Другое · 12 мин
Как закрыть договор ГПХ в 1С: полная инструкция
Как правильно закрыть договор ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: акт выполненных работ, начисление, налоги, страховые взносы и отчётность по подрядчику.
Закрытие договора гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С — это не просто установка галочки «договор завершён». Программа должна корректно отразить финальное начисление, удержать НДФЛ, рассчитать страховые взносы, сформировать акт выполненных работ и включить подрядчика в отчётность. Если пропустить хотя бы один шаг, возникают расхождения в 6-НДФЛ, расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 договор ГПХ ведётся как кадровый документ с начислениями, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 — через документы начисления зарплаты или операции. Ниже разобраны оба сценария с акцентом на типовые релизы.
Что значит «закрыть договор ГПХ» в 1С
Под закрытием договора ГПХ понимают полный цикл завершающих операций: фиксация факта выполнения работ (оказания услуг), окончательный расчёт с физическим лицом, исчисление и уплата налогов и взносов, отражение подрядчика в отчётности и прекращение действия договора в учётной системе. Документальным основанием служит подписанный акт выполненных работ (оказанных услуг).
Важно различать два состояния. Договор может быть «закрыт» документально — подписан акт и выплачены деньги, но при этом остаться активным в программе, из-за чего подрядчик продолжит попадать в списки и подборы. Обратная ситуация — договор помечен завершённым, но начисление не проведено, и тогда сумма не попадает ни в учёт, ни в отчётность.
Подготовка: что проверить перед закрытием
Перед оформлением закрывающих документов убедитесь, что карточка физического лица заполнена корректно: ФИО, ИНН, СНИЛС, статус налогового резидента. Ошибки в этих данных приведут к отказу при сдаче персонифицированных сведений и 6-НДФЛ. Проверить и при необходимости исправить данные можно в справочнике «Физические лица» (в ЗУП) или «Контрагенты» / «Физические лица» (в Бухгалтерии).
Также сверьте сам договор: сумма вознаграждения, период действия, вид начисления. Если по договору были промежуточные выплаты (авансы по этапам), убедитесь, что все они проведены, — иначе итоговое закрытие даст неверную сумму к выплате. Полезно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.10 (или 60/73 в зависимости от настроек учёта) по данному контрагенту.
Есть ли подписанный обеими сторонами акт выполненных работ с итоговой суммой
Все ли этапы и авансы по договору проведены в программе
Заполнены ли ИНН, СНИЛС и статус резидента в карточке
Совпадают ли даты в договоре с фактическим периодом выполнения работ
Закрытие договора ГПХ в 1С:ЗУП 3.1
В 1С:ЗУП договор ГПХ оформляется документом «Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата» или «Кадры». Для закрытия договора выполните окончательное начисление: раздел «Зарплата» → «Договоры (включая авторские)» либо документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)». Укажите подрядчика, период, сумму по акту и проверьте автоматически рассчитанные НДФЛ и страховые взносы на соответствующих вкладках.
Если работы выполнялись поэтапно, используйте документ «Акт приемки выполненных работ» (в некоторых релизах — «Акт выполненных работ»), который фиксирует этап и служит основанием для начисления. Финальный акт закрывает договор по сумме: общая сумма актов должна совпасть с суммой договора или с фактически согласованным объёмом.
После проведения начисления оформите выплату: «Выплаты» → «Ведомость в банк» (или в кассу). В ведомости выберите способ выплаты «По договорам ГПХ», чтобы программа подтянула именно подрядчиков, а не штатных сотрудников. НДФЛ перечисляется в общие сроки — не позднее дня, следующего за выплатой дохода.
- 1Проверьте карточку физлица: ИНН, СНИЛС, резидентство
- 2Оформите акт выполненных работ на итоговую сумму
- 3Проведите документ «Начисление по договорам» и проверьте НДФЛ и взносы
- 4Сформируйте ведомость на выплату с типом «По договорам ГПХ»
- 5Убедитесь, что суммы попали в 6-НДФЛ и РСВ за период
- 6Установите дату окончания в документе договора, если она не была указана
Закрытие договора ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии подрядчик заводится как физическое лицо (справочник «Физические лица») либо как контрагент с видом «Физическое лицо». Начисление вознаграждения выполняется документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры») с выбором договора ГПХ у сотрудника-подрядчика, либо, если зарплатный модуль не используется, — документом «Операция, введённая вручную» с проводками по дебету счёта затрат и кредиту 76.10.
При ручном варианте проводки формируются так: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 76.10 на сумму вознаграждения; Дт 76.10 — Кт 68.01 на сумму НДФЛ; Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 69 на страховые взносы. Выплата отражается через «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата по договору подряда» (или «Прочие выплаты» — зависит от релиза).
Если в базе ведётся полноценный зарплатный учёт, корректнее начислять ГПХ через зарплатные документы: тогда НДФЛ и взносы рассчитаются автоматически и попадут в регистры отчётности без ручных корректировок. Ручные операции допустимы, но требуют отдельной проверки попадания сумм в 6-НДФЛ — часто их приходится вводить в отчётность вручную.
