Другое · 10 мин
Как выплатить зарплату умершему сотруднику в 1С
Как оформить в 1С:ЗУП выплату зарплаты умершему сотруднику: увольнение, расчёт, НДФЛ и взносы, выдача родственникам. Пошаговая инструкция и типичные ошибки.
Смерть сотрудника — нестандартная ситуация, в которой бухгалтеру нужно корректно закрыть расчёты: начислить и выплатить заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие причитающиеся суммы, правильно удержать налоги и передать деньги членам семьи. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен штатный механизм, но он имеет особенности, о которых легко забыть.
Ключевой нюанс: с даты смерти работника трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). При этом суммы, начисленные умершему, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, а выплачиваются члену семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего, на основании заявления и документов, подтверждающих родство.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: от кадрового документа до ведомости и отчётности. В 1С:Бухгалтерии 8 логика аналогична, отличаются только названия документов.
Какие документы собрать до работы в 1С
До внесения данных в программу убедитесь, что у вас есть полный пакет бумаг. Без них выплату оформлять нельзя — это риск как для организации, так и для ответственного бухгалтера.
- Свидетельство о смерти (копия) — основание для прекращения трудового договора.
- Заявление члена семьи или иждивенца о выдаче причитающихся сумм.
- Документы, подтверждающие родство или факт иждивения: свидетельство о браке, о рождении, решение суда.
- Паспорт получателя выплаты.
- При выплате на банковский счёт — реквизиты счёта получателя.
По ст. 141 ТК РФ суммы должны быть выданы не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов. Если обратилось несколько членов семьи, выплата производится тому, кто обратился первым, либо распределяется между ними по договорённости — спорные ситуации лучше решать с юристом.
Шаг 1. Прекращение трудового договора в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» и создайте документ «Увольнение». В поле «Дата увольнения» укажите дату смерти сотрудника по свидетельству. Даже если последний фактически отработанный день был раньше, договор прекращается именно датой смерти.
В поле «Основание увольнения» выберите «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» — смерть работника. В типовой конфигурации это основание есть в списке; если справочник оснований дорабатывался, проверьте, что запись существует и не помечена на удаление.
В поле «Документ-основание» можно указать реквизиты свидетельства о смерти — это удобно для проверок и архива. После заполнения шапки перейдите на вкладку начислений: программа автоматически рассчитает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск.
- 1Создайте документ «Увольнение» с датой смерти и основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 2Проверьте автоматический расчёт зарплаты и компенсации отпуска на вкладке «Начисления и удержания»
- 3Убедитесь, что НДФЛ и взносы не рассчитаны
- 4Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату члену семьи
- 5Проверьте отражение в отчётности: в 6-НДФЛ и РСВ суммы не попадают
Шаг 2. Проверка расчёта начислений
На вкладке «Начисления и удержания» документа увольнения проверьте состав сумм. Обычно туда входят: оклад за отработанное время в месяце смерти, премии и надбавки, положенные по локальным актам, компенсация за неиспользованный отпуск за все годы работы.
Обратите внимание на остаток отпуска: программа считает его на дату увольнения. Если сотрудник долго болел перед смертью, проверьте, что периоды больничных корректно учтены в стаже для отпуска — время временной нетрудоспособности в стаж входит.
Если работнику полагаются дополнительные выплаты, не рассчитанные автоматически (например, материальная помощь к погребению по коллективному договору), добавьте их вручную через соответствующее начисление. Материальная помощь в связи со смертью работника, выплачиваемая членам семьи, НДФЛ и взносами не облагается.
Шаг 3. НДФЛ и страховые взносы: главное отличие
Это ключевой момент всей операции. Суммы, начисленные умершему работнику, не подлежат обложению НДФЛ: обязанность по уплате налога прекращается со смертью физического лица, а наследники получают выплату не в рамках трудовых отношений. Аналогично страховые взносы не начисляются — выплата производится не в рамках трудового договора.
В типовой 1С:ЗУП при выборе основания увольнения «смерть работника» программа, как правило, не рассчитывает НДФЛ и взносы по итоговым начислениям автоматически. Однако в старых релизах или нестандартных конфигурациях налог мог рассчитаться — обязательно откройте вкладку «НДФЛ» и «Взносы» в документе увольнения и убедитесь, что суммы равны нулю.
Если НДФЛ всё же рассчитался, не «зануляйте» его вручную без понимания причины: проверьте релиз программы и порядок учёта. Частая причина — часть зарплаты была начислена и обложена налогом ещё при жизни сотрудника (например, аванс за месяц). Такой налог, удержанный при жизни, корректен и возврату через работодателя не подлежит.
