Как в 1С перевести совместителя на основное место работы

Перевод совместителя на основное место работы — частая кадровая операция, которая в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) выполняется по-разному в зависимости от вида совместительства. Внутренний совместитель уже числится в компании по основному месту, поэтому достаточно прекратить договор совместительства. Внешний совместитель становится основным работником, и здесь есть два законных сценария: увольнение с последующим приёмом на работу либо оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.

От выбранного сценария зависит набор документов в программе, расчёт компенсаций, стаж, отпуска и отчётность в фонды. Ошибка на этом этапе приводит к неверным данным в личной карточке сотрудника, двойным начислениям или потере стажа для больничных.

Ниже разобраны оба сценария для 1С:ЗУП 3.1 с конкретными документами, проверками результата и типичными ошибками. Логика в других конфигурациях (например, 1С:Комплексная автоматизация) аналогична, отличаются только названия документов.

Определите вид совместительства и сценарий перевода

Первый шаг — понять, с каким сотрудником вы работаете. Откройте справочник «Сотрудники» и найдите нужного человека. Если у него в программе два элемента справочника (две строки с разными должностями), это внутренний совместитель: основное место и совместительство оформлены в одной организации. Если сотрудник один и вид занятости в его карточке — «Внешнее совместительство», значит, человек работает у вас по совместительству, а основное место у другого работодателя.

Для внутреннего совместителя сценарий один: прекратить основной трудовой договор и сделать договор совместительства основным. Для внешнего совместителя закон допускает два пути. Первый — уволить сотрудника по совместительству и принять его на основное место новым приказом. Второй — заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что работа становится основной (при этом сотрудник должен уволиться с основного места у другого работодателя).

Маршрут решения

Как выбрать действие

У сотрудника две строки в справочнике (основное место + совместительство в вашей компании)Уволите с основного места и оформите кадровый перевод по договору совместительства

Внешний совместитель, компания хочет сохранить непрерывность договораОформите кадровый перевод со сменой вида занятости на основное место (допсоглашение)

Внешний совместитель, нужен «чистый» новый договор или меняются существенные условияУволите по совместительству и примите на основное место новым документом «Прием на работу»

Перевод внутреннего совместителя на основное место

Стандартная последовательность для внутреннего совместителя состоит из двух документов. Сначала оформите увольнение с основного места работы: раздел «Кадры» — «Увольнения» (или «Все кадровые документы» — «Увольнение»). Укажите сотрудника по основному месту, дату увольнения, основание (чаще всего — соглашение сторон или перевод, по договорённости с сотрудником) и рассчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск, если она положена.

Затем откройте договор совместительства (вторую строку сотрудника) и создайте документ «Кадровый перевод» из раздела «Кадры» — «Кадровые переводы». В документе измените ключевой параметр — вид занятости: вместо «Внутреннее совместительство» установите «Основное место работы». Заодно проверьте подразделение, должность, график работы и размер оплаты — при смене статуса они часто меняются.

Дата перевода должна следовать за датой увольнения без разрыва, если стороны договорились о непрерывной работе: увольнение одним днём, перевод следующим рабочим днём. Разрыв в датах создаст «висячий» период, в котором сотрудник не числится в штате, что отразится на табеле и расчётах.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение» по основному месту работы, рассчитайте компенсацию отпуска
2. 2
   Проведите увольнение и проверьте, что основное место закрыто
3. 3
   Создайте «Кадровый перевод» по договору совместительства
4. 4
   Измените вид занятости на «Основное место работы», проверьте график и оплату
5. 5
   Проведите документ и откройте карточку сотрудника — должна остаться одна активная строка с основным местом

Перевод внешнего совместителя через приём на работу

Это самый простой и безопасный с точки зрения учёта вариант. Создайте документ «Увольнение» для внешнего совместителя с формулировкой основания, соответствующей ситуации (например, по инициативе работника или соглашению сторон). Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по договору совместительства — не пропустите этот расчёт, долг перед сотрудником должен быть закрыт.

После увольнения создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры») на того же физического лица. В поле вида занятости укажите «Основное место работы», задайте подразделение, должность, график и условия оплаты. Программа свяжет новый договор с существующей карточкой физлица, поэтому личные данные, ИНН, СНИЛС и льготы дублировать не нужно.

Минус этого сценария — прерывание трудового договора: стаж для отпуска начинает течь заново, а в отчётности появится пара «увольнение–приём». Для работника это обычно несущественно, но кадровик должен предупредить его о таких последствиях.

Нюансы компенсации при увольнении

При увольнении совместителя компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по тем же правилам, что и для основного работника. Проверьте в документе увольнения остаток отпуска на дату увольнения: если сотрудник отгулял отпуск авансом, программа покажет отрицательный остаток и удержание. Ручная правка этих сумм без понимания расчёта — частый источник ошибок.

Перевод внешнего совместителя через кадровый перевод

Если стороны договорились не разрывать трудовой договор, а изменить его условия (работа становится основной по дополнительному соглашению), в программе это отражается документом «Кадровый перевод». Создайте его для сотрудника-совместителя и измените вид занятости с «Внешнее совместительство» на «Основное место работы».

Обязательно скорректируйте в том же документе график работы: совместители обычно работают по сокращённому графику (не более половины нормы), а на основном месте чаще применяется полный график. Если оставить старый график, табель и расчёт зарплаты будут занижать норму времени, и сотрудник получит меньше положенного.

