Другое · 11 мин
Как выплатить зарплату в 1С
Как начислить и выплатить зарплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: ведомости, зарплатный проект, НДФЛ, проверка расчётов и типичные ошибки бухгалтеров.
Выплата зарплаты в 1С — это завершающий этап расчётного цикла: сначала программа начисляет доход сотрудникам, затем удерживает НДФЛ и взносы, и только после этого формируются ведомости на выплату. Ошибка на любом из этапов приводит к расхождениям в отчётности и претензиям со стороны налоговой или самих работников, поэтому действовать нужно строго по последовательности.
Механика выплаты немного различается в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерии. В ЗУП есть полноценный блок кадрового учёта и расчёта, а в 1С:Бухгалтерии зарплатный функционал упрощён — там подходят те же документы, но с меньшим числом настроек. Ниже разобран общий порядок, применимый к обеим конфигурациям, с указанием различий там, где они существенны.
Перед началом работы убедитесь, что в базе актуальны кадровые данные: приняты новые сотрудники, оформлены увольнения, отпуска и больничные, установлены актуальные оклады и тарифы. Если кадровые документы введены с опозданием, расчёт зарплаты будет неверным, и ведомости придётся переделывать.
Проверка исходных данных перед расчётом
Корректная выплата начинается не с ведомости, а с проверки того, что программа «знает» все события месяца. Откройте раздел «Кадры» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии) и убедитесь, что введены все приёмы на работу, увольнения, кадровые переводы, отпуска, больничные листы и отсутствия. Любой неучтённый документ исказит расчёт.
Отдельно проверьте настройки учётной политики: даты выплаты аванса и зарплаты, способ выплаты по умолчанию (касса или зарплатный проект), применяемые вычеты НДФЛ. В ЗУП эти параметры задаются в карточке организации и в настройках учётной политики. Неправильные даты выплаты влияют на момент удержания НДФЛ и на сроки его перечисления.
Полезно сверить список сотрудников с табелем учёта рабочего времени. В ЗУП для этого есть отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: если у сотрудника в месяце есть неотработанные дни, не оформленные документами, программа начислит полный оклад, и переплату придётся возвращать.
Как проверить готовность к расчёту
Все приёмы, увольнения, отпуска и больничные введены до начисления
Документы вводятся после расчёта — суммы придётся пересчитывать
Указаны реальные даты аванса и расчёта
Даты не заданы или устарели — НДФЛ удержится с ошибкой
Отсутствия оформлены документами
Есть неотработанные дни без документов — возможна переплата
Начисление зарплаты и взносов
Основной документ месяца — «Начисление зарплаты и взносов» (в 1С:Бухгалтерии — «Начисление зарплаты»). Создайте его из раздела «Зарплата», укажите месяц начисления и нажмите кнопку «Заполнить»: программа подберёт всех сотрудников, рассчитает начисления по окладам и тарифам, удержит НДФЛ и исчислит страховые взносы.
После автоматического заполнения обязательно проверьте результат. Откройте вкладки с начислениями, удержаниями и взносами, сверьте суммы по нескольким сотрудникам вручную: оклад, делённый на норму дней и умноженный на отработанные дни, должен совпадать с расчётом программы. Если сотруднику положены разовые премии или доплаты, их вводят отдельными документами до заполнения начисления либо добавляют вручную в табличную часть.
В ЗУП аванс за первую половину месяца начисляется отдельным документом «Начисление за первую половину месяца» — если в организации аванс считается по фактически отработанному времени. Если аванс выплачивается фиксированной суммой, отдельное начисление не требуется: достаточно ведомости на аванс с указанием суммы.
Формирование ведомостей на выплату
После того как зарплата начислена, создаются ведомости. Вид ведомости зависит от способа выплаты: «Ведомость в банк» — для перечисления на карты в рамках зарплатного проекта, «Ведомость на счета» — для переводов на произвольные счета сотрудников, «Ведомость в кассу» — для выдачи наличными, «Ведомость через раздатчика» — для выплаты через уполномоченное лицо.
