Как заполнить штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный учётный механизм. От него зависят приёмы на работу, переводы, расчёт зарплаты и кадровые отчёты: программа подставляет оклад, надбавки и количество ставок именно из позиции штатного расписания. Поэтому важно заполнить его правильно с самого начала, а не «потом поправить».

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 — именно там штатное расписание ведётся документально. В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще: там нет полноценного документооборота штатки, и кадровые данные задаются через справочники и документы приёма. Ниже разобран полный цикл: включение настройки, создание позиций, изменение, закрытие и проверка результата.

Включение учёта по штатному расписанию

Прежде чем создавать позиции, убедитесь, что механизм включён. Перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка состава начислений и удержаний» (в ранних релизах путь может называться «Настройка зарплаты»). На закладке «Штатное расписание» установите флаг «Ведётся штатное расписание».

Дополнительные флаги определяют поведение системы:

• «Автоматически проверять на соответствие штатному расписанию» — программа не даст принять сотрудника на ставку, которой нет в штатке, или превысить количество ставок по позиции;
• «Использовать историю изменения штатного расписания» — все правки оформляются документами с датой, и по любой дате можно восстановить состояние штатки;
• «Использовать вилку ставок» — позволяет задавать оклад диапазоном «от–до» вместо фиксированной суммы.

После включения настройки в разделе «Кадры» появятся документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а в отчётах — «Штатное расписание (Т-3)», «Остатки штатных единиц» и другие формы контроля.

Подготовка справочников перед заполнением

Позиция штатного расписания собирается из справочников, поэтому сначала проверьте их полноту. Неполные справочники — главная причина того, что штатка заполняется с ошибками или дублями.

• Организации — убедитесь, что заведены все юрлица и обособленные подразделения, по которым ведётся учёт;
• Подразделения — постройте иерархию отделов так, как она должна отображаться в форме Т-3; вложенность влияет на группировку в печатной форме;
• Должности — заведите должности с указанием категории (руководители, специалисты и т.д.); при необходимости заполните ОКПДТР и вредные факторы для отчётности;
• Начисления — проверьте виды расчёта: оклад по дням, районный коэффициент, надбавки. Если нужной надбавки нет, создайте её заранее в «Настройке начислений».

Если в компании несколько организаций, штатное расписание ведётся по каждой отдельно. Документ «Утверждение штатного расписания» создаётся в разрезе одной организации, и перепутать организацию — частая ошибка в группах компаний.

Создание первого штатного расписания

Начальное заполнение выполняется документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка «Создать»). Укажите организацию, дату утверждения и месяц, с которого расписание вступает в силу.

1. 1
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания» и укажите организацию и дату
2. 2
   Добавьте строку: выберите подразделение и должность
3. 3
   Укажите количество ставок (в том числе дробное, например 0,5)
4. 4
   Задайте оклад или тарифную ставку по позиции
5. 5
   Добавьте надбавки и другие постоянные начисления с размерами
6. 6
   Проверьте итоговый ФОТ по строке и по документу
7. 7
   Проведите документ и сформируйте печатную форму Т-3 для контроля

В табличной части каждая строка — это позиция: связка «подразделение + должность». Именно позиция, а не должность сама по себе, является объектом учёта: «менеджер» в отделе продаж и «менеджер» в отделе закупок — две разные позиции со своими ставками и окладами.

Поле «Количество ставок» принимает дробные значения — 0,5, 0,25 и т.д. Это важно для неполного рабочего времени: не нужно создавать отдельную позицию «полставки», достаточно указать дробную ставку. При приёме сотрудника программа рассчитает оплату пропорционально занятой доле.

Настройка начислений по позиции

В строке позиции на закладке «Оплата труда» задаются постоянные начисления. Основное — тарифная ставка (оклад). Дополнительно добавляются надбавки: за стаж, за вредность, персональные повышающие коэффициенты, районный коэффициент и северная надбавка (обычно они подтягиваются автоматически по настройкам организации и подразделения).

Размер начисления можно задать фиксированной суммой, процентом от оклада или формулой — в зависимости от того, как настроен вид расчёта. Если включена вилка ставок, вместо одной суммы появятся поля «от» и «до»; тогда конкретный оклад сотруднику назначается уже в документе приёма в пределах вилки.

Поле «ФОТ» по строке считается автоматически: сумма начислений, умноженная на количество ставок. Сверьте его с плановым фондом оплаты труда — расхождение на этом этапе означает ошибку в ставках или размерах начислений, и лучше найти её до приёма сотрудников.

