Другое · 11 мин
Как выплатить зарплату умершего сотрудника родственникам в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция: как начислить и выплатить зарплату умершего сотрудника родственникам в 1С:ЗУП, оформить увольнение, НДФЛ, взносы и документы.
Смерть сотрудника — ситуация, в которой бухгалтеру или кадровику приходится действовать быстро и при этом безошибочно: любая неточность в расчёте или в оформлении документов может привести к спорам с родственниками, претензиям налоговой или трудовой инспекции. Зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся суммы не «сгорают» — по закону они выплачиваются членам семьи умершего или лицам, находившимся на его иждивении.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен штатный механизм: сотрудник увольняется по специальному основанию, производится окончательный расчёт, а выплата оформляется на родственника, который предоставил заявление и подтверждающие документы. Важно правильно выстроить последовательность: сначала кадровое увольнение, затем расчёт, затем выплата и отчётность.
Кому и на основании чего выплачивается зарплата умершего
Невыплаченная зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, премии и пособия, начисленные до смерти сотрудника, передаются членам его семьи или лицам, находившимся на иждивении умершего на день смерти. Это следует из статьи 141 ТК РФ. К членам семьи относятся супруг, дети, родители, а также иные родственники, совместно проживавшие с умершим.
Родственник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением. Срок для обращения — 4 месяца со дня смерти сотрудника. Если в этот срок никто не обратился, суммы включаются в состав наследства и выплачиваются уже наследникам по нотариальному свидетельству о праве на наследство — это другая, более длинная процедура.
Работодатель обязан выдать деньги не позднее недели со дня подачи заявления и документов. К заявлению прикладывают: свидетельство о смерти (копию), документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении), паспорт заявителя. Если обратились несколько родственников одной очереди, безопаснее выплатить сумму по соглашению между ними или предложить им решить вопрос через нотариуса.
Какие документы собрать до начала работы в 1С
Прежде чем вносить данные в программу, подготовьте полный комплект: копию свидетельства о смерти (дата смерти из него станет датой увольнения), заявление родственника с реквизитами для перечисления, копии документов о родстве и паспорта заявителя. Если выплата производится наличными, потребуется расходный кассовый ордер с паспортными данными получателя.
Также проверьте в программе, нет ли у сотрудника невыданных авансов, незакрытых больничных, исполнительных листов и займов. Исполнительное производство прекращается смертью должника, поэтому удержания по исполнительным листам из окончательного расчёта не производятся. Недоимки по подотчётным суммам и займам из наследственной массы взыскиваются отдельно — из зарплаты умершего их удерживать не нужно.
Оформление увольнения в 1С:ЗУП
Увольнение оформляется документом «Увольнение» из раздела «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения». Дата увольнения — это дата смерти сотрудника, указанная в свидетельстве, а не день, когда вы узнали о событии. Основание увольнения выберите «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» — расторжение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (смерть работника).
Приказ об увольнении (форма Т-8 или самостоятельная форма) издаётся на основании свидетельства о смерти — именно его реквизиты указываются в строке «основание». Ознакомить умершего сотрудника с приказом невозможно, поэтому на приказе делается соответствующая отметка. Запись в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) вносится с той же формулировкой.
- 1Откройте «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения», создайте документ «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника и дату увольнения = дату смерти по свидетельству
- 3Выберите основание: п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 4Проверьте автоматически рассчитанные суммы: зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 с отметкой о невозможности ознакомления
Расчёт окончательных выплат
Документ «Увольнение» в ЗУП объединяет кадровую и расчётную части: при проведении программа автоматически начислит зарплату за отработанные дни месяца смерти и компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте остаток отпуска на вкладке «Компенсация отпуска» — при увольнении по ст. 83 ТК РФ компенсация выплачивается за все неиспользованные дни, даже если сотрудник проработал меньше полугода.
Если сотруднику были начислены, но не выплачены премии за прошлые периоды, они также подлежат выдаче родственникам. Проверьте задолженность через отчёт «Зарплата» — «Задолженность по зарплате» или расчётный листок сотрудника. Если смерть наступила в отпуске или на больничном, перерасчёт уже начисленных сумм за дни после смерти не требуется — пособие по временной нетрудоспособности прекращается со дня смерти, а отпускные за дни после смерти обычно не сторнируются, поскольку были выплачены при жизни; в спорных случаях суммы относят к наследственной массе.
НДФЛ и страховые взносы: что удерживать, а что нет
Ключевая особенность: доходы, начисленные умершему сотруднику, но выплачиваемые родственникам, не облагаются НДФЛ. Налоговый статус у физического лица прекращается смертью, а родственники получают эти суммы в порядке, предусмотренном ТК РФ, а не в качестве дохода, облагаемого налогом. Поэтому в 1С:ЗУП при увольнении по смерти НДФЛ с окончательного расчёта не исчисляется.
Страховые взносы на выплаты, начисленные после смерти, также не начисляются: трудовые отношения прекратились, застрахованным лицом умерший уже не является. В программе при корректном выборе основания увольнения взносы и НДФЛ по документу окончательного расчёта формироваться не должны. Если в документе «Увольнение» вы всё же видите исчисленный НДФЛ — проверьте, не была ли часть суммы начислена ранее другими документами: ранее начисленный и удержанный налог сторнировать не нужно, он так и остаётся удержанным.