В документе укажите дату выплаты и нажмите «Заполнить»: программа подберёт сотрудников с задолженностью и рассчитает сумму к выплате за вычетом НДФЛ. Дата выплаты здесь принципиальна: именно на неё регистрируется удержание НДФЛ, и от неё отсчитывается срок перечисления налога в бюджет.
Если часть сотрудников получает деньги на карты зарплатного проекта, а часть — наличными, создайте две ведомости разных видов. Не пытайтесь объединить всё в один документ — программа корректно регистрирует выплату только в рамках одного способа.
- 1Проверьте и введите все кадровые документы месяца: приёмы, увольнения, отпуска, больничные
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», заполните его и проверьте расчёт
- 3Создайте ведомость нужного вида, укажите дату выплаты и заполните её
- 4Для зарплатного проекта сформируйте файл обмена с банком и выгрузите его
- 5Проведите оплату: списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер
- 6Подтвердите выплату в ведомости и сверьте задолженность по зарплате
Выплата через зарплатный проект и кассу
Перечисление на карты через банк
Для зарплатного проекта в ЗУП предусмотрен обмен с банком: из ведомости формируется файл с реестром на зачисление, который выгружается в клиент-банк. Перед выгрузкой проверьте, что в карточках сотрудников заполнены номера лицевых счетов и указан правильный зарплатный проект. После того как банк подтвердит зачисление, в программе отражается списание с расчётного счёта — в ЗУП это делается при синхронизации с 1С:Бухгалтерией, в самой Бухгалтерии — документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы».
Выдача наличными из кассы
При выплате наличными ведомость «В кассу» проводится, а сама выдача денег оформляется расходным кассовым ордером. В 1С:Бухгалтерии РКО создаётся на основании ведомости автоматически. Учтите сроки депонирования: если сотрудник не получил деньги в установленный период, сумма должна быть депонирована — для этого в ведомости предусмотрена отметка о невыплаченных суммах.
Никогда не проводите ведомость «впрок», до фактической выплаты: если деньги не ушли из кассы или с расчётного счёта, а ведомость проведена, в учёте появится ложное погашение задолженности, и НДФЛ будет считаться удержанным раньше времени.
Регистрация НДФЛ и перечисление налога
При проведении ведомости программа автоматически регистрирует удержание НДФЛ: налог считается удержанным в момент фактической выплаты дохода. Проверить это можно по отчёту «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или по регистрам в самой ведомости через кнопку «Движения документа».
Перечисление налога в бюджет оформляется платёжным поручением и списанием с расчётного счёта. В рамках единого налогового платежа НДФЛ перечисляется в составе ЕНП, а сроки уплаты зависят от периода удержания. Уведомление об исчисленных суммах по НДФЛ формируется из раздела отчётности — в 1С:Бухгалтерии это делается через «1С-Отчётность» или документ «Уведомление об исчисленных суммах налогов».
Контролируйте соответствие удержанного и перечисленного налога с помощью отчётов по НДФЛ. Расхождение между удержанной суммой и платежами — типичная причина требований из налоговой инспекции.
Синхронизация с 1С:Бухгалтерией и проводки
Если расчёт ведётся в ЗУП, а бухгалтерский учёт — в отдельной базе 1С:Бухгалтерии, после выплаты выполняется синхронизация данных. В Бухгалтерию переносятся сведения о начислениях, взносах, НДФЛ и ведомостях, на их основе формируются проводки: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 70 по начислению, Дт 70 — Кт 68.01 по НДФЛ, Дт 70 — Кт 51 (50) по выплате.
Перед синхронизацией убедитесь, что в обеих программах совпадают справочники: организации, подразделения, сотрудники, способы отражения зарплаты в учёте. Расхождения в справочниках — самая частая причина того, что документы «зависают» при обмене или проводки формируются с пустыми аналитиками.
