Другое · 11 мин
Как в 1С оформить приказ о приеме на работу по совместительству
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП создать приказ о приеме по совместительству — внутреннее и внешнее, настройка графика, ставки, печать формы Т-1 и типичные ошибки.
Прием сотрудника по совместительству в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) оформляется отдельным документом «Прием на работу», даже если человек уже работает в организации по основному месту. Ключевой момент — правильно указать вид занятости «По совместительству» и выбрать внутреннее или внешнее совместительство, поскольку от этого зависит, как программа будет считать зарплату, учитывать график и формировать отчетность.
Ошибки на этом этапе приводят к типичным проблемам: сотрудник «теряется» в штатном расписании, ему начисляется зарплата по полной ставке вместо части оклада, а в отчетах по среднесписочной численности он учитывается некорректно. Ниже разобран полный порядок действий для 1С:ЗУП 8.3 с проверкой результата на каждом этапе.
Инструкция подходит для типовой конфигурации без доработок. Если в вашей базе изменены документы или печатные формы, названия кнопок могут отличаться, но логика остается той же.
Подготовка: что проверить перед созданием приказа
До создания документа убедитесь, что в базе есть необходимые справочные данные. Должность с нужным окладом должна присутствовать в справочнике «Должности», а если ведется штатное расписание — в нем должна быть свободная позиция с требуемым количеством ставок. Если штатное расписание ведется с контролем, прием на занятую ставку будет заблокирован или потребует изменения штатки.
Проверьте график работы сотрудника. Для совместителей обычно создают отдельный график с сокращенной продолжительностью — например, 4 часа в день при полставки. Графики находятся в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников». Если использовать график полной пятидневки, программа посчитает норму времени как у основного работника, и начисление пропорционально отработанному времени будет искажено.
Для внутреннего совместителя физическое лицо уже есть в базе — создавать нового сотрудника как физлицо не нужно. Программа сама предложит выбрать существующего человека, если совпадут ФИО и данные документа. Дубли физических лиц — одна из главных причин ошибок в персонифицированной отчетности.
Создание документа «Прием на работу»
Откройте раздел «Кадры → Приемы на работу» (в некоторых версиях — «Кадровый учет → Приемы на работу») и нажмите «Создать». Заполните поля в следующем порядке:
- Организация — выберите организацию, если в базе их несколько.
- Сотрудник — для внешнего совместителя создайте нового сотрудника и заполните данные физического лица; для внутреннего начните вводить ФИО и выберите существующее физлицо из списка.
- Дата приема — первый рабочий день по договору.
- Подразделение и должность — выберите из справочников. При ведении штатного расписания выбирайте позицию штатки.
- Вид занятости — ключевое поле: установите «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство».
- Количество ставок — укажите долю: 0,5 для полставки, 0,25 для четверти ставки и т.д.
- График работы — выберите сокращенный график, созданный для совместителей.
На вкладке «Оплата труда» программа подтянет начисления из позиции штатного расписания или должности. Проверьте, что оклад указан за полную ставку — 1С сама пересчитает сумму пропорционально количеству ставок. Если оклад в штатке указан уже с учетом доли, начисление занизится вдвое.
После заполнения нажмите «Провести». Документ создаст запись в регистрах кадрового учета и плановых начислений. Печатная форма приказа по форме Т-1 доступна по кнопке «Печать → Приказ о приеме на работу (Т-1)».
- 1Проверьте наличие позиции в штатном расписании и графика для совместителя
- 2Создайте документ «Прием на работу» в разделе «Кадры»
- 3Укажите сотрудника, дату приема, подразделение и должность
- 4Установите вид занятости «Внутреннее/внешнее совместительство» и долю ставки
- 5Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда» и проведите документ
- 6Сформируйте печатную форму Т-1 кнопкой «Печать»
Особенности внутреннего совместительства
Внутреннее совместительство оформляется, когда сотрудник занимает вторую должность в той же организации в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП для него создается новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физическому лицу. В поле «Вид занятости» выберите «Внутреннее совместительство» — программа не даст выбрать это значение, если у сотрудника нет действующего основного места работы.
Начисление зарплаты внутреннему совместителю выполняется отдельно по каждому месту работы, но в одном документе «Начисление зарплаты и взносов» — сотрудник появится в табличной части дважды. НДФЛ и страховые взносы при этом считаются в целом по физическому лицу, что корректно с точки зрения налогового учета.
Отдельная тонкость — отпуск и больничный. Отпуск по совместительству должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту, и в 1С его оформляют отдельным документом «Отпуск» для каждого места работы. Больничный рассчитывается по физическому лицу с учетом всех мест работы в организации.
Особенности внешнего совместительства
Для внешнего совместителя создается новое физическое лицо с полным комплектом кадровых данных: паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес. Заполните карточку физлица по ссылке из поля «Сотрудник» — незаполненные персональные данные приведут к ошибкам при сдаче отчетности в ПФР и ФНС.
В поле «Вид занятости» укажите «Внешнее совместительство». Это влияет на отчетность: внешние совместители не включаются в среднесписочную численность и показываются отдельными строками в статистических формах. Если ошибочно оставить «Основное место работы», численность завысится.
Документы о заработке с основного места работы (справки для расчета пособий) сотрудник предоставляет отдельно, если претендует на оплату больничного по совместительству. В программе это учитывается при расчете пособий, а не на этапе приема.
