторное заполнение сведений.

СФР отклоняет файл с форматной ошибкой. Обновите конфигурацию и формы отчётности (сервис «Обновление форм отчётности» в 1С-Отчетности), затем пересоздайте документ — старый файл пересохранения в новом формате не пройдёт, нужно именно пересоздание.

Удобно завести регламент: раздел 1.1 формировать в день подписания каждого кадрового приказа, а не накапливать события. Это занимает пару минут на событие и полностью снимает риск пропустить однодневный срок сдачи, особенно в периоды массовых приёмов и увольнений.

FAQ

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге из 1С:ЗУП?

Бумажная сдача допускается только для организаций с небольшой численностью застрахованных лиц — порог устанавливается законодательством и по большинству форм персучёта составляет 10 человек. В 1С:ЗУП печатная форма доступна из документа через кнопку «Печать». Если численность превышает лимит, отчёт принимается только в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью.

Что делать, если после отправки обнаружилась ошибка в сданных сведениях?

Формируется корректирующий (отменяющий) исходящий документ ЕФС-1 за тот же период и по тем же сотрудникам. В 1С:ЗУП при создании документа выберите соответствующий вид корректировки. Для раздела 1.1 по кадровым событиям предусмотрена отмена ранее поданного мероприятия — она оформляется отдельным типом сведений.

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет сотрудников?

Раздел 2 по травматизму при отсутствии начислений обычно сдаётся с нулевыми показателями — организация остаётся зарегистрированным страхователем. Разделы 1.1 и 1.2 сдаются только при наличии соответствующих событий и застрахованных лиц. Точные требования по «нулевым» формам уточняйте в действующих правилах СФР, так как они периодически корректируются.

Почему в разделе 1.2 у сотрудника неполный период стажа?

Наиболее вероятные причины: сотрудник был принят или уволен в середине года (тогда неполный период — это норма), либо в базе отсутствует часть кадровых документов, либо отсутствие оформлено табелем вручную вместо документа отсутствия. Сравните периоды в отчёте с кадровой историей сотрудника — расхождение укажет на проблемный документ.

Как сдать раздел 1.2 досрочно для сотрудника, выходящего на пенсию?

Создайте исходящий документ ЕФС-1 с видом сведений «Стаж» и типом «Назначение пенсии», заполните его по конкретному сотруднику и отправьте в установленный срок после соответствующего заявления работника. Годовая форма по этому сотруднику затем сдаётся в общем порядке вместе со всеми.

Обязательно ли обновлять 1С:ЗУП перед сдачей ЕФС-1?

Формально — нет, но на практике формат ЕФС-1 и контрольные соотношения СФР обновляются, и старый релиз может выгрузить файл, который фонд не примет. Перед каждым отчётным периодом проверяйте наличие обновлений конфигурации и форм отчётности — это дешевле, чем исправлять отклонённый отчёт в сжатые сроки.