Если зарплата считается непосредственно в 1С:Бухгалтерии, отдельная синхронизация не нужна: документы начисления и ведомости сразу формируют проводки в той же базе.
Сравнение вариантов учёта зарплаты
Подходит при штате от нескольких десятков человек, сложных начислениях, отпусках и больничных. Требует настройки обмена и контроля справочников в двух базах.
Подходит небольшим организациям с простыми начислениями. Ограничение: упрощённый кадровый учёт, меньше видов расчёта и отчётов по персоналу.
Проверка результата после выплаты
Завершающий этап — контроль. Откройте отчёт «Задолженность по зарплате» (в ЗУП) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (в Бухгалтерии) на конец месяца. Если все ведомости проведены и оплачены, задолженность перед сотрудниками должна отсутствовать либо равняться сумме следующего планового начисления.
Сверьте три показателя: сумму начисленного дохода, удержанный НДФЛ и фактически выплаченные деньги. Они должны сходиться с расчётными листками сотрудников и с данными, которые уйдут в отчёт 6-НДФЛ. Удобно сформировать расчётные листки пакетно и разослать сотрудникам — это снижает число вопросов и споров по суммам.
Если после выплаты обнаружилась ошибка в начислении, не редактируйте проведённую ведомость задним числом. В ЗУП для исправлений предусмотрены документы «Перерасчёт» и механизм сторнирования: исправление делается текущим периодом, а уточнённый НДФЛ корректно попадает в отчётность.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выплатить зарплату в 1С без документа начисления?
Технически ведомость можно заполнить вручную произвольной суммой, но это нарушит учёт: сумма не будет связана с начислением, НДФЛ не удержится корректно, а в отчётах появится необъяснённая задолженность. Всегда сначала начисляйте зарплату, затем формируйте ведомость.
Как выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем сразу?
Создайте отдельную ведомость и заполните её не кнопкой «Заполнить», а подбором — добавьте нужного сотрудника вручную. Программа рассчитает сумму к выплате только по нему. Такой приём используют для досрочных выплат, расчётов при увольнении и отпускных.
Что делать, если банк вернул платёж по зарплатному проекту?
Сначала выясните причину возврата: чаще всего это неверный номер счёта или закрытая карта сотрудника. Исправьте данные в карточке сотрудника, затем сформируйте новый файл обмена по той же ведомости либо создайте новую ведомость на невыплаченную сумму. Не проводите повторную оплату, не убедившись, что первая действительно не прошла.
Как оформить выплату аванса в 1С?
Если аванс рассчитывается по отработанному времени, создайте документ «Начисление за первую половину месяца», затем ведомость с периодом выплаты «Аванс». Если аванс фиксированный, достаточно ведомости с указанием суммы вручную. НДФЛ с аванса удерживается по общим правилам при фактической выплате.
Почему в ведомости сумма к выплате меньше начисленной?
Это нормально: к выплате положена сумма за вычетом НДФЛ и других удержаний (алиментов, займов). Если разница больше ожидаемой, проверьте удержания в документе начисления и наличие исполнительных листов по сотруднику. Также убедитесь, что не было переплаты в прошлом периоде — программа могла зачесть её автоматически.
Нужно ли депонировать невыплаченную зарплату в 1С?
Да, если сотрудник не получил деньги в установленный срок при выплате через кассу. В ведомости отметьте невыплаченные суммы — программа зарегистрирует депонированную задолженность. Выплата депонированных сумм позже оформляется отдельной ведомостью по заявлению сотрудника.
Что важно запомнить
Выплата зарплаты в 1С строится по цепочке: кадровые документы → начисление → ведомость → оплата → контроль задолженности. Дата ведомости определяет момент удержания НДФЛ, поэтому проводите документы только при фактической выплате. Ошибки прошлых периодов исправляйте сторнированием, а не редактированием проведённых документов.