Если по одной должности в разных подразделениях разные оклады, не пытайтесь «усреднить» — создавайте отдельные позиции по каждому подразделению со своим окладом. Иначе при приёме программа подставит некорректную сумму, и её придётся править в каждом кадровом документе вручную.

Изменение и закрытие позиций

После утверждения штатное расписание не редактируют «задним числом» — все корректировки оформляются документом «Изменение штатного расписания». Это обеспечивает историю: по отчётам видно, какая позиция, когда и как менялась, что критично для проверок и споров с сотрудниками.

Типовые сценарии изменений:

• Изменение оклада — в документе изменения откройте позицию и укажите новый размер начисления с даты изменения; сотрудникам, занимающим позицию, оформляется «Изменение оплаты труда» (можно прямо из документа по кнопке);
• Добавление новой позиции — просто добавьте строку в документ изменения;
• Сокращение ставок — уменьшите количество ставок по позиции; программа проконтролирует, не превышает ли число занятых ставок новое значение;
• Закрытие позиции — установите дату закрытия; позиция перестанет быть доступной для приёмов и переводов.

Проверка результата и контрольные отчёты

После заполнения штатное расписание нужно проверить тремя способами. Первый — печатная форма Т-3: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание (Т-3)». Сверьте структуру подразделений, перечень должностей, количество ставок и оклады с утверждённым бумажным документом.

Второй — отчёт «Остатки штатных единиц»: он показывает, сколько ставок по каждой позиции занято и сколько вакантно. Если вакансий меньше нуля — где-то приняли сотрудников сверх штатки (значит, контроль соответствия был отключён или позицию изменили после приёма).

Третий — пробный приём на работу. Создайте черновик документа «Приём на работу», выберите позицию штатного расписания и проверьте, что подразделение, оклад и надбавки подставились автоматически и корректно. Документ можно не проводить — достаточно убедиться в правильности подстановки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма Т-3

Норма

Структура, ставки и оклады совпадают с утверждённым документом

Тревожный признак

Лишние или отсутствующие позиции, неверные суммы

Отчёт «Остатки штатных единиц»

Норма

Вакантные ставки больше или равны нулю

Тревожный признак

Отрицательные остатки — приёмы сверх штатки

Черновик приёма на работу

Норма

Оклад и надбавки подставляются из позиции автоматически

Тревожный признак

Поля пустые или суммы отличаются от штатки

Типичные ошибки при заполнении

Отдельно стоит сказать о синхронизации с 1С:Бухгалтерией, если зарплата считается в ЗУП, а проводки формируются в БП. Штатное расписание в обмене не участвует напрямую: синхронизируются сотрудники, подразделения и начисления. Поэтому расхождения в штатке между базами не возникает — но справочники должны совпадать, иначе документы не выгрузятся.

FAQ

Можно ли заполнить штатное расписание загрузкой из Excel?

Типовой обработки массовой загрузки позиций в 1С:ЗУП нет. Для больших штаток используют внешние обработки загрузки табличных частей или создают позиции программно. Альтернатива — ввести позиции вручную, копируя строки внутри документа: для типовых позиций это заметно ускоряет работу.

Чем штатное расписание в 1С:ЗУП отличается от 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии 8 нет документального ведения штатки: есть только справочники подразделений и должностей, а условия оплаты задаются в кадровых документах. Полноценное штатное расписание с историей, контролем ставок и формой Т-3 доступно в 1С:ЗУП.

Как учесть временно свободную ставку, на которую пока никого не приняли?

Никаких дополнительных действий не нужно: позиция с указанным количеством ставок уже создана, а незанятые ставки автоматически считаются вакантными. Отчёт «Остатки штатных единиц» покажет их как свободные.

Что делать, если оклад изменился в середине месяца?

Оформите «Изменение штатного расписания» с фактической датой изменения и документ «Изменение оплаты труда» для сотрудников позиции. Программа рассчитает зарплату за месяц пропорционально: до даты изменения — по старому окладу, после — по новому.

Можно ли удалить ошибочно созданную позицию?

Если по позиции не было приёмов и она не участвует в проведённых документах, строку можно удалить из документа или закрыть позицию документом изменения. Если позиция уже использовалась в кадровых документах, удалять её нельзя — только закрыть с указанием даты, чтобы сохранить историю.

Обязательно ли включать контроль соответствия штатному расписанию?

Не обязательно, но рекомендуется. Без контроля программа позволит принять сотрудника на любую должность с любым окладом, и штатка превратится в формальность. С контролем расхождения выявляются сразу — на этапе проведения кадрового документа.