Как выплатить зарплату умершего сотрудника родственникам в 1С

Смерть сотрудника не прекращает обязанность работодателя выплатить начисленную, но не полученную зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся суммы. По статье 141 ТК РФ эти деньги выдаются члену семьи умершего или лицу, находившемуся на его иждивении. В программе 1С такая выплата оформляется по особой схеме: привычная ведомость на карту умершего сотрудника здесь не подходит.

Главная сложность в том, что получателем денег становится третье лицо — родственник, а расчёты (начисления, НДФЛ, взносы) по-прежнему привязаны к карточке умершего работника. Если оформить выплату «в лоб», программа сформирует ведомость на неверное физическое лицо, и бухгалтерская отчётность по счёту 76 или 70 окажется искажённой.

Ниже разобран рабочий порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и кратко — для 1С:Бухгалтерии 8.3, а также документы, которые нужно запросить у родственника до выплаты, и типичные ошибки при отражении операции.

Какие суммы выплачиваются и кто вправе их получить

Родственникам перечисляются: заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, премии и иные начисления, причитавшиеся сотруднику на день смерти, а также пособие на погребение, если оно выплачивается через работодателя в рамках соцстрахования. Все эти суммы формируют окончательный расчёт.

Право на получение имеют члены семьи (супруг, дети, родители и другие лица, совместно проживавшие с умершим) и нетрудоспособные иждивенцы. Работодатель обязан выдать деньги не позднее недельного срока со дня подачи заявления с подтверждающими документами. Если за выплатой никто не обратился, суммы включаются в состав наследства и выдаются уже наследникам по свидетельству нотариуса.

Практический момент: при жизни сотрудник мог подать работодателю заявление о выдаче зарплаты конкретному лицу. Если такого заявления нет, работодатель ориентируется на документы, подтверждающие родство.

Документы, которые нужно запросить у родственника

До оформления выплаты в 1С получите и оставьте в учёте пакет документов. Без него выплата третьему лицу создаёт риск претензий со стороны других наследников и проверяющих органов.

• копия свидетельства о смерти сотрудника;
• заявление родственника о выдаче причитающихся сумм в произвольной форме;
• документы, подтверждающие родство или совместное проживание (свидетельство о браке, о рождении, справка о регистрации);
• паспорт получателя и его банковские реквизиты, если выплата безналичная;
• при выплате наследнику — свидетельство о праве на наследство от нотариуса.

Кадровый документ-основание в программе — приказ о прекращении трудового договора. Основание увольнения — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (смерть работника). Датой увольнения указывается дата смерти, даже если приказ оформлен позже.

Оформление увольнения и окончательного расчёта в 1С:ЗУП

Начните с кадрового документа «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Укажите сотрудника, дату увольнения (дату смерти) и основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и подтянет начисления за отработанное время.

Если в месяце смерти сотрудник успел отработать часть периода, проверьте, чтобы начисление за этот период вошло в расчёт: при необходимости предварительно создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» или используйте вкладку «Начисления и удержания» в самом документе увольнения.

Особенность налогового учёта: доход, полученный в порядке наследования, НДФЛ не облагается. Поэтому в документе увольнения НДФЛ должен быть нулевым по суммам, которые выплачиваются родственникам. Если программа рассчитала налог автоматически, скорректируйте его вручную через документ «Операция учёта НДФЛ» или отменой регистрации дохода, в зависимости от релиза. Страховые взносы на суммы, начисленные после смерти, также не начисляются.

Как оформить выплату родственнику

Стандартная ведомость в 1С:ЗУП формируется на сотрудника, а получателем фактически выступает другое лицо. Есть два рабочих подхода, выбор зависит от способа выплаты и принятой в организации методики.

Вариант 1: выплата через ведомость с комментарием получателя

Создайте «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» по сотруднику. Ведомость заполнится на умершего работника — это нормально, ведь долг числится за ним. Реквизиты получателя (ФИО родственника, паспортные данные, номер счёта) зафиксируйте в комментарии к документу и в платёжном поручении. Деньги перечисляются на счёт родственника, а расходный кассовый ордер или платёжное поручение оформляется на его имя со ссылкой на заявление и свидетельство о смерти.

Вариант 2: перевод долга на счёт 76

Методически более чистый способ, часто рекомендуемый аудиторами: задолженность перед умершим сотрудником переводится на счёт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с аналитикой по родственнику-получателю. Для этого в 1С:Бухгалтерии оформляется «Операция, введённая вручную»: Дт 70 Кт 76 на сумму долга, затем выплата Дт 76 Кт 51 (50). В 1С:ЗУП аналогичный перенос делается документом «Перенос задолженности» или через отражение в бухучёте с ручной корректировкой проводок.

Сравнение вариантов

Ведомость по сотруднику

Быстро и без ручных проводок; подходит при единственном получателе и выплате в течение недели. Минус — в учёте получатель не выделен аналитически.

Перенос долга на счёт 76

Прозрачная аналитика по получателю, удобно при нескольких наследниках и выплате по свидетельству о праве на наследство. Требует ручной операции и контроля проводок.

