Другое · 9 мин
Как сделать справку СТД-Р в 1С
Как сформировать справку СТД-Р (о доходах и НДФЛ) в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где найти документ, как заполнить, проверить и выдать сотруднику на бумаге или в электронном виде.
Справка СТД-Р (справка о доходах и суммах налога физического лица) пришла на смену привычной форме 2-НДФЛ, которую работодатель выдавал сотруднику по запросу. Она нужна работнику для банка при оформлении кредита, для получения налогового вычета, для визовых центров и в других ситуациях, где требуется подтвердить доход. В программах 1С справка формируется автоматически на основе уже учтённых данных о начислениях и удержанном НДФЛ, поэтому основная задача пользователя — правильно найти документ, указать период и проверить результат.
В зависимости от конфигурации справка создаётся в разных разделах: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это отдельный документ в блоке отчётности по НДФЛ, в 1С:Бухгалтерии — через раздел зарплаты и кадров. Ниже разобраны оба сценария, а также типичные ошибки, из-за которых суммы в справке не совпадают с ожиданиями сотрудника.
Что такое СТД-Р и когда она нужна
СТД-Р — официальное сокращение справки о доходах и суммах налога физического лица, которую налоговый агент (работодатель) обязан выдать работнику по его заявлению. Форма утверждена приказом ФНС и содержит сведения о налоговом агенте, данные физического лица, доходы по месяцам с разбивкой по кодам, налоговые вычеты и суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога.
Работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника. Отказать в выдаче нельзя, даже если сотрудник уже уволился: бывший работник вправе запросить справку за периоды его работы в организации. При увольнении справка выдаётся в день прекращения трудового договора вместе с другими документами.
Что проверить перед формированием справки
Справка строится на данных регистров учёта НДФЛ, поэтому любые ошибки в учёте автоматически попадут в документ. Перед формированием убедитесь, что за нужный период проведены все начисления зарплаты, отпускные, больничные и премии, а также оформлены документы по удержанному и перечисленному налогу.
Отдельно проверьте карточку сотрудника: ФИО, ИНН, дату рождения, серию и номер паспорта, статус налогового резидента. Если в личных данных есть ошибка или документ удостоверения личности не заполнен, справка либо будет содержать неверные сведения, либо программа откажется её формировать с сообщением о незаполненных полях.
Что проверить до формирования
Документы начисления зарплаты, отпусков и больничных проведены
Есть непроведённые или отсутствующие начисления — суммы в справке занизятся
ФИО, ИНН, паспорт и статус резидента заполнены в карточке
Пустые поля или устаревший паспорт — справка сформируется с ошибками
Организация и обособленное подразделение выбраны корректно
Справка формируется не по тому подразделению — данные пустые
Как сделать СТД-Р в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом справка создаётся через раздел «Отчетность, справки». Откройте пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» и нажмите кнопку «Создать». Несмотря на старое название в скобках, печатная форма соответствует актуальной форме СТД-Р.
В открывшемся документе укажите организацию, налоговый период (календарный год), сотрудника и ставку налога — по умолчанию подставляется 13% для резидентов. Поле «ОКТМО/КПП» важно, если у организации есть обособленные подразделения: справка формируется по конкретному подразделению, где числился сотрудник. После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть с доходами, вычетами и налогом загрузится из учёта автоматически.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию, год и сотрудника
- 3Проверьте ставку налога и поле ОКТМО/КПП при наличии подразделений
- 4Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы доходов и налога
- 5Запишите документ и нажмите «Печать» → «Справка о доходах (СТД-Р)»
Как сделать СТД-Р в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия путь немного другой. Откройте раздел «Зарплата и кадры», затем пункт «Справки о доходах для сотрудников» (в некоторых релизах — «2-НДФЛ для сотрудников»). Создайте новый документ, выберите сотрудника и налоговый период.
Документ подтянет данные из учёта по кнопке «Заполнить». Если сотрудник работал в нескольких обособленных подразделениях в течение года, сформируйте отдельную справку по каждому ОКТМО — программа делает это по соответствующему полю в шапке документа. После проверки распечатайте справку через кнопку «Печать».