Внутреннее и внешнее совместительство
Второе место в той же организации. Физлицо единое, НДФЛ и взносы считаются суммарно. Требуется действующее основное место работы в базе.
Сотрудник другой организации. Создается новое физлицо, в среднесписочную численность не входит. Для пособий нужны справки с основного места.
Настройка оплаты труда и графика
Доля ставки и график работают в связке. Программа рассчитывает начисление по формуле: оклад, умноженный на долю ставки, с учетом отработанного времени по графику сотрудника относительно его же нормы. Поэтому график совместителя должен содержать реальное количество рабочих часов — например, при 0,5 ставки это 4 часа в день пять дней в неделю или полные 8-часовые дни через день.
Если оставить стандартный 40-часовой график при половинной ставке, сотрудник формально будет отрабатывать полную норму, и при небольших отклонениях (отпуск, больничный) расчет пропорции исказится. Создайте отдельный график: «Настройка → Графики работы сотрудников → Создать», укажите режим «Неполное рабочее время» и задайте расписание.
На вкладке «Оплата труда» документа приема проверьте состав начислений. Совместителю обычно назначают ту же оплату по окладу, что и основному работнику на этой должности, но без начислений, не положенных совместителям по локальным актам. Районный коэффициент и надбавки, если они применяются, должны присутствовать и у совместителя.
Печать приказа Т-1 и проверка результата
Печатная форма приказа формируется из проведенного документа кнопкой «Печать». В типовой конфигурации доступна унифицированная форма Т-1 и, в зависимости от настроек, приказ в свободной форме. Если организация отказалась от унифицированных форм, используйте свою печатную форму, утвержденную в учетной политике.
Проверьте в распечатанном приказе: ФИО, должность, дату приема, размер оплаты (должен отображаться с учетом доли ставки либо с формулировкой «пропорционально отработанному времени»), характер работы «по совместительству». Условие о совместительстве — обязательный реквизит трудового договора и приказа.
Как проверить результат
Вид занятости «По совместительству», доля ставки и график указаны верно
Стоит «Основное место работы» или полная ставка
Сотрудник появляется в документе начисления, сумма соответствует доле оклада
Сумма равна полному окладу или сотрудник отсутствует в списке
Позиция показывает занятую долю ставки
Ставка числится свободной или занята сверх лимита
Одно физлицо, два сотрудника
Создано два разных физлица с одинаковыми ФИО
Типичные ошибки и способы их исправления
Самая частая ошибка — дублирование физического лица при приеме внутреннего совместителя. Если уже создано два физлица с одинаковыми ФИО, используйте обработку объединения дублей или перенесите сотрудников на одно физлицо вручную, иначе отчетность по НДФЛ и взносам будет расходиться.
Вторая типичная проблема — неверная доля ставки или полный оклад в начислении. Если зарплата начисляется не так, как ожидалось, откройте документ приема и сравните: оклад в штатке должен быть за целую ставку, а доля — в поле «Количество ставок». Исправления вносятся кадровым переводом или документом «Изменение оплаты труда», если прием уже проведен и по нему были расчеты.
Третья ошибка — прием на позицию штатного расписания без свободных ставок при включенном контроле. Программа либо заблокирует проведение, либо создаст превышение штатки. Решение — сначала изменить штатное расписание документом «Изменение штатного расписания», затем оформлять прием.
Частые вопросы
Можно ли оформить совместительство, если штатное расписание в программе не ведется?
Да. Если в настройках учетной политики отключено ведение штатного расписания, в документе приема выбираются подразделение и должность напрямую из справочников, а начисления и оклад вводятся вручную на вкладке «Оплата труда». Остальной порядок не меняется.
Как оформить прием совместителя задним числом, если зарплата за период уже рассчитана?
Введите документ приема фактической датой создания, но с реальной датой приема. После проведения создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц или доначисление — программа рассчитает сумму с даты приема. Учтите, что перерасчет может потребовать уточненной отчетности.
Почему внутренний совместитель не отображается в списке при выборе сотрудника?
Чаще всего не установлен или не работает фильтр по виду занятости, либо у сотрудника не оформлено основное место работы — тогда внутреннее совместительство недоступно. Проверьте, что основной прием проведен и действует на дату нового документа.
Нужно ли создавать отдельный трудовой договор в 1С?
В 1С:ЗУП трудовой договор хранится как печатная форма или присоединенный файл к карточке сотрудника. Для совместителя формируется отдельный договор с обязательным указанием условия о совместительстве. Юридически значимым является бумажный документ или электронный документ, подписанный в соответствии с правилами КЭДО.
Как уволить совместителя, не затронув основное место работы?
Создайте документ «Увольнение» и выберите именно того сотрудника, который оформлен по совместительству, — у каждого места работы свой элемент справочника «Сотрудники». Основное место работы и физическое лицо при этом не изменятся.
Что делать, если в печатной форме Т-1 не выводится условие о совместительстве?
Проверьте, что в документе заполнено поле «Вид занятости» — печатная форма берет данные оттуда. Если типовая форма не отражает нужную формулировку, используйте собственный макет приказа, согласованный с кадровой службой, или дополните приказ вручную перед подписанием.
Что важно запомнить
Прием по совместительству в 1С:ЗУП оформляется документом «Прием на работу» с видом занятости «Внутреннее/внешнее совместительство», долей ставки и сокращенным графиком. У внутреннего совместителя физическое лицо должно быть единым с основным местом работы. После проведения проверьте начисление зарплаты, штатное расписание и печатную форму Т-1.