Другое · 10 мин
Как выплатить зарплату умершему сотруднику в 1С
Как оформить прекращение трудового договора и выплатить зарплату умершему сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Начисления, НДФЛ, взносы, выплата родственникам.
Смерть сотрудника — основание для прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Работодатель обязан рассчитать все причитающиеся суммы: зарплату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии и иные выплаты, предусмотренные локальными актами.
Особенность ситуации в том, что деньги выдаются не самому работнику, а членам его семьи или лицам, находившимся на его иждивении. В программах 1С это оформляется через кадровое увольнение, окончательный расчёт и отдельную ведомость на выплату, где получателем указывается родственник.
Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и в 1С:Бухгалтерии 8: от регистрации прекращения договора до отражения выплаты в учёте и отчётности.
Что положено выплатить и кому перечисляются деньги
При прекращении договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ в окончательный расчёт входят заработная плата за фактически отработанные дни, компенсация за все неиспользованные отпуска, а также премии, надбавки и другие начисления, если они предусмотрены системой оплаты труда. Сроки выплаты определены ст. 84.1 ТК РФ: суммы, не выданные ко дню смерти, выплачиваются членам семьи или иждивенцам не позднее недельного срока со дня подачи ими соответствующих документов.
Право на получение имеют члены семьи умершего (супруг, дети, родители и другие лица по ст. 2 СК РФ) или лица, находившиеся на его иждивении. Основание для выплаты — заявление получателя, свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство или иждивение. Если несколько членов семьи предъявляют требования одновременно, выплату целесообразно произвести по соглашению между ними либо по решению суда.
Кадровое оформление: прекращение трудового договора
Основанием для прекращения договора служит свидетельство о смерти (его копию запрашивают у родственников или получают через ЗАГС). Приказ об увольнении издаётся датой смерти сотрудника, а не датой получения документов. Познакомить работника с приказом невозможно — в документе делается соответствующая отметка.
В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (смерть работника). Дата увольнения — день смерти по свидетельству.
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) кадровое увольнение создаётся в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», если ведётся кадровый учёт в программе. В упрощённом варианте достаточно указать дату увольнения в карточке сотрудника, чтобы программа корректно закрыла расчёты.
Окончательный расчёт в 1С:ЗУП 3.1
Документ «Увольнение» в ЗУП 3.1 сам выполняет весь расчёт: доначисляет зарплату за отработанные дни месяца, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Перед проведением проверьте вкладки «Начисления и удержания» и «Компенсация отпуска»: программа подтянет остаток отпусков по данным учёта.
Если сотруднику были начислены премии или иные разовые выплаты, не вошедшие в документ увольнения, добавьте их через «Разовое начисление» до проведения увольнения либо зарегистрируйте в самом документе на вкладке начислений. Удержания по исполнительным листам при смерти должника прекращаются — проверьте, что они не попали в расчёт.
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника и записку-расчёт (унифицированная форма Т-61 или самостоятельно разработанная форма). Эти документы понадобятся для выплаты и для подтверждения суммы перед родственниками.
- 1Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ и датой смерти
- 2Проверьте автоматический расчёт зарплаты и компенсации отпуска на вкладке начислений
- 3При необходимости добавьте разовые премии и исключите удержания по исполнительным листам
- 4Проведите документ и сформируйте записку-расчёт Т-61
- 5Сверьте итоговую сумму к выплате с расчётным листком
Окончательный расчёт в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 3.0 с полноценным расчётом зарплаты увольнение оформляется документом «Увольнение» в разделе «Зарплата и кадры». Программа рассчитает зарплату за месяц и компенсацию отпуска. Если в вашей настройке учёта документ увольнения недоступен, начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» за последний месяц, а компенсация добавляется вручную через операцию или отдельный вид начисления.
Проверьте, что в карточке сотрудника корректно заполнены данные для расчёта среднего заработка и остатки отпусков. При ручном вводе компенсации рассчитайте её по формуле: средний дневной заработок, умноженный на количество неиспользованных дней отпуска. Ошибка в остатке отпусков — самая частая причина неверной суммы.
Выплата денег родственникам
Ключевой момент: в ведомости на выплату получателем указывается не умерший сотрудник, а член его семьи. В 1С:ЗУП 3.1 сумма к выплате регистрируется по сотруднику, но фактическую выдачу оформляют на основании заявления получателя. В кассовых документах и платёжных поручениях в назначении платежа указывают: «Выплата заработной платы умершего сотрудника Ф.И.О. члену семьи — Ф.И.О. получателя».
