Как загрузить лицевые счета в 1С:ЗУП

Лицевые счета сотрудников в 1С:ЗУП — это реквизиты банковских счетов, на которые перечисляется зарплата, а также аналитические лицевые счета в бухгалтерском учёте. Чаще всего под загрузкой лицевых счетов понимают массовое заполнение банковских реквизитов сотрудников при запуске программы, переходе на зарплатный проект или смене банка. Сделать это можно несколькими способами: вручную, обменом с банком в рамках зарплатного проекта, загрузкой из Excel через внешнюю обработку или переносом данных из другой программы.

Выбор способа зависит от объёма данных и исходной ситуации. Для пяти сотрудников проще ввести счета вручную, для пятисот — нужна загрузка из файла или обмен с банком. Ошибка в номере счёта означает, что деньги уйдут не туда или вернутся с банковской комиссией, поэтому после любой массовой загрузки обязательна сверка результата.

Что такое лицевой счёт в 1С:ЗУП и где он хранится

В программе есть два разных понятия, которые называют лицевым счётом. Первое — банковский лицевой счёт сотрудника: номер счёта и БИК банка, куда перечисляется зарплата. Эти сведения хранятся в карточке физического лица (раздел Кадры → Сотрудники, далее ссылка на физическое лицо, группа «Личные данные» или через команду банковских реквизитов) и используются при формировании реестров в банк.

Второе — аналитический лицевой счёт в бухгалтерском и налоговом учёте: сводные данные по начислениям, удержаниям, взносам и выплатам сотрудника за период. Он формируется отчётом «Лицевой счёт» или «Анализ начислений и удержаний» и не требует загрузки — программа строит его автоматически по документам учёта.

Дальше речь пойдёт о загрузке именно банковских лицевых счетов, так как именно эта задача возникает при старте работы в программе или смене банка.

Подготовьте данные перед загрузкой

Перед любой массовой загрузкой соберите исходные данные в одном файле. Обычно банк выдаёт реестр открытых счетов в формате Excel или текстовом формате обмена. Минимальный набор колонок: ФИО сотрудника, номер счёта (20 цифр), БИК банка (9 цифр). Полезно добавить табельный номер или СНИЛС — по ним надёжнее сопоставлять записи с сотрудниками в базе, чем по одному ФИО, где возможны полные тёзки.

Проверьте исходный файл на типовые дефекты: лишние пробелы в ФИО, номера счетов, записанные как число (Excel обрезает ведущие нули и переводит длинные числа в экспоненциальный формат), пустые строки. Номер счёта должен храниться как текст. Также убедитесь, что все сотрудники из файла уже заведены в справочнике «Сотрудники» — загрузка реквизитов несуществующим людям невозможна.

Способ 1. Ручной ввод лицевого счёта

Для небольшого количества сотрудников счёт вводится вручную. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на физическое лицо и найдите группу банковских реквизитов (в типовых релизах — команда «Банковские счета» или поле «Лицевой счёт» в разделе выплаты). Укажите банк из справочника банков (при вводе БИК программа может подставить банк автоматически из классификатора) и номер счёта.

После сохранения убедитесь, что в документе «Ведомость в банк» при заполнении этот сотрудник получает именно указанный счёт. Если ведомость формируется в рамках зарплатного проекта, проверьте также, что сотрудник привязан к нужному зарплатному проекту в учётной политике или в карточке — иначе реквизиты не попадут в реестр.

Способ 2. Обмен с банком по зарплатному проекту

Самый надёжный вариант при массовом открытии счетов — штатный обмен с банком. В разделе Выплаты → Зарплатные проекты создайте зарплатный проект, укажите банк и договор. Затем сформируйте заявление на открытие лицевых счетов: программа выгрузит в банк файл со списком сотрудников и их паспортными данными.

Банк открывает счета и возвращает ответный файл с номерами. При загрузке этого подтверждения в ЗУП (команда обмена с банком в форме зарплатного проекта) лицевые счета автоматически записываются в карточки физических лиц. Формат файла зависит от банка, но типовая подсистема обмена поддерживает стандартный формат, который принимает большинство крупных банков.

1. 1
   Создайте зарплатный проект и заполните реквизиты договора с банком
2. 2
   Сформируйте документ заявления на открытие лицевых счетов по списку сотрудников
3. 3
   Выгрузите файл и передайте его в банк через клиент-банк или личный кабинет
4. 4
   Получите от банка файл подтверждения с номерами счетов
5. 5
   Загрузите подтверждение в ЗУП через команду обмена в зарплатном проекте
6. 6
   Проверьте, что счета записались в карточки физических лиц

Способ 3. Загрузка из Excel внешней обработкой

Когда банк прислал только Excel-реестр, а штатный обмен не настроен, используют внешнюю обработку загрузки табличных данных. В типовой поставке есть универсальный механизм «Загрузка данных из табличного документа» (доступен в разделе администрирования или с диска ИТС), а также отраслевые обработки под конкретные банки.

Общая логика работы: открываете обработку, выбираете файл Excel, сопоставляете колонки файла полям базы (ФИО или табельный номер → сотрудник, номер счёта → лицевой счёт, БИК → банк), выполняете загрузку в режиме предварительного просмотра. Обработка покажет, какие строки сопоставлены, а какие нет — например, из-за расхождений в написании ФИО.

Структура файла для загрузки (пример):
Колонка A: Табельный номер | 000123
Колонка B: ФИО             | Иванов Иван Иванович
Колонка C: БИК             | 044525225
Колонка D: Номер счёта     | 40817810000000000001
Формат колонок C и D — текстовый, без пробелов

Несопоставленные строки разбирайте вручную: найдите сотрудника в базе, исправьте ФИО в файле или выберите сотрудника напрямую в обработке. Не загружайте «вслепую» пакетную порцию без предварительного просмотра.

Способ 4. Перенос данных из другой программы

При переходе на ЗУП с 1С:ЗУП 2.5, 1С 7.7 или сторонних систем (SAP, Парус, Excel-учёт) лицевые счета переносятся вместе с остальными кадровыми данными. Для перехода с ЗУП 2.5 есть штатный перенос через файл обмена — банковские реквизиты физических лиц мигрируют автоматически вместе со справочником сотрудников.

Из нестандартных источников данные сначала выгружают в промежуточный файл (Excel, CSV, DBF), а дальше действуют как в способе 3. Главная сложность — сопоставление сотрудников: в старой системе и в ЗУП у одного человека могут быть разные написания ФИО или дубли физических лиц. Перед переносом сведите дубли в новой базе, иначе счёт прикрепится не к той карточке.

Проверка результата после загрузки

После загрузки сформируйте контрольную выборку. Самый быстрый способ — универсальный отчёт по справочнику физических лиц с выводом банковских реквизитов или список сотрудников с колонкой лицевого счёта. Сверьте количество загруженных счетов с количеством строк в исходном файле.

Затем сделайте пробную ведомость в банк на одно подразделение и проверьте, что реестр формируется без ошибок: у всех сотрудников заполнены счёт и банк, нет предупреждений о неверной длине номера. Если банк поддерживает предварительную проверку реестра, отправьте тестовый файл до дня выплаты.

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего проблемы возникают не при самой загрузке, а из-за качества исходных данных и состояния справочников. Разберите каждый случай до повторной загрузки, иначе создадите дубли реквизитов, которые потом придётся вычищать вручную.

Если ошибка обнаружилась после того, как ведомость уже ушла в банк, не редактируйте счёт «задним числом» молча: свяжитесь с банком, отзовите или скорректируйте реестр по их процедуре и только затем исправляйте данные в базе с фиксацией причины.

Частые вопросы