Если в меню нет нужного пункта, проверьте, что в настройках функциональности включён учёт зарплаты и кадров, а у пользователя есть права на документы по НДФЛ. В базовых версиях часть кадровых документов может быть скрыта настройками интерфейса.
Как выдать справку: бумага и электронный вид
Классический способ — распечатать справку, подписать у руководителя или уполномоченного лица и заверить печатью организации, если она используется. В печатной форме автоматически выводятся реквизиты организации и дата формирования.
Электронный вариант удобен, когда сотрудник работает удалённо: справку можно выгрузить в PDF и подписать усиленной квалифицированной подписью. Кроме того, сотрудник вправе самостоятельно скачать справку о доходах в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — туда данные попадают из отчётности 6-НДФЛ, которую работодатель сдаёт ежегодно. Это не отменяет обязанности работодателя выдать справку по заявлению, но экономит время обеим сторонам.
Частые ошибки и способы их исправить
Самая распространённая проблема — пустая справка или нулевые суммы. Причины обычно такие: выбран не тот налоговый период, сотрудник числился в другом подразделении (не совпадает ОКТМО/КПП), либо начисления за период не проведены. Проверьте эти три пункта в первую очередь.
Вторая типичная ситуация — сумма дохода в справке не совпадает с выплатами по расчётным листкам. Это нормально: в справке отражается начисленный, а не выплаченный доход, причём по дате фактического получения дохода. Например, зарплата за декабрь, выплаченная в январе, в справку за прошлый год всё равно попадёт. Также в справку не входят доходы, не облагаемые НДФЛ полностью, — например, некоторые виды материальной помощи в пределах необлагаемого лимита.
Проверка результата перед выдачей
Перед тем как подписывать справку, сверьте ключевые показатели с учётом. Удобный способ — сформировать отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или «Расчётный листок» за тот же период и сравнить итоговые суммы дохода и удержанного налога. Расхождения в пределах копеек по округлению допустимы, существенные различия — повод разобраться в учёте.
Обратите внимание на итоговый блок справки: суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Если удержанный налог больше перечисленного, возможна задолженность перед бюджетом — это уже вопрос к расчёту налогов, а не к самой справке.
Что важно запомнить
СТД-Р формируется в 1С автоматически из данных учёта НДФЛ: в ЗУП — через «Отчетность, справки», в Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры». Перед формированием проверьте проведённые начисления, личные данные сотрудника и правильный ОКТМО/КПП. Выдать справку нужно в течение трёх рабочих дней после заявления.
Частые вопросы
Чем СТД-Р отличается от 2-НДФЛ?
Это по сути одна и та же справка о доходах, которая выдаётся физическому лицу. Форма 2-НДФЛ как отдельный отчёт отменена, а форма для выдачи работникам получила название «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (СТД-Р). В 1С документ часто до сих пор называется «2-НДФЛ для сотрудников», но печатная форма соответствует СТД-Р.
Можно ли сформировать справку за неполный год?
Да. Если сотрудник просит справку в середине года, укажите текущий налоговый период — в документ попадут доходы с января по месяц формирования включительно. Отдельного поля «период с... по...» в справке нет, период определяется самим налоговым годом.
Почему справка формируется пустой?
Чаще всего не совпадает обособленное подразделение (поле ОКТМО/КПП), выбран неверный год или начисления за период не проведены. Реже причина в том, что сотрудник заведён в базе дважды, и доходы учтены по другой карточке.
Обязан ли работодатель выдать справку уволенному сотруднику?
Да. Бывший работник вправе запросить справку за периоды работы, и работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней с момента обращения. Срок давности обращения законодательно не ограничен, но на практике данные доступны за периоды, по которым сохранён учёт.
Можно ли отправить справку сотруднику по электронной почте?
Можно, если документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью — тогда он равнозначен бумажному. Простой скан справки без подписи юридической силы не имеет, хотя банки иногда принимают его для предварительного рассмотрения заявки.
Почему доход в справке больше, чем сотрудник получил на карту?
В справке отражается начисленный доход до удержания НДФЛ, а на карту сотрудник получает сумму за вычетом налога. Кроме того, доход учитывается по дате его получения для целей НДФЛ, которая может отличаться от даты фактической выплаты.