Как закрыть организацию в 1С:ЗУП

Закрытие организации в 1С:ЗУП — это не отдельная кнопка, а последовательность операций: массовое увольнение сотрудников по основанию ликвидации, окончательный расчёт с выплатой выходных пособий, сдача персонифицированной отчётности и корректное завершение учёта в базе. Если пропустить этап или выполнить его в неправильном порядке, в отчётах появятся ошибки, а по сотрудникам зависнут незакрытые обязательства.

Процедура затрагивает три контура: кадровый учёт (приказы об увольнении по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), расчёт зарплаты (компенсации, пособия, удержания) и регламентированную отчётность (РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения, ЕФС-1). Ниже разобран порядок действий для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1.

Перед началом работы убедитесь, что решение о ликвидации юридически оформлено: есть протокол общего собрания участников или решение единственного учредителя, назначен ликвидатор. В программе вы будете отражать уже свершившиеся юридические факты, а не формировать их.

Подготовка: что проверить до начала увольнений

Сначала убедитесь, что в базе нет незавершённых расчётов за прошлые периоды. Откройте отчёт «Задолженность по зарплате» (Зарплата → Отчёты → Задолженность по зарплате) и проверьте, что по всем сотрудникам задолженность закрыта или понятен её источник. Зависшие суммы после увольнения исправлять сложнее.

Проверьте остатки отпусков по каждому сотруднику — они понадобятся для компенсации за неиспользованный отпуск. Используйте отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Отчёты). Расхождения исправьте до увольнения документом «Перенос данных» или корректировкой кадровых документов.

Также сделайте резервную копию информационной базы. Ликвидация — массовая операция, и откатить неправильно проведённые сотни увольнений вручную очень трудоёмко.

Массовое увольнение сотрудников

Основание увольнения при ликвидации — пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ. В 1С:ЗУП для оформления используйте документ «Увольнение» (по каждому сотруднику) или «Увольнение списком» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения), который позволяет оформить увольнение сразу группы сотрудников одной датой и одним основанием.

В документе укажите дату увольнения, основание «п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» и реквизиты приказа о ликвидации. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и, если настроено, выходное пособие. Проверьте, чтобы у сотрудников в отпуске или на больничном дата увольнения была корректной: уволить работника в период временной нетрудоспособности по инициативе работодателя нельзя, кроме случая ликвидации — при ликвидации это допускается, но пособие должно быть выплачено.

Сотрудники в декрете и на больничном

Работники в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком увольняются по тому же основанию, но им положены все пособия до конца соответствующего периода. В ЗУП оформите увольнение, а пособия, которые продолжит выплачивать СФР, оформите через прекращение выплат в программе с передачей сведений в фонд.

1. 1
   Сформируйте список сотрудников через отчёт «Штатная расстановка» и сверьте с приказом о ликвидации
2. 2
   Создайте документ «Увольнение списком», укажите дату и основание п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматический расчёт компенсации отпуска и выходного пособия по каждому сотруднику
4. 4
   Проведите документ и сформируйте печатные формы приказов Т-8
5. 5
   Проверьте отчётом «Уволенные сотрудники», что все попали в список

Окончательный расчёт: пособия и компенсации

При ликвидации работнику положены: зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Кроме того, за работником сохраняется средний заработок на период трудоустройства (не более двух месяцев, в отдельных случаях — трёх), что обычно выплачивается уже после увольнения.

В ЗУП выходное пособие начисляется автоматически в документе увольнения, если в настройках расчёта зарплаты включён соответствующий вид начисления («Выходное пособие»). Проверьте: Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика и Настройка → Начисления. Если начисление отсутствует, создайте его с назначением «Выходное пособие» — тогда НДФЛ и взносы будут учтены по правилам для компенсаций при увольнении (не облагаются в пределах трёхкратного среднего месячного заработка).

Выплату оформите документами «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» с видом выплаты «Увольнение». Дата выплаты определяет период отражения НДФЛ в 6-НДФЛ, поэтому следите, чтобы ведомости были проведены фактическими датами.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Расчётный листок уволенного

Норма

Есть зарплата, компенсация отпуска, пособие; нет незакрытых долгов

Тревожный признак

Отсутствует пособие или компенсация рассчитана с ошибкой в остатке отпуска

Отчёт «Задолженность по зарплате» после выплат

Норма

По всем уволенным задолженность нулевая

Тревожный признак

Зависшие суммы без понятного источника

НДФЛ в ведомостях

Норма

Налог исчислен с облагаемой части, даты выплат совпадают с фактическими

Тревожный признак

Пособие полностью обложено НДФЛ или даты ведомостей не совпадают с банком

Отчётность при ликвидации организации

Ликвидируемая организация сдаёт отчётность за период с начала года до даты ликвидации. В 1С:ЗУП формируются: расчёт по страховым взносам (РСВ), 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах и ЕФС-1 с кадровыми событиями. Сведения СЗВ-ТД по увольнениям должны быть переданы не позднее следующего рабочего дня после приказа — в программе это делается через документы «Увольнение» с отправкой в СФР или через ЕФС-1.

Перед сдачей итоговых форм сверьте данные с предыдущими отчётами: РСВ за период ликвидации должен согласовываться с ранее сданными расчётами по нарастающей. Персонифицированные сведения сдаются за последний месяц работы организации.

Не забудьте про сотрудников, уволившихся ранее в течение года: они должны попасть в годовые разделы форм. Проверьте полноту через отчёт «Анализ НДФЛ» и сверку взносов.

Что делать с базой после закрытия

После сдачи всей отчётности базу нельзя просто удалить: данные кадрового учёта и расчёта зарплаты должны храниться в соответствии со сроками архивного хранения, а бывшие сотрудники могут запросить справки о заработке. Рекомендуемый порядок: сделайте финальную архивную копию базы (Администрирование → Резервное копирование), сохраните её вместе с электронными подписями и отчётами об отправке в контролирующие органы.

Если организаций в базе несколько, а закрывается одна, никаких специальных действий по «удалению» организации не требуется: после увольнения всех сотрудников и закрытия расчётов она просто перестаёт участвовать в оборотах. Удалять карточку организации не стоит — это нарушит целостность исторических документов и отчётов.

Установите дату запрета изменения данных (Администрирование → Даты запрета изменения данных) на дату закрытия последнего отчётного периода, чтобы никто случайно не изменил документы закрытой организации.

Частые вопросы

Можно ли уволить всех сотрудников одним документом?

Да, документ «Увольнение списком» позволяет оформить увольнение группы сотрудников одной датой и основанием. Печатные приказы Т-8 формируются по каждому сотруднику отдельно.

Как начислить пособие за второй месяц трудоустройства?

Используйте документ «Разовое начисление» или специализированное начисление «Сохраняемый заработок на период трудоустройства» по бывшему сотруднику. Выплата оформляется ведомостью, НДФЛ и взносы применяются по правилам для компенсаций при увольнении.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД при ликвидации?

Да, кадровые события (увольнения) передаются в составе ЕФС-1 в обычные сроки — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Ликвидация не отменяет эту обязанность.

Что делать, если сотрудник отказывается увольняться?

При ликвидации согласие работника не требуется: увольнение по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ проводится в одностороннем порядке после уведомления за два месяца. В ЗУП оформляется обычный приказ об увольнении.

Как хранить данные после закрытия организации?

Сохраните финальную архивную копию базы вместе с квитанциями о сдаче отчётности. Документы по личному составу и зарплате подлежат длительному архивному хранению — передайте бумажный архив и электронную копию ликвидатору.