Где закрывать договор ГПХ
Полный цикл: договор, акт, начисление, НДФЛ, взносы, отчётность. Подходит при регулярной работе с подрядчиками
Начисление через документы зарплаты, автоматический расчёт налогов. Подходит при небольшом числе договоров
Только проводки; НДФЛ и взносы считаются вручную, отчётность требует ручной корректировки. Вариант для разовых случаев
НДФЛ и страховые взносы при закрытии
Вознаграждение по договору ГПХ облагается НДФЛ по ставке, соответствующей статусу подрядчика (для резидентов — по прогрессивной шкале, начиная с 13%). Налог удерживается при фактической выплате, а не при начислении. Взносы начисляются на пенсионное и медицинское страхование; взносы на случай временной нетрудоспособности и на травматизм по договорам ГПХ по общему правилу не начисляются, если иное не предусмотрено договором в части травматизма.
Подрядчик вправе заявить профессиональный налоговый вычет в размере документально подтверждённых расходов, связанных с выполнением работ. В ЗУП это оформляется в документе начисления — сумма вычета уменьшает базу по НДФЛ. Если вычет не заявлен, программа считает налог с полной суммы вознаграждения, что законно, но невыгодно подрядчику.
Проверка отчётности после закрытия
После выплаты сформируйте 6-НДФЛ за соответствующий квартал и проверьте, что доход подрядчика отражён по дате фактического получения (дате выплаты), а удержанный налог — по дате удержания. В расчёте по страховым взносам подрядчик должен попасть в раздел 3 с соответствующей категорией застрахованного лица, а суммы — в облагаемую базу по пенсионному и медицинскому страхованию.
Дополнительно проверьте персонифицированные сведения о физических лицах: доход по ГПХ отражается там ежемесячно. Если подрядчик не попал в отчёт или попал с неверной суммой, чаще всего причина в том, что документ выплаты не проведён, дата выплаты указана неверно или в карточке физлица не заполнен СНИЛС.
Как проверить результат закрытия
Нулевое после выплаты
Остаток долга — выплата не проведена или не на ту сумму
Доход и НДФЛ подрядчика отражены по дате выплаты
Суммы отсутствуют или стоят в другом периоде
Подрядчик есть в списке, база по взносам верна
Подрядчик отсутствует или база занижена
Указана дата окончания, договор не активен
Договор висит как действующий и попадает в подборы
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая ошибка — начисление проведено, а выплата оформлена обычной ведомостью зарплаты или вовсе не проведена. В результате 6-НДФЛ не видит удержанного налога, а по счёту расчётов висит кредиторка. Исправление: проведите ведомость с правильным видом выплаты датой фактической выплаты, при необходимости уточните отчётность.
Вторая частая проблема — дублирование физлица в справочнике: подрядчик заведён дважды, и начисление с выплатой «разошлись» по разным карточкам. Решение — объединить дубли (в ЗУП есть сервис объединения карточек) или перенести документы на одну карточку, затем перепровести период. Третья ошибка — неверный код дохода по НДФЛ: для договоров подряда применяется код 2010, для авторских — другие коды; неверный код искажает справки и расчёт вычетов.
Особые сценарии
Досрочное расторжение договора
Если договор расторгается до полного выполнения работ, оформите акт на фактически выполненный объём и соглашение о расторжении. В программе проводится начисление только на согласованную сумму, а в карточке договора проставляется фактическая дата окончания. Выплаченный ранее аванс, превышающий стоимость выполненных работ, подлежит возврату — отразите возврат через поступление на расчётный счёт или в кассу.
Договор с самозанятым или ИП
Если исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход или ИП, организация не является налоговым агентом: НДФЛ и взносы не начисляются. В 1С такой договор оформляется как обычный договор с контрагентом (поступление услуг), а не как договор ГПХ с физлицом. Обязательно храните чек самозанятого — без него расходы могут быть сняты.
FAQ
Можно ли закрыть договор ГПХ без акта выполненных работ?
Формально программа позволяет провести начисление без акта, но для бухгалтерского и налогового учёта акт — обязательное основание расходов. Без него затраты могут быть не признаны, поэтому сначала оформите акт, затем начисление.
Что делать, если выплата прошла, а договор в 1С остался активным?
Откройте документ договора и установите дату окончания. На уже сданную отчётность это не влияет — дата окончания нужна для корректного ведения списков и подбора подрядчиков в новых документах.
Нужно ли начислять взносы на травматизм по договору ГПХ?
Только если это прямо предусмотрено условиями договора. По умолчанию взносы на травматизм по ГПХ не начисляются — проверьте настройки договора, чтобы не было переплаты.
Подрядчик не попал в 6-НДФЛ. В чём причина?
Чаще всего не проведён документ выплаты или указана неверная дата выплаты — доход включается в отчёт по дате фактического получения. Также проверьте, что в начислении указан код дохода 2010 и заполнен СНИЛС физлица.
Как отразить профессиональный вычет по договору ГПХ?
В документе начисления по договору в 1С:ЗУП есть поле для суммы профессионального вычета — укажите подтверждённые расходы подрядчика, и программа уменьшит базу по НДФЛ. Заявление и подтверждающие документы храните вместе с договором.
Чем закрытие договора с самозанятым отличается от договора с физлицом?
С самозанятым организация не удерживает НДФЛ и не платит взносы: оформляется обычное поступление услуг от контрагента, оплата — по счёту, основание для расходов — акт и чек из «Мой налог». Договор ГПХ с физлицом требует полного цикла с НДФЛ, взносами и отчётностью.
Что важно запомнить
Закрытие договора ГПХ в 1С — это цепочка: акт, начисление, выплата, проверка 6-НДФЛ и РСВ, дата окончания договора. Главные контрольные точки — нулевое сальдо по расчётам с подрядчиком и корректное отражение дохода в отчётности. С самозанятыми и ИП цикл проще: без НДФЛ и взносов, но с обязательным чеком или статусом ИП.