Как заполнить данные о детях сотрудника в 1С

Данные о детях сотрудника в программах 1С нужны прежде всего для корректного расчёта стандартных налоговых вычетов по НДФЛ. Если сведения не внесены или заполнены с ошибкой, программа либо не предоставит вычет вовсе, либо применит его неверно — и сотрудник получит зарплату с излишне удержанным налогом, а бухгалтеру придётся делать перерасчёт.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 дети вносятся через документ «Заявление на вычеты НДФЛ», а в 1С:Бухгалтерии 8.3 — через карточку сотрудника или аналогичный документ. Ниже разобраны оба пути, а также проверка результата и типичные ошибки.

Что подготовить перед вводом данных

Прежде чем вносить сведения, убедитесь, что от сотрудника получены: заявление на предоставление стандартного вычета, копии свидетельств о рождении (или паспортов) детей, а при необходимости — справка об инвалидности ребёнка, справка из учебного заведения для учащихся до 24 лет и документы, подтверждающие статус единственного родителя или опекуна.

Также уточните очерёдность детей: размер вычета зависит от того, какой по счёту ребёнок (первый, второй, третий и последующие), и учитываются все дети сотрудника, включая совершеннолетних, на которых вычет уже не предоставляется. Ошибка в очерёдности — частая причина неверного расчёта.

Как заполнить детей в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» используйте документ «Заявление на вычеты НДФЛ». Он находится в разделе «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты» либо создаётся из карточки сотрудника по ссылке «Налог на доходы».

1. 1
   Откройте раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты» и создайте документ «Заявление на вычеты НДФЛ».
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите месяц, с которого применяются вычеты.
3. 3
   На вкладке «Вычеты на детей» добавьте строки: выберите код вычета (126, 127, 128 и т. д.), укажите дату рождения ребёнка и месяц окончания действия вычета.
4. 4
   Если сотрудник — единственный родитель или второй родитель отказался от вычета, отметьте соответствующий признак для удвоенного вычета.
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт в «Начислении зарплаты и взносов».

Поле «Изменить вычеты на детей» заполняется табличной частью: для каждого ребёнка указывается код вычета и период действия. Программа сама прекратит применять вычет по достижении ребёнком предельного возраста, если корректно указана дата окончания.

Дети в личных данных сотрудника

Дополнительно сведения о членах семьи можно внести в карточку физического лица: «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Семья». Эти данные используются для кадровых документов и отчётности, но сами по себе вычет не активируют — без заявления на вычеты НДФЛ расчёт налога не изменится.

Как заполнить детей в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте карточку сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Перейдите по ссылке «Налог на доходы» и в открывшейся форме укажите стандартные вычеты на детей: код вычета, дату начала применения и дату окончания.

В некоторых релизах доступен документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки и заявления по НДФЛ». Он удобнее, когда у сотрудника несколько детей или вычеты меняются в течение года, — вся история хранится документами, а не правками карточки.

Где вносить данные

Заявление на вычеты НДФЛ (документ)

Подходит всегда: хранит историю изменений, корректно отражает добавление ребёнка или прекращение вычета в середине года.

Карточка сотрудника

Быстрее для разового ввода, но при изменениях легко потерять историю и запутаться, с какого месяца действует вычет.

Личные данные (Семья)

Только для кадрового учёта и отчётности; на расчёт НДФЛ не влияет.

Коды вычетов и особые ситуации

Код вычета выбирается в зависимости от очерёдности ребёнка и статуса родителя. Основные коды: 126 — на первого ребёнка, 127 — на второго, 128 — на третьего и каждого последующего. Для единственного родителя применяются удвоенные коды (например, 134, 136, 138), для родителя ребёнка-инвалида — код 129.

Обратите внимание: вычет предоставляется до месяца, в котором доход сотрудника с начала года превысит установленный лимит. Программа отслеживает этот порог автоматически, но только если все начисления ведутся в базе с начала года. При приёме сотрудника в середине года потребуйте справку о доходах с прежнего места работы и внесите её данные, иначе вычет будет применяться дольше положенного.

Проверка правильности расчёта

После ввода данных сформируйте документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц и откройте расшифровку НДФЛ по сотруднику. В колонке «Применённые вычеты» должна отображаться сумма вычетов на детей, а налоговая база должна быть уменьшена на эту сумму.

Дополнительно сформируйте отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или справку о доходах сотрудника: там видно, с какого месяца применяется вычет и не превышен ли лимит дохода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вычет в расчёте зарплаты

Норма

Сумма вычета отображается в документе начисления и уменьшает базу НДФЛ

Тревожный признак

Вычет отсутствует — проверьте дату начала действия заявления и проведён ли документ

Месяц начала применения

Норма

Вычет применён с месяца, указанного в заявлении

Тревожный признак

Вычет применяется раньше рождения ребёнка или с прошлого года — исправьте даты

Превышение лимита дохода

Норма

В месяце превышения вычет автоматически прекращается

Тревожный признак

Вычет продолжает применяться — проверьте, внесены ли доходы с прежнего места работы

Типичные ошибки при заполнении

Если ошибка обнаружена после сдачи отчётности, исправьте данные заявлением с корректной датой и выполните перерасчёт НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» (в ЗУП) или через повторное проведение начислений (в Бухгалтерии). Затем сдайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ, если период уже отчитан.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести вычет задним числом, если сотрудник принёс заявление позже?

Да, в пределах текущего налогового периода. Создайте заявление с месяцем начала применения, соответствующим месяцу рождения ребёнка или началу работы, — программа пересчитает НДФЛ за прошедшие месяцы года при следующем начислении. За прошлые годы вычет возвращается только через налоговую инспекцию по декларации 3-НДФЛ.

Нужно ли заводить новое заявление при рождении второго ребёнка?

Да. Создайте новый документ «Заявление на вычеты НДФЛ», в котором будут перечислены оба ребёнка с соответствующими кодами. Новое заявление заменит прежнее с указанного месяца — старое вручную отменять не требуется.

Почему программа не применяет вычет, хотя заявление введено?

Проверьте три вещи: документ проведён, месяц начала применения не позже текущего расчётного месяца, и доход сотрудника с начала года не превысил лимит. Также убедитесь, что вычет введён для того же физического лица, по которому идёт начисление, — дубли карточек физлиц ломают расчёт.

Как оформить удвоенный вычет единственному родителю?

В заявлении выберите код вычета для единственного родителя (134, 136, 138 и т. п.) и приложите подтверждающие документы. Если статус утрачен (родитель вступил в брак), введите новое заявление со стандартным кодом с месяца, следующего за изменением статуса.

Что делать, когда ребёнку исполняется 18 лет?

Если ребёнок не учится очно, вычет прекращается с месяца, следующего за достижением 18 лет. Если учится — вычет продолжается до 24 лет при наличии ежегодно обновляемой справки из учебного заведения. В обоих случаях корректно заполненная дата окончания в заявлении позволяет программе прекратить вычет автоматически.

Нужно ли вносить детей в 1С:Бухгалтерии, если зарплата считается в ЗУП?

Нет. Данные о вычетах ведутся в той программе, где рассчитывается зарплата и НДФЛ. При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией передаются уже рассчитанные суммы; дублировать заявления в обеих базах не нужно и вредно — это приведёт к расхождениям.