Как принять сотрудника на работу в 1С 8.3

Приём сотрудника на работу в 1С 8.3 «Зарплата и управление персоналом» выполняется через кадровый документ «Приём на работу», который регистрирует трудовые отношения, назначает оклад и формирует печатную форму приказа Т-1. До создания документа важно подготовить базу: заполнить организацию, должность в справочнике и, если используется, штатное расписание.

Ниже описан полный порядок действий: от подготовки справочников до проверки результата в отчётах. Инструкция подходит для 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1; в «1С:Бухгалтерии 8.3» механизм похож, но набор кадровых документов там урезан.

Подготовка: что должно быть заполнено до приёма

Документ приёма ссылается на справочники, поэтому пустые или некорректные данные приведут к ошибкам в приказе и расчётах. Проверьте заранее:

• Организация — реквизиты, учётная политика, настройки зарплаты (раздел «Настройка — Реквизиты организации»).
• Подразделение — создаётся в справочнике «Подразделения», если ведётся учёт по структуре компании.
• Должность — справочник «Должности», где при необходимости указываются вредные условия труда и дополнительные настройки.
• График работы — справочник «Графики работы сотрудников»; без него программа не сможет рассчитать норму времени.

Если сотрудник уже когда-то работал в компании, не создавайте дубль физического лица — найдите его поиском по ФИО и дате рождения. Дубли физлиц ломают отчётность по НДФЛ и страховым взносам, потому что данные разъезжаются по двум карточкам.

Штатное расписание: когда оно обязательно

В настройках учётной политики (Настройка — Кадровый учёт) определяется, ведётся ли штатное расписание и контролируется ли соответствие приёмов ему. Если контроль включён, программа не даст принять сотрудника на позицию, которой нет в штатке, или превышающий ставку.

При ведении штатного расписания позиция создаётся документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания» (Кадры — Штатное расписание). В позиции указываются подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. При приёме вы выбираете готовую позицию — условия оплаты подтянутся автоматически.

Если штатное расписание не ведётся, оклад и надбавки вводятся вручную прямо в документе приёма. Это допустимо для небольших компаний, но усложняет контроль фонда оплаты труда.

Пошаговое оформление приёма на работу

1. 1
   Откройте раздел «Кадры — Приёмы на работу» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и укажите дату приёма
3. 3
   Создайте или выберите сотрудника, заполните данные физлица (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, документ)
4. 4
   Укажите подразделение, должность или позицию штатного расписания, график работы и количество ставок
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» проверьте оклад и начисления
6. 6
   На вкладке «Трудовой договор» введите номер и дату договора, характер работы
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1

Документ находится в разделе «Кадры — Приёмы на работу». При создании заполняется шапка: организация, дата приёма, сотрудник. Если физлицо новое, программа предложит создать его карточку — заполните ФИО полностью, пол, дату рождения, а в карточке физлица дополнительно ИНН, СНИЛС и данные паспорта. Эти сведения понадобятся для отчётности.

На закладке «Главное» выбираются подразделение, должность (или позиция штатного расписания), график работы, вид занятости (основное место работы или совместительство) и количество ставок. Для внутреннего совместительства создаётся новый сотрудник, привязанный к тому же физлицу.

На закладке «Оплата труда» указывается основное начисление — обычно «Оплата по окладу» — и его размер. Если позиция взята из штатного расписания, начисления подставляются автоматически; их можно скорректировать для конкретного сотрудника, например добавить персональную надбавку.

На закладке «Трудовой договор» вводятся номер и дата договора, условия (срочный или бессрочный), испытательный срок. Эти данные попадут в печатную форму приказа Т-1 и личную карточку Т-2.

Особые сценарии приёма

Внутреннее совместительство

Создаётся отдельный сотрудник для того же физического лица с видом занятости «Внутреннее совместительство». Оклад и график задаются независимо от основного места. Не путайте с совмещением должностей — оно оформляется доплатой, а не отдельным приёмом.

