Как закрыть должность в штатном расписании в 1С

Закрытие должности в штатном расписании — типовая операция при сокращении штата, реорганизации подразделения или отмене вакантной ставки. В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 штатное расписание ведётся документально, поэтому исключить позицию простым удалением строки нельзя: потребуется документ изменения, а перед ним — проверка, что на позиции не осталось действующих сотрудников.

Ошибки на этом этапе приводят к некорректным отчётам по штатной расстановке, невозможности провести увольнение или, наоборот, к «висящим» сотрудникам на уже закрытой позиции. Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки до контроля результата, а также особые случаи — закрытие части ставок и работа без включённого учёта по штатному расписанию.

Проверка предварительных условий перед закрытием должности

Прежде чем вносить изменения, убедитесь, что в программе включён учёт по штатному расписанию: раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Штатное расписание». Если учёт ведётся, все кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения) ссылаются на конкретные позиции, и закрыть позицию с занятыми ставками без последствий не получится.

Второе условие — на закрываемой позиции не должно быть работающих сотрудников. Проверьте это отчётом «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Штатная расстановка») с отбором по подразделению и должности. Если ставки заняты, сначала оформите увольнения или кадровые переводы на другие позиции с датой не позже даты закрытия.

Третий момент — наличие запланированных, но не проведённых кадровых документов по этой позиции: приёмов, которые ещё не вступили в силу, или переводов будущей датой. Такие документы заблокируют корректное закрытие или создадут противоречие в данных, поэтому их нужно отменить или перенести.

Закрытие должности документом «Изменение штатного расписания»

Основной способ — документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания» → кнопка «Создать»). Укажите организацию, подразделение (если изменение локальное) и дату, с которой позиция прекращает существовать. Дата закрытия должна быть не раньше даты увольнения последнего сотрудника по этой позиции.

В табличной части документа нажмите «Подбор» или «Заполнить», найдите нужную позицию. В зависимости от настроек программы доступны два варианта: снять флажок с позиции (она исключается из действующего расписания) либо в строке позиции указать признак «Закрыта» / количество ставок равное нулю. В большинстве релизов ЗУП 3.1 достаточно снять пометку с позиции и провести документ.

Если изменений много (например, сокращение целого подразделения), добавьте все закрываемые позиции в один документ — так проще отслеживать историю и формировать приказ. Документ можно распечатать в виде приказа об изменении штатного расписания через кнопку «Печать».

1. 1
   Проверьте отчётом «Штатная расстановка», что ставки по позиции свободны
2. 2
   Оформите увольнения или переводы сотрудников, если они ещё числятся
3. 3
   Создайте документ «Изменение штатного расписания» с нужной датой
4. 4
   Добавьте позицию в табличную часть и снимите флажок (закройте её)
5. 5
   Проведите документ и сформируйте «Штатное расписание» для контроля

Закрытие части ставок и временное закрытие

Если закрыть нужно не всю позицию, а часть ставок (например, было 3 ставки бухгалтера, остаётся 2), в документе изменения укажите для позиции новое количество ставок. Программа пересчитает фонд оплаты труда по позиции автоматически. Убедитесь, что число занятых ставок не превышает новое значение, иначе документ не проведётся корректно или покажет отрицательное число вакантных ставок.

Особый случай: позиция нужна «на паузе»

Если должность требуется временно вывести из расписания с возможностью вернуть её позже, не удаляйте позицию из справочника. Закройте её документом изменения, а при необходимости создайте новое изменение, возвращающее позицию с прежними или новыми условиями оплаты. История хранится в документах, и отчёты за любой период будут формироваться корректно.

Если штатное расписание в программе не ведётся

В упрощённом режиме учёта (без штатного расписания) должности хранятся в справочнике «Должности» и не привязаны к ставкам и подразделениям. В этом случае «закрыть» должность можно, пометив её на удаление или переименовав с пометкой «не используется», однако делать это стоит только после проверки, что ни один действующий сотрудник на неё не ссылается.