Как проверить результат расчёта
Исчисленный и удержанный налог по выплатам при увольнении равен нулю
НДФЛ рассчитан с компенсации отпуска или зарплаты — проверьте основание увольнения и релиз
Взносы не начислены
Взносы рассчитаны — выплата ошибочно отражается как облагаемая
Суммы умершему и получателю в расчёт не включены
Выплата попала в раздел 2 — нужна корректировка учёта
Шаг 4. Выплата денег члену семьи
Получатель выплаты — не сам сотрудник, а член его семьи. Поэтому ведомость оформляется с учётом этого. В 1С:ЗУП создайте документ «Ведомость в кассу» (или «Ведомость на счета», если перечисляете на карту получателя) по документу-основанию «Увольнение».
При выплате через кассу деньги выдаются получателю по его паспорту на основании заявления — в расходном кассовом ордере укажите ФИО фактического получателя и реквизиты документов. При перечислении на счёт в банке укажите реквизиты счёта члена семьи из заявления, а не зарплатный счёт умершего сотрудника.
Важно: не перечисляйте причитающиеся суммы на зарплатную карту умершего. После смерти владельца распоряжение таким счётом осложнено, а организация рискует не исполнить обязанность по выплате надлежащему лицу. Если деньги уже ушли на счёт умершего до получения известия о смерти, родственникам придётся обращаться в банк в порядке наследования.
Шаг 5. Отчётность и справки
Поскольку выплата не облагается НДФЛ и взносами, она не должна попасть ни в 6-НДФЛ, ни в расчёт по страховым взносам, ни в персонифицированные сведения. Проверьте это после проведения всех документов, сформировав отчёты за соответствующий квартал.
Персонифицированные сведения о физлицах (бывший СЗВ-ТД) подаются с событием «Увольнение» — укажите дату смерти и основание п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Отчёт подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
Трудовую книжку (при её ведении в бумажном виде) с записью о прекращении договора выдают члену семьи под расписку либо направляют по почте по письменному заявлению. Также по запросу родственников выдайте справки о заработке — они могут понадобиться для оформления пенсии по случаю потери кормильца.
Особые сценарии и частые ошибки
Аванс был выплачен при жизни
Если в месяце смерти сотрудник уже получил аванс, НДФЛ с него мог быть исчислен и удержан штатно. Это нормально: налог с выплат, полученных при жизни, остаётся удержанным. В документе увольнения программа зачтёт выплаченный аванс при расчёте итоговой суммы к выдаче родственникам.
Сотрудник числился в отпуске или на больничном
Если на дату смерти работник находился в отпуске, компенсация за этот отпуск не начисляется — он уже использован и оплачен. Если был открыт больничный, пособие за дни до даты смерти начисляется и выплачивается в общем порядке в составе окончательного расчёта.
Организация выплачивает пособие на погребение
Пособие на погребение за счёт средств СФР оформляется отдельно. В 1С:ЗУП для этого есть соответствующие документы по пособиям социального страхования. Не смешивайте его с окончательным расчётом по зарплате — это разные выплаты с разным учётом.
Что важно запомнить
Увольняйте сотрудника датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, проверяйте нулевые НДФЛ и взносы в документе увольнения, платите члену семьи по заявлению и документам о родстве, не включайте выплату в налоговую отчётность.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника?
Нет. Обязанность по уплате НДФЛ прекращается со смертью налогоплательщика, а выплата родственникам производится вне рамок трудового договора. Исключение — налог, уже удержанный с выплат при жизни сотрудника (например, с аванса): он остаётся удержанным и перечисляется в бюджет в обычном порядке.
Кто имеет право получить зарплату умершего?
Члены семьи, совместно проживавшие с умершим, а также нетрудоспособные иждивенцы независимо от совместного проживания (ст. 141 ТК РФ). Если таких лиц нет или они не обратились, суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам по документам нотариуса.
Что делать, если за выплатой никто не обратился?
Невостребованные суммы депонируются. В 1С оформите депонирование ведомости, в учёте сумма отражается как задолженность перед депонентами. Выплатите её после обращения наследников с заявлением и документами, подтверждающими право на наследство.
Как отразить выплату в 1С:Бухгалтерии 8?
Логика та же: сначала кадровое увольнение датой смерти, затем начисление окончательного расчёта без НДФЛ и взносов, затем ведомость на выплату. В конфигурациях без полноценного зарплатного блока проверьте вручную, что в проводках по счетам 68.01 и 69 не сформированы суммы по этой выплате.
Облагается ли взносами компенсация отпуска умершему?
Нет. Выплаты, начисленные после смерти работника, производятся не в рамках трудовых отношений, поэтому объект обложения страховыми взносами отсутствует. В документе увольнения в 1С:ЗУП вкладка «Взносы» по таким начислениям должна быть пустой.
Что делать, если НДФЛ в документе увольнения всё же рассчитался?
Сначала проверьте, что в основании увольнения выбран именно пункт о смерти работника, а не иное основание. Затем убедитесь, что релиз конфигурации актуален — в старых версиях встречались ошибки расчёта. Если налог относится к выплатам, начисленным при жизни (аванс, больничный), это корректно, и обнулять его не нужно.