При выплате через кассу составляется расходный кассовый ордер на имя получателя с указанием предъявленного паспорта и документов, подтверждающих родство. При перечислении на банковский счёт получателя платёжное поручение оформляется на его реквизиты. Копии заявления, свидетельства о смерти и документов о родстве храните вместе с платёжными документами.
Если за выплатой никто не обратился в течение недельного срока, сумма депонируется. В 1С депонирование отражается документом «Депонирование зарплаты» (в ЗУП) или проводкой по счёту 76.04 «Расчёты по депонированным суммам» (в Бухгалтерии). Впоследствии деньги выдаются наследникам по нотариальному свидетельству о праве на наследство.
НДФЛ и страховые взносы с окончательного расчёта
Заработная плата и компенсация отпуска, начисленные умершему сотруднику, облагаются НДФЛ в общем порядке: налог исчисляется и удерживается работодателем при расчёте. Доходы, полученные наследниками в порядке наследования, НДФЛ не облагаются, но зарплата, начисленная при жизни работника, налогом облагается — работодатель удерживает её при выплате.
Страховые взносы начисляются на выплаты, причитавшиеся сотруднику за отработанное время, в обычном порядке. В отчётности (расчёт по взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения) умерший сотрудник отражается как обычный уволенный: с суммами начислений, удержанного налога и датой прекращения договора.
Как проверить результат
Основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата совпадает с датой смерти
Основание «по инициативе работника» или неверная дата
Есть зарплата за месяц и компенсация отпуска, НДФЛ удержан
Отсутствует компенсация или лишние удержания
Получатель — член семьи, приложены заявление и документы
Выплата оформлена на карту умершего без получателя
После выплаты задолженность перед сотрудником равна нулю
Остаток долга висит на счёте 70
Отражение в учёте и отчётности
В бухгалтерском учёте начисление отражается стандартными проводками: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 70 на сумму зарплаты и компенсации, Дт 70 — Кт 68.01 на удержанный НДФЛ, Дт 20 — Кт 69 на взносы. Выплата родственнику — Дт 70 — Кт 50 (51). Если сумма депонирована: Дт 70 — Кт 76.04.
В 1С:ЗУП проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте» и передаются в бухгалтерскую программу при синхронизации. Проверьте, что способ отражения для компенсации отпуска при увольнении настроен корректно — обычно он совпадает со способом отражения обычных начислений сотрудника.
В отчётах 6-НДФЛ и РСВ уволенный по причине смерти отражается наравне с другими сотрудниками. Ошибки в дате увольнения или непроведённый документ увольнения приводят к расхождениям в персонифицированных сведениях — сверьте данные до сдачи отчётности.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, расчёт выполняет документ «Увольнение», деньги выдаются члену семьи по заявлению и документам о родстве, а невостребованные суммы депонируются до вступления наследников в права.
Частые вопросы
Можно ли перечислить зарплату на банковскую карту умершего сотрудника?
Делать этого не стоит. После уведомления банка о смерти клиента счёт блокируется, и возврат перечисленных средств потребует времени. Правильный путь — выдать деньги из кассы или перечислить на счёт члена семьи по его заявлению с приложением свидетельства о смерти и документа о родстве.
Кто считается членом семьи для получения зарплаты умершего?
По семейному законодательству это супруг, родители, дети (в том числе усыновлённые), а также другие родственники и нетрудоспособные иждивенцы, проживавшие совместно с умершим. Право подтверждается документами: свидетельством о браке, о рождении, справкой о совместном проживании или решением суда об установлении факта иждивения.
Облагается ли выплата НДФЛ, если деньги получает вдова?
Да, если это зарплата и компенсация отпуска, начисленные за работу сотрудника: работодатель удерживает НДФЛ при расчёте. Не облагаются налогом суммы, полученные в порядке наследования, а также отдельные виды материальной помощи в связи со смертью работника, выплачиваемые членам семьи.
Что делать, если за зарплатой никто не обратился?
Сумма депонируется и отражается на счёте 76.04. В 1С:ЗУП используется механизм депонирования зарплаты. Впоследствии деньги включаются в наследственную массу и выдаются наследникам на основании свидетельства о праве на наследство, выданного нотариусом.
Нужно ли удерживать алименты из окончательного расчёта умершего?
Нет. Обязательства по исполнительным документам прекращаются смертью должника. Перед проведением документа «Увольнение» проверьте, чтобы программа не включила удержания по исполнительным листам в окончательный расчёт.
Какой датой оформлять увольнение, если свидетельство о смерти получено позже?
Датой смерти, указанной в свидетельстве, независимо от того, когда документ фактически поступил к работодателю. Приказ издаётся в день получения документа-основания, но датой прекращения трудового договора указывается день смерти. В 1С дата увольнения в документе должна совпадать с датой смерти.