Также проверьте плановые начисления: оклад в документе перевода должен соответствовать новому режиму. Если оплата совместителя была установлена пропорционально отработанному времени от неполного графика, при переходе на полный график тот же оклад даст другую итоговую сумму — это нужно согласовать с условиями допсоглашения.

Проверка результата после перевода

После проведения документов откройте карточку сотрудника и убедитесь, что активен один трудовой договор с видом занятости «Основное место работы». В справочнике «Сотрудники» не должно быть двух активных строк на одного человека (кроме случая, когда у него осталось другое совместительство).

Далее проверьте график работы сотрудника на ближайший месяц и сформируйте расчётный листок или документ «Начисление зарплаты и взносов» за период перевода. Начисление должно рассчитываться от нового оклада и нового графика, без задвоения по старому и новому договору. Если месяц переходный, часть периода считается по старым условиям, часть — по новым, и это нормально.

Наконец, сверьте кадровые отчёты: штатную расстановку и список сотрудников. Должность совместителя должна освободиться, а основная ставка — быть занятой. Если в штатном расписании осталась занятая ставка совместительства, проверьте, корректно ли проведён перевод или увольнение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

«Основное место работы», одна активная строка

Тревожный признак

Две активные строки или старый вид занятости

График работы на текущий месяц

Норма

Полный график с даты перевода

Тревожный признак

Сохранился сокращённый график совместителя

Начисление зарплаты за месяц перевода

Норма

Расчёт только по актуальному договору

Тревожный признак

Двойное начисление или пропуск периода

Штатная расстановка

Норма

Ставка совместителя свободна, основная занята

Тревожный признак

Обе ставки числятся занятыми

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — попытка «переоформить» сотрудника простым изменением реквизита в карточке без кадрового документа. Такие правки не отражаются в штатном расписании, не формируют приказ и ломают историю изменений. Любая смена вида занятости в ЗУП делается только документами «Кадровый перевод», «Увольнение» и «Приём на работу».

Вторая ошибка — забыть про график и норму времени. Совместитель по закону работает не более половины нормы, и его график в программе обычно неполный. После перевода на основное место с тем же графиком зарплата будет считаться от пониженной нормы, а табель покажет недоработку.

Третья группа ошибок связана с датами: перевод раньше увольнения, разрыв между документами, задним числом проведённые документы после расчёта зарплаты. Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, изменение кадровых документов задним числом потребует перерасчёта — делайте это осознанно и до закрытия периода.

Отчётность и кадровые документы на бумаге

Каждое действие в программе должно иметь бумажный или электронный кадровый эквивалент: приказ о переводе, приказ об увольнении, дополнительное соглашение к трудовому договору. В ЗУП печатные формы формируются из соответствующих документов — проверьте, что формулировки в приказе совпадают с основанием, указанным в документе.

При увольнении и приёме не забудьте про сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1 в СФР) и запись в трудовую книжку, если она ведётся на бумаге. При переводе по допсоглашению сведения о переводе также подлежат передаче. Сроки подачи отчётности по кадровым событиям ограничены, поэтому оформляйте документы в программе в день события, а не задним числом.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перевести совместителя на основное место без увольнения?

Да, если это внешний совместитель и стороны подписывают дополнительное соглашение о том, что работа становится основной. В программе это оформляется документом «Кадровый перевод» со сменой вида занятости. Для внутреннего совместителя без увольнения не обойтись — нужно закрыть один из двух договоров.

Что делать, если после перевода зарплата стала меньше?

Чаще всего причина в том, что в документе перевода остался неполный график совместителя, и оплата рассчитывается от пониженной нормы времени. Проверьте график работы сотрудника и норму в расчётном листке. При необходимости исправьте график отдельным кадровым документом и пересчитайте зарплату за период.

Сохраняется ли право на отпуск при переводе по допсоглашению?

Да. При изменении условий трудового договора без его расторжения стаж, дающий право на отпуск, не прерывается, а накопленные дни отпуска сохраняются. При сценарии «увольнение–приём» неиспользованный отпуск компенсируется деньгами при увольнении, а стаж начинает идти заново.

Сотрудник совмещает две должности внутри компании, одну из них хотим сделать основной. С чего начать?

Определите, какой договор закрывается. Если основное место упраздняется, а совместительство становится основным, сначала оформите увольнение с основного места, затем кадровый перевод по договору совместительства со сменой вида занятости. Порядок документов нарушать нельзя — иначе в один момент у сотрудника не будет основного места или появятся два.

Нужно ли заводить новую карточку физического лица при переводе?

Нет. Физическое лицо в программе одно, меняются только трудовые договоры (элементы справочника «Сотрудники»). При приёме на работу выбирайте существующее физлицо — тогда история, личные данные, вычеты и страховые сведения сохранятся. Создание дубликата физлица приведёт к ошибкам в персонифицированной отчётности.

Как оформить перевод задним числом, если зарплата уже рассчитана?

Технически документ можно провести прошлой датой, но программа потребует перерасчёта зарплаты, взносов и, возможно, уточнённой отчётности. Безопаснее оформить документы текущей датой с датой события внутри документа, если это допустимо, и проконсультироваться с расчётчиком о необходимости уточнённых форм.