1. 1
   Оформите документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата — день смерти.
2. 2
   Проверьте начисления: зарплата за отработанное время и компенсация отпуска рассчитаны.
3. 3
   Скорректируйте НДФЛ и взносы по суммам, начисленным после смерти (должны быть нулевыми).
4. 4
   Получите от родственника заявление и подтверждающие документы.
5. 5
   Создайте ведомость на выплату по сотруднику, укажите реквизиты получателя в комментарии.
6. 6
   Оформите РКО или платёжное поручение на имя родственника со ссылкой на заявление.
7. 7
   Проверьте отсутствие остатка по счёту 70 (или 76) по данному расчёту.

Отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3

Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии без ЗУП, последовательность аналогична. Документ «Увольнение» создаётся в разделе «Зарплата и кадры». Начисление окончательного расчёта — документом «Начисление зарплаты» с ручной корректировкой: компенсацию отпуска добавьте отдельной строкой, НДФЛ по суммам, причитающимся наследникам, обнулите.

Перевод долга на получателя оформляется «Операцией, введённой вручную» (раздел «Операции»): проводка Дт 70 Кт 76.05 с контрагентом-получателем. Выплата — документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» по счёту 76.05 либо «Выдача денежных документов»/РКО при выплате из кассы.

Не забудьте снять умершего сотрудника с обслуживания в зарплатном проекте банка, чтобы исключить ошибочные реестры на закрытый счёт.

НДФЛ, взносы и отчётность

Доходы, получаемые в порядке наследования, освобождены от НДФЛ, поэтому родственнику сумма выдаётся полностью. В отчёте 6-НДФЛ такие выплаты, как правило, не отражаются, поскольку объект обложения у налогового агента отсутствует. Исключение — суммы, которые были начислены и по которым налог был исчислен при жизни: они проходят по отчётности в обычном порядке.

Страховые взносы на выплаты после смерти не начисляются — трудовые отношения прекращены. В персонифицированной отчётности сотрудник выводится с датой увольнения, равной дате смерти. Сведения о стаже и персучёт за период до смерти сдаются в обычном порядке.

Если выплата производится через полгода и позже — по свидетельству о праве на наследство, — налоговый режим не меняется: меняется только основание выплаты и документ-основание.

Проверка результата и закрытие расчётов

После выплаты убедитесь, что расчёты полностью закрыты. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с аналитикой по сотруднику: конечное сальдо должно быть нулевым. Если использовался счёт 76, проверьте отсутствие остатка и по нему.

В 1С:ЗУП дополнительно откройте отчёты «Расчётный листок» и «Задолженность по зарплате» — по умершему сотруднику не должно остаться ни начисленных, ни невыплаченных сумм. Проверьте, что скорректированный НДФЛ не образовал отрицательных остатков в регистрах налогового учёта.

Комплект документов (заявление, копии свидетельств, РКО или платёжное поручение, расчётный листок) подшейте в личное дело сотрудника — он хранится вместе с кадровыми документами в течение установленного срока.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 70/76 по сотруднику и получателю

Норма

Нулевой остаток после выплаты

Тревожный признак

Остаток долга или отрицательное сальдо

НДФЛ по суммам после смерти

Норма

Налог не исчислен, выплата вне 6-НДФЛ

Тревожный признак

Налог удержан с наследуемых сумм

Документы получателя

Норма

Заявление, свидетельство о смерти, подтверждение родства подшиты

Тревожный признак

Выплата оформлена только устной просьбой

Дата увольнения

Норма

Совпадает с датой смерти по свидетельству

Тревожный признак

Указана дата приказа или последний рабочий день

Частые вопросы

Можно ли перечислить деньги на счёт, который укажет родственник в заявлении?

Да. Безналичная выплата на счёт получателя — безопасный вариант: банковский документ фиксирует получателя, что исключает споры о факте выдачи. Реквизиты укажите в платёжном поручении со ссылкой на заявление и свидетельство о смерти.

Что делать, если за зарплатой обратились несколько родственников?

Не выплачивайте сумму частями по своему усмотрению. Депонируйте задолженность и предложите обратившимся получить свидетельство о праве на наследство у нотариуса — по нему выплата производится в долях, указанных в документе.

Облагается ли НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск умершего?

Нет, если она начислена после смерти и выплачивается наследникам — это доход, полученный в порядке наследования. В документе увольнения налог по таким суммам нужно обнулить вручную или через корректировку учёта НДФЛ.

Как быть, если зарплата за прошлый месяц уже начислена, но не выплачена на дату смерти?

Такие суммы сохраняют исчисленный при жизни НДФЛ и взносы. Они выплачиваются родственнику вместе с окончательным расчётом, но в налоговом учёте проходят по прежним правилам — корректировать их не нужно.

Нужно ли сдавать какие-то отдельные отчёты при смерти сотрудника?

Отдельной формы нет. Сотрудник увольняется с датой смерти, персонифицированные сведения и отчётность за период до смерти сдаются в обычном порядке. Выплаты наследникам, не облагаемые НДФЛ, в 6-НДФЛ, как правило, не включаются.