Учтите: пометка на удаление элемента справочника, на который есть ссылки в документах, невозможна — программа покажет список объектов, где используется должность. Это надёжный индикатор того, что должность ещё «живая», и закрывать её преждевременно.

Сравнение вариантов

Документ «Изменение штатного расписания»

Правильный способ при включённом учёте по штатке: сохраняется история, корректные отчёты, печать приказа

Утверждение нового штатного расписания целиком

Подходит при массовой реорганизации, но требует переноса всех действующих позиций в новый документ

Пометка должности на удаление в справочнике

Допустимо только без учёта по штатке и при отсутствии ссылок; истории изменений не будет

Проверка результата после закрытия

После проведения документа сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату после закрытия: позиции в списке быть не должно. Затем откройте отчёт «Штатная расстановка» — по закрытой позиции не должно быть ни занятых, ни вакантных ставок.

Дополнительно проверьте отчёт «Остатки отпусков» и список сотрудников подразделения: если кто-то остался привязан к закрытой позиции, в кадровых отчётах появится сотрудник без действующей позиции, что приведёт к ошибкам при расчёте и при последующих переводах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату после закрытия

Норма

Позиция отсутствует в списке

Тревожный признак

Позиция видна с прежним числом ставок — документ не проведён или дата неверна

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Нет занятых и вакантных ставок по позиции

Тревожный признак

Есть занятые ставки — сотрудник не уволен и не переведён

Попытка приёма на закрытую позицию

Норма

Позиция недоступна для выбора

Тревожный признак

Позиция выбирается — изменение не вступило в силу

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — закрытие позиции более ранней датой, чем увольнение последнего сотрудника. Программа либо не даст провести документ, либо создаст период, в котором сотрудник числится на несуществующей позиции, что ломает расчёт среднего заработка и отчёты 6-НДФЛ по подразделениям.

Вторая ошибка — попытка удалить позицию напрямую из справочника «Штатное расписание» вместо документа изменения. При этом теряется история: отчёты за прошлые периоды перестанут показывать позицию, хотя сотрудники на ней работали, и регламентированная отчётность за прежние периоды перестанет сходиться с первичкой.

Третья ошибка — забыть про начисления, привязанные к позиции в штатном расписании (надбавки, доплаты). При закрытии позиции они перестают действовать, но если сотрудник переведён на другую позицию, начисления нужно назначить заново в кадровом переводе.

FAQ: частые вопросы о закрытии должности в 1С

Можно ли закрыть должность, если на ней есть вакантные ставки?

Да, вакантные ставки не препятствуют закрытию. Документ «Изменение штатного расписания» закроет позицию вместе со свободными ставками. Проверьте только, что нет непроведённых приёмов на эти вакансии.

Что делать, если документ изменения не проводится?

Чаще всего причина в том, что на позиции числятся сотрудники или есть кадровые документы будущей датой. Программа выводит сообщение с указанием проблемных объектов — откройте их, оформите увольнение или перевод, затем проведите изменение повторно.

Можно ли восстановить ошибочно закрытую должность?

Да. Создайте новый документ «Изменение штатного расписания» и добавьте позицию заново с нужным количеством ставок и условиями оплаты. Отменять проведение старого документа не обязательно, если периоды не пересекаются.

Как закрыть сразу все должности подразделения?

Создайте один документ изменения, добавьте в него все позиции подразделения через подбор и снимите флажки. Предварительно увольте или переведите всех сотрудников подразделения. Если подразделение тоже ликвидируется, проверьте, что на него не ссылаются другие позиции.

Повлияет ли закрытие должности на расчёт зарплаты за прошлые периоды?

Нет, при условии что использовался документ изменения: история хранится, и перерасчёт за периоды, когда позиция действовала, выполняется корректно. Проблемы возникают только при прямом удалении позиции из справочника.

Нужно ли закрывать должность, если сотрудник уволен, а ставка пока нужна?

Нет. Если ставка вакантна, но планируется новый приём, позицию оставляют открытой. Закрывать её следует только тогда, когда ставка сокращается окончательно или заменяется другой позицией.