Внешний совместитель

Оформляется как обычный приём с видом занятости «Внешнее совместительство». Физлицо выбирается из справочника или создаётся новое; программа корректно включит доход в отчётность по этому работодателю.

Приём по срочному договору

На закладке «Трудовой договор» установите признак срочного договора и укажите дату окончания и основание. Программа напомнит о приближении окончания срока через механизм напоминаний кадровика.

Способы ввода приёма

Документ «Приём на работу»

Стандартный способ для одиночного приёма: полный контроль условий, печать Т-1.

«Приёмы на работу списком»

Подходит для массового найма на одинаковые позиции; меньше гибкости по индивидуальным условиям.

Ввод начальных остатков / помощник перехода

Только при старте учёта в новой базе; не используйте для текущих приёмов — кадровые события не сформируются корректно.

Проверка результата

После проведения убедитесь, что приём отражён корректно. Откройте карточку сотрудника: в ней должна появиться строка о приёме с подразделением и должностью. Проверьте печатную форму приказа Т-1 — все реквизиты, оклад и дата должны совпадать с трудовым договором.

Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков» и убедитесь, что сотрудник виден в структуре. Дополнительно проверьте, что в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма сотрудник подбирается автоматически и ему считается оклад пропорционально отработанным дням по графику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Есть строка приёма с датой, подразделением и должностью

Тревожный признак

Строки нет или документ не проведён (помечен красным)

Приказ Т-1

Норма

ФИО, оклад, даты совпадают с договором

Тревожный признак

Пустые поля, неверный оклад или подразделение

Начисление зарплаты за месяц приёма

Норма

Сотрудник заполняется автоматически, оклад за часть месяца

Тревожный признак

Сотрудник не подбирается — проверьте дату приёма и график

Типичные ошибки и как их избежать

Частая проблема — попытка исправить условия работы (оклад, подразделение) правкой документа приёма задним числом. Так делать нельзя: изменения условий труда оформляются документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», чтобы сохранилась история для отчётов и среднего заработка.

Если ошибка обнаружена в самом приёме (неверная дата, ФИО), а расчёты ещё не выполнены, документ можно перепровести с исправлениями. После расчёта зарплаты и сдачи отчётности безопаснее оформить сторнирование и новый приём либо воспользоваться механизмом исправления документов.

FAQ

Чем приём в 1С:Бухгалтерии отличается от приёма в 1С:ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый учёт минимален: приём создаётся в разделе «Зарплата и кадры — Кадровые документы», доступны базовые поля и приказ. Полноценное штатное расписание, воинский учёт, отпуска и расчёт среднего есть только в ЗУП.

Как принять сотрудника, если он работал раньше и был уволен?

Найдите существующее физлицо поиском, создайте документ «Приём на работу» и выберите этого сотрудника — программа предложит оформить повторный приём. История прежних периодов сохранится, а отчётность сформируется по единой карточке.

Почему документ приёма не проводится?

Чаще всего не заполнены обязательные поля: график работы, начисление, дата приёма, либо включён контроль штатного расписания и позиция отсутствует или ставки заняты. Текст ошибки в сообщении программы указывает конкретную причину.

Можно ли оформить приём будущей датой?

Да, документ проводится с будущей датой приёма. Сотрудник появится в списках, но в начисление зарплаты попадёт только начиная с месяца приёма. Учтите, что до этой даты кадровые отчёты покажут его как принятого.

Как исправить ошибку в ФИО после проведения приёма?

ФИО исправляется в карточке физического лица через специальную команду изменения ФИО с указанием даты, чтобы сохранить историю. Простое редактирование поля в документе приёма не меняет данные справочника и не влияет на отчётность.

Нужно ли заводить кадровый приказ при приёме ГПХ-исполнителя?

Нет, договорники ГПХ оформляются документом «Договор (работы, услуги)», а не приёмом на работу. Трудовые отношения и кадровые приказы к ним не применяются.