Как оформить выплату родственнику в программе
Выплата оформляется ведомостью — «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» из раздела «Выплаты». Поскольку получатель — не сам сотрудник, а третье лицо, в ведомости указывается вид получателя. В актуальных релизах ЗУП при заполнении ведомости по уволенному в связи со смертью сотруднику программа позволяет указать получателя-родственника; если такой возможности в вашей версии нет, практикуют два варианта.
Первый вариант — выплата наличными через кассу: ведомость в кассу заполняется на сотрудника, а в расходном кассовом ордере (в 1С:Бухгалтерии или в первичных документах) указываются паспортные данные фактического получателя-родственника по доверенности или заявлению. Второй вариант — перечисление на счёт родственника: заведите получателя как физическое лицо и оформите перечисление по реквизитам из его заявления, а в 1С:Бухгалтерии отразите выплату проводкой Дт 70 Кт 51 (или Кт 76 при выборе счёта расчётов с прочими лицами — закрепите подход в учётной политике).
Способы выплаты родственнику
Подходит, когда родственник может прийти лично. В РКО указываются его паспортные данные. Ограничение: нужен кассовый документ и личное присутствие получателя.
Удобно при дистанционном обращении. Основание — заявление с реквизитами. Ограничение: в ЗУП может потребоваться регистрация получателя как физлица и ручная корректировка ведомости.
Применяется, если 4 месяца прошли или есть спор между родственниками. Выплата наследникам по свидетельству о праве на наследство, оформляется как расчёт с наследником, а не по ведомости на сотрудника.
Отчётность и завершающие действия
После увольнения необходимо сдать сведения в СФР: подраздел 1.2 формы ЕФС-1 (сведения о прекращении трудовой деятельности) — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В персонифицированных сведениях и расчёте по взносам умерший сотрудник отражается по общим правилам за период, когда он был застрахованным лицом; выплаты окончательного расчёта после смерти в базу по взносам не включаются.
В отчёте 6-НДФЛ выплаты, не облагаемые налогом, не показываются. Если часть дохода (например, зарплата за последний месяц) была начислена при жизни и налог удержан, она отражается в 6-НДФЛ в обычном порядке. Справку о доходах умершему выдать нельзя — при запросе родственников выдайте им справку о суммах выплаченных компенсаций в произвольной форме.
Трудовую книжку (если она велась на бумаге) выдайте родственнику под расписку с записью об увольнении или отправьте по почте с описью вложения по письменному заявлению. Личную карточку Т-2, приказ и расчётные документы храните в архиве в установленные сроки.
Как проверить результат
Основание п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата = дата смерти, НДФЛ и взносы по окончательному расчёту равны нулю
Исчислен НДФЛ или взносы с сумм, начисленных после смерти
После выплаты остаток по сотруднику в отчёте «Задолженность по зарплате» равен нулю
Остались невыплаченные начисления прошлых периодов
Подраздел 1.2 сдан не позднее следующего рабочего дня после приказа
Сведения не отправлены или указана неверная дата увольнения
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если за зарплатой умершего никто не обратился?
Суммы депонируются и ждут обращения в течение 4 месяцев со дня смерти. Если за это время никто из членов семьи не заявил требований, невыплаченные суммы входят в состав наследства и выплачиваются наследникам на основании свидетельства о праве на наследство, выданного нотариусом.
Можно ли перечислить деньги на карту самого умершего сотрудника?
Делать этого не следует: после смерти владельца банк блокирует счёт, и средства «зависнут» до вступления наследников в наследство. Выплачивайте сумму напрямую родственнику — наличными по РКО или переводом на его собственный счёт по заявлению.
Облагается ли НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск умершего?
Нет. Выплаты, причитавшиеся умершему работнику и передаваемые членам семьи в порядке ст. 141 ТК РФ, не признаются объектом обложения НДФЛ ни для умершего, ни для получателей. В 6-НДФЛ такие суммы не отражаются.
Кто подписывает приказ об увольнении и трудовую книжку вместо работника?
Ознакомление работника в этом случае невозможно, поэтому на приказе делается отметка о невозможности ознакомления в связи со смертью сотрудника. Трудовую книжку с внесённой записью получает родственник под расписку в книге учёта движения трудовых книжек либо документ направляется по почте по его письменному заявлению.
Нужно ли сторнировать отпускные, если сотрудник умер во время отпуска?
Отпускные были законно начислены и выплачены при жизни сотрудника, поэтому сторнировать их не требуется. Компенсация при увольнении рассчитывается за полные неиспользованные дни отпуска с учётом уже использованного отпуска. Спорные суммы, если они возникают, относятся к наследственной массе и взыскиваются через наследников, а не через удержание из расчёта.
Что важно запомнить
Увольняйте датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, рассчитывайте окончательный расчёт документом «Увольнение» без НДФЛ и взносов, выплачивайте деньги родственнику по заявлению и документам о родстве в течение недели, сдайте подраздел 1.2 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. При споре между родственниками деньги не выплачивайте до нотариального решения.